แนะนำบริษัท

National Golf Club มีประวัติและประสบการณ์ยาวนานกว่า 40 ปี โดยมอบบริการและสิ่งอำนวยความสะดวกด้านกอล์ฟที่ยอดเยี่ยมให้กับสมาชิก สโมสรกอล์ฟอันเก่าแก่แห่งนี้ให้บริการสมาชิกหลากหลายกว่า 3,200 คน ทั้งผู้ที่ชื่นชอบกอล์ฟสมัครเล่นไปจนถึงนักกอล์ฟมืออาชีพและลูกค้าองค์กร นอกจากกอล์ฟแล้ว รีสอร์ทยังมีสิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ มากมาย เช่น บริการรับประทานอาหาร, การจัดงาน, โปรช้อป และบริการฝึกสอน

National Golf Club ต้องเผชิญกับความท้าทายจากระบบการประมวลผลการชำระเงินแบบกระดาษแบบเดิมที่ไม่มีประสิทธิภาพ เรานำ M-Files มาใช้ร่วมกับ Element3 เพื่อปรับปรุงการประมวลผลใบแจ้งหนี้โดยไม่ใช้กระดาษ M-Files ได้นำระบบการจัดเก็บข้อมูลด้วยมือไปเป็นดิจิทัล ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงของการทำสำเนาและสูญหาย และปรับปรุงประสิทธิภาพและความแม่นยำในแผนกการประมวลผลการชำระเงิน

ยิ่งไปกว่านั้น การนำ M-Files มาใช้คาดว่าจะนำความเป็นดิจิทัลและการปรับปรุงประสิทธิภาพมาสู่แผนกอื่น ๆ ในคลับด้วยเช่นกัน ตัวอย่างเช่นในอนาคตงานต่าง ๆ เช่น การจัดการสมาชิกและการจัดการกิจกรรมจะสามารถดำเนินการได้ราบรื่นยิ่งขึ้นด้วยการใช้ M-Files ดังนั้น M-Files จึงมีบทบาทสำคัญในการปรับปรุงประสิทธิภาพและความแม่นยำในการดำเนินงานของ National Golf Club

ประเด็นสำคัญก่อนนำ M-Files มาใช้

• ความไม่มีประสิทธิภาพของบัญชีเจ้าหนี้

การประมวลผลการชำระเงินของ National Golf Club ก่อนหน้านี้ใช้กระดาษทั้งหมด ส่งผลให้การดำเนินงานไม่มีประสิทธิภาพหลายประการ ระบบเก่าบางครั้งทำให้ใบแจ้งหนี้ไม่ถูกจัดเก็บ ส่งผลให้ชำระเงินล่าช้าและเกิดความคลาดเคลื่อนทางการเงิน กระบวนการด้วยตนเองต้องมีการจัดการเอกสาร, การอนุมัติ และการจัดเก็บ ซึ่งต้องใช้ทรัพยากรมากและใช้เวลานาน นอกจากนี้ การจัดการเอกสารยังเป็นเรื่องยาก และบางครั้งพนักงานต้องค้นหาไฟล์ด้วยตนเองเมื่อมีคำถามเกี่ยวกับการชำระเงินเกิดขึ้น

Eddie Warfield ผู้จัดการฝ่ายการเงินและบริหารของ The National Golf Club กล่าวว่า “ระบบเก่าทำให้การดำเนินงานของสโมสรล่าช้าลงอย่างมาก พนักงานต้องจัดการกับใบแจ้งหนี้ที่สูญหายหรือวางผิดที่อยู่เสมอ ซึ่งไม่เพียงแต่ทำให้กระบวนการจัดการข้อมูลของเราล่าช้าลงเท่านั้น แต่ยังส่งผลกระทบต่อความสัมพันธ์ของเรากับซัพพลายเออร์อีกด้วย”

• การมองเห็นและการติดตามที่จำกัด

ระบบก่อนหน้านี้มีขีดความสามารถในการติดตามสถานะใบแจ้งหนี้ได้จำกัดและทำให้ยากต่อการดูสถานะว่าใบแจ้งหนี้ไปถึงขั้นตอนอนุมัติหรือยัง ส่งผลให้เกิดความล่าช้าบ่อยครั้ง การขาดการมองเห็นนี้ทำให้เจ้าหน้าที่ต้องใช้เวลามากเกินไปในการจัดการและค้นหาเอกสารทางกายภาพ แทนที่จะมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมการจัดการทางการเงินเชิงกลยุทธ์

“ผลกระทบที่ M-Files มีต่อกระบวนการทางธุรกิจของเรานั้นวัดค่าไม่ได้ และตัวชี้วัดก็แสดงให้เห็นได้ด้วยตัวเอง เวลาที่ใช้จัดการเอกสารลดลงอย่างมาก ทำให้ทีมงานสามารถมุ่งเน้นไปที่งานเชิงกลยุทธ์ได้มากขึ้น ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นและความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่ลดลงเป็นเครื่องพิสูจน์ถึงประสิทธิภาพของ M-Files ในการเปลี่ยนแปลงกระบวนการจัดการเอกสารของ The National Golf Club”

Eddie Warfield ผู้จัดการฝ่ายการเงินและบริหาร The National Golf Club

M-Files Solution

• การดำเนินการที่ปรับปรุงและเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเอง

The National Golf Club ได้ดำเนินการชำระเงินแบบไร้กระดาษอย่างสมบูรณ์ ด้วยระบบการทำงานอัตโนมัติของความรู้ ใบแจ้งหนี้จะได้รับผ่านทางอีเมลและป้อนเข้าใน M-Files โดยตรง ที่นั่นใบแจ้งหนี้จะถูกเข้ารหัสและมอบหมายให้กับผู้จัดการที่เหมาะสมเพื่ออนุมัติ ระบบนี้ช่วยให้สามารถจัดการใบแจ้งหนี้ทุกฉบับอย่างเข้มงวด และติดตามและบันทึกความคืบหน้าของการอนุมัติได้แบบเรียลไทม์

“M-Files ได้เปลี่ยนแปลงวิธีการจัดการเอกสารของ The National Golf Club ไปอย่างสิ้นเชิง การทำให้กระบวนการทำงานเป็นอัตโนมัติช่วยลดการแทรกแซงด้วยมือได้อย่างมาก และการดำเนินงานก็มีประสิทธิภาพมากขึ้น” Eddie กล่าว

โซลูชันการทำงานอัตโนมัติด้านความรู้ของ M-Files ได้รับการปรับแต่งให้ตรงตามความต้องการของ The National Golf Club โดยได้รับการสนับสนุนจากพันธมิตรการใช้งาน Element3 องค์กรต่าง ๆ มีความคิดนอกกรอบและกำหนดเวิร์กโฟลว์ที่กำหนดเอง ความยืดหยุ่นนี้เป็นสิ่งสำคัญในการปรับตัวให้เข้ากับความต้องการในการปฏิบัติงานและข้อกำหนดด้านความปลอดภัยที่เฉพาะเจาะจงของสโมสร

“Element3 และ M-Files ได้สร้างเวิร์กโฟลว์ที่ออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อรองรับความต้องการเฉพาะของสโมสร การปรับสิทธิ์การออกใบแจ้งหนี้จะช่วยให้มั่นใจว่ามีเพียงแผนกที่เกี่ยวข้องเท่านั้นที่มีสิทธิ์เข้าถึง ซึ่งช่วยปรับปรุงการเข้าถึงในขณะที่ยังคงมาตรฐานความปลอดภัยเอาไว้” Eddie กล่าว

“M-Files ได้ปฏิวัติวิธีการจัดการเอกสารของ National Golf Club ด้วยการทำให้กระบวนการต่าง ๆ เป็นระบบอัตโนมัติ คลับจึงลดความจำเป็นในการดำเนินการด้วยมือลงอย่างมาก ทำให้การดำเนินงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น”

Eddie Warfield ผู้จัดการฝ่ายการเงินและบริหาร The National Golf Club

ประโยชน์ของการแนะนำ

• ปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจและประสิทธิภาพ

การใช้ M-Files เพื่อทำให้กระบวนการชำระบัญชีเป็นแบบอัตโนมัติช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพให้กับ National Golf Club อย่างมาก การประมวลผลเอกสารด้วยตนเองลดลงประมาณ 30-50% ช่วยให้พนักงานสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่มีมูลค่าสูงขึ้นได้

เวลาในการค้นหาเอกสารลดลง 40-60% เช่นกัน ช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานโดยรวม การนำ M-Files มาใช้ยังช่วยลดความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบได้อย่างมาก โดยปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามกฎระเบียบลดลงประมาณ 20-30% อัตราการเกิดเอกสารสูญหายหรือวางผิดที่ลดลงอย่างน้อย 90% ซึ่งมีบทบาทสำคัญในการรักษาการปฏิบัติตามกฎหมายของสโมสร

“วิสัยทัศน์ของสโมสรกอล์ฟแห่งชาติคือการใช้ M-Files เพื่อขยายผลประโยชน์ที่ได้รับจากบัญชีเจ้าหนี้ให้ครอบคลุมทุกแผนกโดยทำให้เอกสารและข้อมูลทั้งหมดภายในธุรกิจเป็นดิจิทัล เข้าถึงได้และปลอดภัย วิสัยทัศน์นี้สนับสนุนความมุ่งมั่นของสโมสรในการพัฒนาอย่างต่อเนื่องและนวัตกรรมในการจัดการบันทึกทางประวัติศาสตร์อันยาวนานและการดำเนินงานประจำวันสำหรับนักกอล์ฟในปัจจุบันและอนาคต”

Eddie Warfield ผู้จัดการฝ่ายการเงินและบริหาร The National Golf Club

• ความสำเร็จและการขยายตัวอย่างต่อเนื่อง

หลังจากการนำ M-Files ไปใช้งานสำเร็จแล้ว National Golf Club มีแผนที่จะขยายการใช้งาน M-Files ไปยังแผนกอื่น ๆ เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพและการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วทั้งองค์กร แผนการดังกล่าวรวมถึงการบูรณาการ M-Files เข้ากับการดำเนินงานของกอล์ฟและทีมจัดเลี้ยงเพื่อปรับปรุงการวางแผนกิจกรรมและปรับปรุงการให้บริการ นอกจากนี้ บริษัทกำลังพิจารณาใช้เครื่องมือปัญญาประดิษฐ์ (AI) ของ M-Files เพื่อปรับปรุงการบริการสมาชิกโดยการติดตามเมตริกการเล่นและการจัดการหลักสูตรที่ดีขึ้น

Eddie กล่าวว่า “วิสัยทัศน์ของสโมสรกอล์ฟแห่งชาติคือการขยายผลประโยชน์ที่ได้รับจากแผนกบัญชีเจ้าหนี้ไปยังทุกแผนกโดยใช้ M-Files เพื่อแปลงเอกสารและข้อมูลทั้งหมดภายในธุรกิจให้เป็นดิจิทัล เข้าถึงได้และปลอดภัย วิสัยทัศน์นี้สนับสนุนความมุ่งมั่นของสโมสรในการปรับปรุงและสร้างสรรค์นวัตกรรมอย่างต่อเนื่องในการจัดการบันทึกทางประวัติศาสตร์อันยาวนานและการดำเนินงานประจำวันสำหรับนักกอล์ฟในปัจจุบันและอนาคต”

บทสรุป

• การทำให้การทำงานความรู้เป็นระบบอัตโนมัติช่วยลดการประมวลผลเอกสารด้วยตนเอง ทำให้พนักงานสามารถมุ่งเน้นไปที่การริเริ่มเชิงกลยุทธ์ได้
• ปรับปรุงการปฏิบัติตามข้อกำหนดและการรักษาความปลอดภัยในระบบจัดการเอกสาร
• การเรียกค้นเอกสารที่รวดเร็วยิ่งขึ้นและกระบวนการที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นส่งผลให้ประสิทธิภาพการดำเนินงานเพิ่มมากขึ้น
• ได้มีการวางรากฐานไว้เพื่อการขยายตัวในอนาคตเพื่อปรับปรุงบริการและการดำเนินงานให้ดียิ่งขึ้น