แนะนำบริษัท Toll Brothers บริษัทในกลุ่ม Fortune 500 เป็นบริษัทผู้สร้างบ้านหรูชั้นนำในสหรัฐอเมริกา มีพนักงานมากกว่า 5,500 คน บริษัทดำเนินกิจการในกว่า 60 ตลาดใน 24 รัฐ และมีบริษัทสาขาของตนเองที่เชี่ยวชาญด้านสถาปัตยกรรม, วิศวกรรม, จำนอง, เอกสารสิทธิ์, การพัฒนาที่ดิน, เทคโนโลยีบ้านอัจฉริยะ และการจัดภูมิทัศน์ นอกจากนี้ Toll Brothers ยังพัฒนาชุมชนตามแบบแผนหลักและสนามกอล์ฟ และบริหารจัดการการจัดจำหน่ายไม้แปรรูป, การประกอบส่วนประกอบของบ้าน และการดำเนินการผลิตด้วยตนเอง บริษัทบริหารโครงการก่อสร้างและการออกแบบสถาปัตยกรรมมากมาย ด้วยผลงานที่หลากหลายและความต้องการการทำงานร่วมกันอย่างราบรื่นระหว่างทีมภายในและภายนอก Toll Brothers จึงต้องการโซลูชันการทำงานอัตโนมัติที่มีประสิทธิภาพซึ่งสามารถรองรับความต้องการที่ปรับขนาดได้ของบริษัทในปัจจุบันและในอนาคต ความท้าทายสำคัญก่อน M-Files ก่อนที่จะนำ M-Files มาใช้ บริษัท Toll Brothers ต้องเผชิญกับความท้าทายหลายประการในการจัดการแผนงานสถาปัตยกรรมและเอกสารโครงการ โดยต้องพึ่งพาระบบที่แตกต่างกันหลายระบบและกระบวนการด้วยตนเองเพื่อจัดการแผนงานสถาปัตยกรรมและเอกสารโครงการ แนวทางดังกล่าวทำให้เกิดความไม่มีประสิทธิภาพ, มีปัญหาในการควบคุมเวอร์ชัน และความท้าทายในการดึงเอกสารที่ถูกต้องเมื่อจำเป็น ซึ่งท้ายที่สุดแล้วจะเพิ่มต้นทุน บริษัทจึงต้องการโซลูชันที่จะปรับปรุงการจัดการเอกสาร, ปรับปรุงการทำงานร่วมกันกับผู้จำหน่ายและพันธมิตรภายนอก และลดการทำงานที่ไม่มีประสิทธิภาพในขณะที่ลดต้นทุน Mike Dayhoff ผู้อำนวยการฝ่ายเทคโนโลยีสถาปัตยกรรมค่าผ่านทางของ Toll Brothers อธิบาย “เรามีระบบต่าง ๆ มากมายที่ไม่สื่อสารกันดี ทำให้ยากต่อการติดตามการเปลี่ยนแปลงและการรับรองความสอดคล้องกัน” โซลูชัน M-Files แพลตฟอร์มการทำงานอัตโนมัติที่คุ้มต้นทุนและมีประสิทธิภาพ หลังจากประเมินตัวเลือกต่าง ๆ มากมาย Toll Brothers ได้เลือก M-Files เป็นโซลูชันการทำงานอัตโนมัติของบริษัท เนื่องจากใช้แนวทางที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเมตา, ใช้งานง่าย และที่สำคัญที่สุดคือคุ้มต้นทุน “เหตุผลหลักที่เราเลือก M-Files ก็คือราคา” Mike กล่าว “M-Files มีราคาที่เอื้อมถึงได้มากกว่าทางเลือกอื่น ๆ อย่างเห็นได้ชัด ในขณะที่ยังคงมีฟังก์ชันการทำงานที่เราต้องการ” การนำ M-Files มาใช้นั้นรวมถึงการรวมเอกสารที่เกี่ยวข้องกับสถาปัตยกรรมและโครงการทั้งหมดไว้ที่ศูนย์กลาง เพื่อสร้างแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้เพียงแหล่งเดียวสำหรับทุกทีม การควบคุมเวอร์ชันอัตโนมัติช่วยให้มั่นใจว่าสมาชิกในทีมทุกคนจะทำงานกับแผนสถาปัตยกรรมและเอกสารโครงการเวอร์ชันล่าสุดอยู่เสมอ M-Files ผสานรวมกับระบบ CAD และการจัดการโครงการที่มีอยู่ของ Toll Brothers ได้อย่างราบรื่น จึงลดความจำเป็นในการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง นอกจากนี้ ฟังก์ชันการค้นหาที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเมตาของ M-Files ยังช่วยให้พนักงานค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็วโดยอิงตามชื่อโครงการ, ตำแหน่งที่ตั้ง หรือคุณลักษณะสำคัญอื่น ๆ Mike ยังได้กล่าวถึงความสามารถในการปรับขนาดของ M-Files อีกด้วยโดยกล่าวว่า “ความสามารถในการปรับขนาดของ M-Files ช่วยให้ Toll Brothers รองรับผู้ใช้และโปรเจ็กต์เพิ่มเติมได้ในขณะที่บริษัทเติบโตต่อไป” 「การเป็นพันธมิตรกับ M-Files มอบประสบการณ์การทำงานร่วมกันที่ไม่เหมือนใครและตอบสนองความต้องการ ทีมงานมีความยอดเยี่ยมในการช่วยเราปรับแต่ง M-Files ให้เหมาะกับความต้องการของเรา ความเต็มใจของพวกเขาในการรับฟังและนำข้อเสนอแนะไปใช้อย่างรวดเร็วทำให้มั่นใจได้ว่าความต้องการเฉพาะของเราจะได้รับการตอบสนองอย่างมีประสิทธิภาพ ความร่วมมือในระดับนี้ซึ่งมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วในการผลิตนั้นหาได้ยากในตลาด และทำให้เรารู้สึกมีคุณค่าและมั่นใจในการดำเนินการกับ M-Files ต่อไป」 Mike Dayhoff ผู้อำนวยการด้านเทคโนโลยีสถาปัตยกรรมของ Toll Brothers การใช้ประโยชน์จาก M-Files Hubshare เพื่อรวมข้อมูลและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกัน Toll Brothers ยังได้นำ M-Files Hubshare มาใช้เพื่อปรับกระบวนการทั้งหมดให้มีประสิทธิภาพมากขึ้นด้วยการรวมข้อมูลทั้งหมดไว้ที่ศูนย์กลางและอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันอย่างราบรื่นกับผู้ขายภายนอกและพันธมิตรทางการค้า แนวทางนี้ช่วยขจัดปัญหาเดิม ๆ ที่เกี่ยวกับการเข้าถึงข้อมูล, การอัปเดต และการสื่อสาร ทำให้ทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลล่าสุดได้ทันที บทสรุป เปลี่ยนแปลงการจัดการความรู้ด้วย M-Files และ M-Files Hubshare การนำ M-Files และ M-Files มาใช้ Hubshare ได้ปฏิวัติกระบวนการจัดการความรู้ของ Toll Brothers ซึ่งนำไปสู่การปรับปรุงการทำงานอย่างมีนัยสำคัญ ปัจจุบันพนักงานสามารถค้นหาเอกสารได้ภายในไม่กี่วินาทีแทนที่จะต้องค้นหาในระบบหรือโฟลเดอร์หลายระบบ Mike กล่าวว่า “การค้นหาเอกสารเคยเป็นความท้าทาย แต่ตอนนี้ด้วย M-Files ทุกอย่างอยู่ในมือของเรา” ทีมงานจากสถานที่ต่าง ๆ สามารถเข้าถึงและอัปเดตเอกสารโครงการได้อย่างราบรื่นแบบเรียลไทม์ ลดการสื่อสารที่ผิดพลาดและข้อผิดพลาด การทำให้การจัดระเบียบและการเรียกค้นเอกสารเป็นระบบอัตโนมัติช่วยลดเวลาที่ใช้ไปกับงานด้านการบริหาร ทำให้พนักงานสามารถมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมที่มีมูลค่าสูงขึ้นได้ ส่งผลให้เวิร์กโฟลว์ของบริษัทมีประสิทธิภาพมากขึ้น และกำลังดำเนินการสร้างแหล่งข้อมูลเดียวสำหรับข้อมูลสถาปัตยกรรมทั้งหมด Bobby Henry ผู้เชี่ยวชาญด้านเทคโนโลยีที่ Toll Brothers กล่าวเสริมว่า “ระบบอัตโนมัติของการ์ดข้อมูลเมตาที่สร้างขึ้นในคอนโซลผู้ดูแลระบบนั้นมีประโยชน์มาก เพราะมีทริกเกอร์ต่าง ๆ มากมายที่คุณสามารถนำมาใช้ได้ ทริกเกอร์เหล่านี้จะเติม, ซ่อน หรือแสดงคุณสมบัติข้อมูลเมตาต่าง ๆ โดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้ผู้ใช้ทราบว่าต้องใส่ข้อมูลใดลงไป” ประหยัดต้นทุนและเพิ่มประสิทธิภาพได้อย่างมาก จากการนำ M-Files มาใช้ Toll Brothers สามารถประหยัดต้นทุนได้อย่างมาก โดยลดค่าใช้จ่ายด้านลิขสิทธิ์ลงกว่า 30% เมื่อเทียบกับโซลูชันก่อนหน้า นอกจากนี้ การย้ายไปใช้ M-Files ยังคาดว่าจะช่วยประหยัดได้ประมาณ 28% ต่อปี โดยการเลิกใช้แอปพลิเคชันเก่าและกำจัดที่เก็บข้อมูลซ้ำซ้อน พนักงานประหยัดเวลาได้ประมาณ 2-3 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ โดยผู้ใช้กว่า 2,000 รายได้รับประโยชน์จากประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้น ระบบนี้นำเสนอการจัดการเอกสารแบบรวมศูนย์ ขจัดการแยกส่วนและลดความซ้ำซ้อน ขณะที่ฟังก์ชันการค้นหาที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเมตาทำให้ค้นหาข้อมูลที่ถูกต้องได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย 「เราเชื่อมั่นอย่างเต็มที่ว่าระบบจะได้รับการพัฒนาอย่างต่อเนื่องเมื่อเราเดินหน้าต่อไป ฉันเชื่อว่าเราจะได้ใช้ระบบนี้มากขึ้น และฉันรู้สึกตื่นเต้นกับศักยภาพของระบบ การจัดการข้อมูลจำนวนมากเป็นงานที่ค่อนข้างยาก และการปลดปล่อยตัวเองจากภาระดังกล่าวทำให้เราหันกลับมาโฟกัสที่ด้านอื่น ๆ ของธุรกิจได้ การเปลี่ยนแปลงครั้งนี้ช่วยปรับปรุงผลิตภัณฑ์, บริการ และความสัมพันธ์กับลูกค้าให้ดีขึ้นอย่างมาก นับเป็นสิ่งที่น่าทึ่งจริง ๆ คำ ๆ นี้ผุดขึ้นมาในใจเสมอ!」 Mike Dayhoff ผู้อำนวยการด้านเทคโนโลยีสถาปัตยกรรมของ Toll Brothers การบูรณาการที่ราบรื่นกับเครื่องมือการจัดการโครงการและ CAD ที่มีอยู่ของ Toll Brothers ช่วยลดการหยุดชะงักของเวิร์กโฟลว์ ความสามารถในการปรับขนาดของ M-Files ช่วยให้ Toll Brothers รองรับผู้ใช้และโครงการเพิ่มเติมได้ในขณะที่บริษัทเติบโตต่อไป นอกจากนี้ การปรับแนวทางให้สอดคล้องกับแผนริเริ่มขององค์กรด้านไอทีในการเลิกใช้แอปพลิเคชันที่ล้าสมัย ทำให้ Toll Brothers สามารถเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานได้, การเพิ่มประสิทธิภาพเหล่านี้ส่งผลให้ต้นทุนต่อบ้านลดลง และเพิ่มผลกำไรโดยรวมของบริษัท Bobby เน้นย้ำถึงผลกระทบต่อประสิทธิภาพ โดยกล่าวว่า “จุดเน้นของเราคือแหล่งข้อมูลเดียวและการสร้างโซลูชันที่ให้การบูรณาการและการนำไปใช้งานของผู้ใช้ง่ายขึ้น รวมทั้งช่วยทำให้กระบวนการทำงานซ้ำ ๆ ในแต่ละวันเป็นแบบอัตโนมัติ” การสนับสนุนที่ตอบสนองและโซลูชันที่ปรับแต่งตามความต้องการด้วยบริการผู้เชี่ยวชาญ M-Files นอกเหนือจากฟังก์ชันการใช้งาน Toll Brothers ยังชื่นชมการสนับสนุนและคำแนะนำที่ตอบสนองความต้องการของ M-Files Expert Services ในการกำหนดค่าแพลตฟอร์มให้ตรงกับความต้องการเฉพาะของพวกเขาโดยไม่ต้องเสียค่าใช้จ่ายบริการเพิ่มเติม “การเป็นพันธมิตรกับ M-Files มอบประสบการณ์การทำงานร่วมกันที่ไม่เหมือนใครและตอบสนองความต้องการ ทีมงานทำหน้าที่ได้ดีเยี่ยมในการช่วยเราปรับแต่ง M-Files ให้ตรงกับความต้องการของเรา ความเต็มใจของพวกเขาในการรับฟังและนำข้อเสนอแนะไปใช้อย่างรวดเร็วทำให้มั่นใจได้ว่าความต้องการเฉพาะของเราจะได้รับการตอบสนองอย่างมีประสิทธิภาพ ระดับความร่วมมือนี้ซึ่งมีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วในการผลิตนั้นหายากในตลาด และทำให้เรารู้สึกมีคุณค่าและมั่นใจในการดำเนินการกับ M-Files ต่อไป” Mike กล่าว Bobby กล่าวเสริมว่า “คุณสามารถสัมผัสได้ถึงความหลงใหลและความเอาใจใส่จากผู้บริหารระดับสูง ตั้งแต่ซีอีโอลงมาถึงฝ่ายสนับสนุน ทุกคนใส่ใจต่อปัญหาต่าง ๆ ที่เราประสบ และมั่นใจว่าพวกเขาสามารถส่งมอบทุกสิ่งที่เราต้องการได้” แผนการในอนาคต ด้วยความสำเร็จของการนำ M-Files มาใช้ Toll Brothers จึงมีแผนที่จะขยายการใช้งานแพลตฟอร์มนี้ให้ครอบคลุมแผนกต่าง ๆ เพิ่มเติม เช่น การตลาด, กฎหมาย และการจัดซื้อ นอกจากนี้ บริษัทกำลังพิจารณาปรับปรุงการจัดหมวดหมู่เอกสารและการทำงานอัตโนมัติเพิ่มเติมอีกด้วย Mike อธิบายว่า “ความสามารถในการปรับเปลี่ยนอย่างรวดเร็วเพื่อบรรลุเป้าหมายของบริษัท การที่การผลิตและระยะเวลาไม่ลดลง และการเพิ่มยอดขายอย่างต่อเนื่องด้วยแอปพลิเคชันนี้ถือเป็นความสำเร็จครั้งยิ่งใหญ่สำหรับเราจนถึงตอนนี้ เรารู้สึกตื่นเต้นมากกับสิ่งที่เรากำลังทำอยู่ในปัจจุบันและโอกาสทางธุรกิจ รวมถึงวิธีที่เราจะเติบโตไปพร้อมกับ M-Files ในฐานะแพลตฟอร์ม รวมถึงเป้าหมายของบริษัทของเราด้วย” “เราเชื่อมั่นอย่างเต็มที่ว่าระบบจะได้รับการพัฒนาอย่างต่อเนื่องเมื่อเราเดินหน้าต่อไป ผมเชื่อว่าเราจะได้ใช้ระบบนี้อย่างครอบคลุมมากขึ้น และผมตื่นเต้นกับศักยภาพของระบบนี้ การจัดการข้อมูลจำนวนมากเป็นงานที่ค่อนข้างยาก และการปลดปล่อยภาระดังกล่าวทำให้เราสามารถหันกลับมาโฟกัสที่ด้านอื่น ๆ ของธุรกิจได้ การเปลี่ยนแปลงครั้งนี้ช่วยปรับปรุงผลิตภัณฑ์, บริการ และความสัมพันธ์กับลูกค้าให้ดีขึ้นอย่างมาก นับเป็นสิ่งที่น่าทึ่งจริง ๆ คำ ๆ นี้ผุดขึ้นมาในใจเราตลอดเวลา!” Mike กล่าวสรุป

แนะนำบริษัท METTEN Stein+Design GmbH & Co KG เป็นธุรกิจครอบครัวและผู้นำด้านนวัตกรรมการผลิตบล็อกคอนกรีตในประเทศเยอรมนี ซึ่งดำเนินกิจการมายาวนานกว่า 80 ปี METTEN ก่อตั้งขึ้นในปี 1938 โดยพี่น้องสองคนในเมือง Bergisch Gladbach โดยเน้นที่การพัฒนาและจดสิทธิบัตรบล็อกพิเศษ ปัจจุบัน ผลิตภัณฑ์ของบริษัทผลิตขึ้นไม่เพียงในยุโรปและสหรัฐอเมริกาเท่านั้น แต่ยังผลิตในเกาหลีใต้, ซาอุดีอาระเบีย, ดูไบ และอิสราเอลด้วย โดยมีเครือข่ายผู้รับใบอนุญาตทั่วโลก ความท้าทายสำคัญก่อน M-Files METTEN Stein+Design เผชิญกับความท้าทายที่สำคัญหลายประการในกระบวนการจัดการเอกสาร บริษัทได้รับใบแจ้งหนี้เฉลี่ย 750 ใบต่อเดือน โดย 70% ยังคงอยู่ในรูปแบบกระดาษ กระบวนการด้วยตนเองในการดู, ประทับตรา และส่งใบแจ้งหนี้ไปยังแผนกที่เกี่ยวข้องเพื่ออนุมัติอาจใช้เวลานานถึง 7 วัน ซึ่งมักส่งผลให้พลาดช่วงลดราคาและขาดการดูแลสินค้าที่ค้างชำระ เมื่อเกิดการระบาดของ COVID-19 การเปลี่ยนแปลงไปสู่การทำงานจากระยะไกลทำให้เห็นถึงความจำเป็นในการประมวลผลเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ ในช่วงแรก ใบแจ้งหนี้ขาเข้าทั้งหมดต้องส่งไปยังเจ้าหน้าที่บัญชีที่ทำงานจากที่บ้าน ซึ่งไม่สามารถทำได้ในระยะยาว การจัดการใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองทำให้เกิดปัญหาบ่อยครั้งเกี่ยวกับข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลและประสิทธิภาพในการติดตามและประมวลผลเอกสารที่ลดลง “เราพบว่าแนวทางนี้ไม่ยั่งยืน และเราได้แจ้งเรื่องนี้ให้ผู้ให้บริการระบบ ERP ของเราอย่าง OGS ทราบ” Ronny Hilden ผู้ดูแลฝ่ายทรัพยากรบุคคล, องค์กร และ IT ที่ METTEN Stein+Design อธิบาย โซลูชัน M-Files เพื่อรับมือกับความท้าทายเหล่านี้ METTEN Stein+Design ได้นำโซลูชันต่าง ๆ มาใช้โดยอาศัยความช่วยเหลือจาก DMSFACTORY บริษัทได้แนะนำระบบ M-Files Knowledge Work Automation ที่บูรณาการกับระบบ OGSiD ERP ของตน ซึ่งได้รับการเสริมด้วย DMSFACTORY ContextView เพื่อประสบการณ์การใช้งานที่เหมาะสมที่สุดของผู้ใช้ และ DMSFACTORY SmartCapturing สำหรับการรวบรวมข้อมูลอัตโนมัติ METTEN สนับสนุนให้ซัพพลายเออร์ส่งใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ ทำให้มีอัตราการปฏิบัติตามข้อกำหนดถึง 95% ซึ่งช่วยลดการพึ่งพาขั้นตอนที่ใช้กระดาษได้อย่างมาก การใช้ SmartCapturing ข้อมูลจากใบแจ้งหนี้จะถูกอ่านและผ่านระบบ OCR เป็นประจำ หากสามารถจดจำข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดได้อย่างชัดเจน ใบแจ้งหนี้จะได้รับการประมวลผลโดยอัตโนมัติใน M-Files หากข้อมูลใดขาดหายไป ระบบจะเพิ่มข้อมูลดังกล่าวด้วยตนเอง และซัพพลายเออร์จะถูกสร้างใหม่ใน OGSiD เพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต “ความร่วมมือระหว่างเราและ DMSFACTORY ยอดเยี่ยมมาก เราติดต่อสื่อสารอย่างต่อเนื่องเพื่อขอปรับเปลี่ยนตามความจำเป็น และแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ได้อย่างทันท่วงที การติดตั้งแบบสดดำเนินไปอย่างราบรื่นและไม่มีปัญหาใด ๆ เกิดขึ้น แนวทางนี้ช่วยเพิ่มการยอมรับของพนักงานตั้งแต่เริ่มต้น” Ronny กล่าว บทสรุป เวลาในการประมวลผลลดลงเหลือหนึ่งวันในขณะที่สามารถทำงานจากทุกที่ได้ การนำ M-Files มาใช้ทำให้ METTEN Stein+Design ได้รับประโยชน์มากมาย เวลาในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ขาเข้าลดลงจากเดิม 7 วันเหลือเพียงหนึ่งวัน การปรับปรุงนี้ทำให้บริษัทสามารถใช้ประโยชน์จากช่วงเวลาส่วนลดและดูแลรายการที่ค้างชำระได้ดีขึ้น พนักงานรวมถึงพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลสามารถเข้าถึงเอกสารเชิงพาณิชย์ทั้งหมดได้อย่างเต็มที่ผ่านไคลเอนต์เดสก์ท็อป M-Files หรือไคลเอนต์เว็บสำหรับผู้ใช้ Mac ซึ่งทำให้เวลาในการค้นหาลดลงและประสิทธิภาพโดยรวมดีขึ้น บริษัทไม่จำเป็นต้องทำลายเอกสารกระดาษเก่าทุกปีอีกต่อไป ส่งผลให้ประหยัดต้นทุนได้อย่างมาก การจับข้อมูลอัตโนมัติและการบูรณาการกับระบบ ERP ช่วยลดการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องและปรับปรุงความแม่นยำของการประมวลผลใบแจ้งหนี้ นอกจากใบแจ้งหนี้แล้ว METTEN ยังจัดเก็บใบแจ้งหนี้ซัพพลายเออร์ขาเข้า, ใบแจ้งหนี้จัดส่งขาออก, ใบแจ้งหนี้, ใบเสนอราคา และการยืนยันคำสั่งซื้อใน M-Files ระบบอัตโนมัติการทำงานที่มีความรู้ครอบคลุมทำให้การดำเนินงานในแผนกต่าง ๆ มีประสิทธิภาพมากขึ้น “เราได้ลดระยะเวลาในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ขาเข้าจากเดิมเจ็ดวันเหลือเพียงแค่หนึ่งวัน” Anne Mathiak หัวหน้าฝ่ายบัญชีของ METTEN Stein+Design กล่าว 「ความร่วมมือของเรากับ DMSFACTORY ยอดเยี่ยมมาก เราติดต่อสื่อสารอย่างต่อเนื่องเพื่อขอปรับเปลี่ยนตามความจำเป็น และแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ได้อย่างทันท่วงที การติดตั้งแบบสดดำเนินไปอย่างราบรื่นและไม่มีปัญหาใด ๆ แนวทางนี้ช่วยเพิ่มการยอมรับของพนักงานตั้งแต่เริ่มต้น」 Ronny Hilden, METTEN Stein+Design แผนการในอนาคต METTEN Stein+Design ยังคงขยายการใช้งาน M-Files ต่อไป ทีมงานกำลังดำเนินการเพื่อให้สามารถเข้าถึงคำสั่งซื้อทางอีเมลบางรายการได้ในระยะยาวผ่าน M-Files เพื่อให้แน่ใจว่าคำสั่งซื้อที่สำคัญจะยังพร้อมใช้งานและตรวจสอบได้เป็นเวลาหลายปี นอกจากนี้ บริษัทมีแผนที่จะประมวลผลใบแจ้งหนี้สินค้าที่มีการอ้างอิงใบสั่งซื้อในระบบใหม่ ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและความแม่นยำให้ดียิ่งขึ้น

แนะนำบริษัท บริษัท Alva-yhtiöt Ltd และบริษัทย่อยเป็นผู้ดำเนินการด้านพลังงานและน้ำระดับประเทศ ผลิตและจำหน่ายไฟฟ้า ตลอดจนผลิต, ขาย และจัดจำหน่ายความร้อนและน้ำภายในเครือข่ายของตน Alva มุ่งมั่นที่จะบรรลุเป้าหมายนี้ด้วยการมุ่งเน้นที่การพัฒนาบริการและโซลูชันที่ตอบสนองความคาดหวังที่หลากหลายของลูกค้าและคำนึงถึงสิ่งแวดล้อม Alva ซึ่งเป็นเจ้าของโดยเทศบาล Jyväskylä มีพนักงานประมาณ 230 คน และมีรายได้ประมาณ 197 ล้านยูโรในปี 2023 ด้วย M-Files อัลวาสามารถรวมระบบต่าง ๆ เข้าไว้บนแพลตฟอร์มเดียวและปรับปรุงการจัดการข้อมูลให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ด้วยเหตุนี้เอกสารและข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการจึงสามารถเข้าถึงได้อย่างง่ายดาย ประเด็นสำคัญก่อนนำ M-Files มาใช้ เอกสารที่กระจัดกระจายขัดขวางประสิทธิภาพ ก่อนจะมี M-Files เอกสารของ Alva ถูกกระจายไปตามสถานที่และระบบที่แตกต่างกัน โดยมีเอกสารจำนวนมากและเวอร์ชันต่าง ๆ เก็บไว้บนไดรฟ์เครือข่ายและในที่เก็บข้อมูล สิ่งนี้ทำให้การค้นหาข้อมูลที่ถูกต้องและอัปเดตเป็นเรื่องยาก ทำให้เวิร์กโฟลว์ทำงานช้าลง และทำให้การควบคุมเวอร์ชันเป็นเรื่องยุ่งยาก นอกจากนี้ การบำรุงรักษาระบบหลายระบบยังเป็นภาระด้านต้นทุนและประสิทธิภาพอีกด้วย การกระจายเอกสารยังก่อให้เกิดความท้าทายในแง่ของความโปร่งใสและการแบ่งปันข้อมูลอีกด้วย โครงสร้างสเปรดชีตที่ซับซ้อนและการจัดการการเข้าถึงเป็นเรื่องยุ่งยาก ส่งผลให้ปัญหาทวีคูณ นอกจากนี้ การเข้าถึงเอกสารสำคัญยังถูกจำกัด ส่งผลให้มีความเสี่ยงที่ข้อมูลที่จำเป็นจะค้นหาได้ยากหรือถูกมองข้ามเมื่อโอนย้ายพนักงาน การโยกย้ายข้อมูลจำนวนมากเป็นขั้นตอน ในช่วงห้าปีที่ผ่านมา บริษัท Alva ได้ทยอยนำ M-Files เข้ามาใช้ในการดำเนินงานของบริษัท เป็นเวลาหลายทศวรรษที่เอกสารสำคัญถูกเก็บไว้บนไดรฟ์เครือข่ายและระบบต่าง ๆ ซึ่งทำให้การรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดไว้บนแพลตฟอร์มเดียวใช้เวลานาน แม้ว่า Alva จะยังไม่ได้ยุติการใช้งานไดรฟ์เครือข่ายโดยสิ้นเชิง แต่บริษัทกำลังดำเนินการย้ายข้อมูลในแต่ละแผนก ตัวอย่างเช่น Alva ยังคงดำเนินการระบบสมัครสมาชิกแบบเว็บ แต่บูรณาการเข้ากับ M-Files เพื่อปรับปรุงกระบวนการให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น “ท้ายที่สุดแล้ว เป้าหมายของเราคือการยกเลิกระบบอื่นทั้งหมด” Pasi Frinkman เจ้าหน้าที่จัดซื้อจัดจ้างที่ Alva และผู้ดูแลระบบ M-Files กล่าว 「M-Files ช่วยให้เรามีความชัดเจนและโปร่งใสในการจัดการเอกสาร เนื่องจากข้อมูลทั้งหมดอยู่ในที่เดียวและอัปเดตอยู่เสมอ เราจึงประหยัดเวลาและให้พนักงานเข้าถึงเอกสารที่ต้องการได้รวดเร็วและปลอดภัย การปรับปรุงนี้ช่วยยกระดับวัฒนธรรมการแบ่งปันข้อมูลที่เปิดเผยและโปร่งใสภายในองค์กรของเราได้อย่างมาก」 Pasi Frinkman ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อ Alva-yhtiöt โซลูชัน M-Files การเข้าถึงข้อมูลแบบรวมศูนย์ M-Files รวบรวมการถ่ายโอนและการจัดการข้อมูลไว้ที่ศูนย์กลาง โดยจัดเก็บเอกสารทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียวเพื่อให้ทุกคนเข้าถึงได้ง่าย ฟังก์ชันการค้นหาที่ใช้งานง่ายและเป็นธรรมชาติของ M-Files ช่วยให้คุณค้นหาและอัปเดตเอกสารที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็ว การควบคุมเวอร์ชัน M-Files เพิ่มประสิทธิภาพด้วยการลดเอกสารและเพิ่มความน่าเชื่อถือของข้อมูล คุณยังสามารถจำกัดการเข้าถึงเฉพาะกลุ่มผู้ใช้บางกลุ่มได้ ซึ่งจะช่วยเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูลและลดการเข้าถึงข้อมูลที่ไม่จำเป็น การบูรณาการเพื่อการจัดการเอกสารที่ดีขึ้น การบูรณาการแบบกำหนดเองทำให้การจัดการเอกสารและแบ่งปันข้อมูลสะดวกยิ่งขึ้น M-Files บูรณาการกับระบบคีย์และไดรฟ์เครือข่ายเพื่อเพิ่มผลผลิต, ลดความเสี่ยง และปรับปรุงการบริการลูกค้า วิธีนี้จะช่วยลดงานซ้ำซาก และช่วยให้พนักงานสามารถเน้นไปที่งานที่สำคัญกว่าได้ การแบ่งปันข้อมูลที่ปลอดภัยและมีประสิทธิภาพด้วย M-Files Hubshare M-Files Hubshare ช่วยให้การแบ่งปันข้อมูลกับลูกค้า, ซัพพลายเออร์ และพันธมิตรง่ายและปลอดภัยยิ่งขึ้น การแบ่งปันโดยตรงภายในแพลตฟอร์มช่วยลดการใช้งานอีเมลได้อย่างมาก “ก่อนหน้านี้ เอกสารส่วนใหญ่จะถูกส่งทางอีเมล ซึ่งไม่สะดวกในแง่ของความปลอดภัยหรือประสิทธิภาพ และมักหมายความว่าเนื้อหาจะต้องถูกส่งเป็นหลายส่วน” Pasi Flinkman อธิบาย 「การเพิ่มความโปร่งใสถือเป็นการเปลี่ยนแปลงทางวัฒนธรรมที่สำคัญ วิธีนี้ช่วยลดข้อผิดพลาดของมนุษย์ และทำให้พนักงานสามารถตัดสินใจได้โดยอาศัยข้อมูลที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน」 Pasi Frinkman ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อ Alva-yhtiöt ประโยชน์ของการแนะนำ การจัดการข้อมูลแบบรวมศูนย์ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและลดข้อผิดพลาด การควบคุมเวอร์ชัน M-Files ช่วยให้แน่ใจว่าพนักงานของ Alva สามารถเข้าถึงเวอร์ชันเอกสารล่าสุดได้เสมอ ทำให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ซึ่งจะช่วยให้ทั้งพนักงานและพันธมิตรภายนอกมีข้อมูลที่ทันสมัยและสามารถเข้าถึงได้จากศูนย์กลางได้อย่างง่ายดาย “ฝ่ายจัดซื้อได้รับประโยชน์อย่างมากจาก M-Files” Frinkman กล่าว “สัญญาและเวอร์ชันประวัติสามารถค้นหาได้ง่ายขึ้น ลดงานซ้ำซ้อนและเร่งกระบวนการต้อนรับพนักงานใหม่ให้เร็วขึ้น” ปรับปรุงกระบวนการผ่านการบูรณาการ ความสามารถในการผสานรวมที่ครอบคลุมของ M-Files ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการของ Alva อีกด้วย เมื่อใช้การสร้างเอกสารแบบอัตโนมัติและใช้ประโยชน์จากแพลตฟอร์มการผสานรวม Frends การโอนข้อมูลด้วยตนเองจะลดน้อยลง และส่งข้อมูลสำคัญไปยังระบบที่ถูกต้องในเวลาที่ถูกต้องแล้ว 「เราใช้ M-Files Hubshare เพื่อแบ่งปันข้อมูลการเสนอราคาและสัญญากับลูกค้าของเรา ความคิดเห็นของพวกเขาเน้นว่าระบบของเราทำให้เราดูเป็นมืออาชีพแค่ไหน」 Pasi Frinkman ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อ Alva-yhtiöt การแบ่งปันข้อมูลอย่างราบรื่นช่วยปรับปรุงวัฒนธรรมสถานที่ทำงานแบบเปิด M-Files ได้สร้างวัฒนธรรมการแบ่งปันข้อมูลที่เปิดกว้างมากขึ้นที่ Alva ทำให้ข้อมูลสำคัญสามารถเข้าถึงได้ทั่วทั้งองค์กร “การเพิ่มความโปร่งใสถือเป็นการเปลี่ยนแปลงทางวัฒนธรรมครั้งใหญ่” Frinkman อธิบาย “วิธีนี้จะช่วยลดข้อผิดพลาดของมนุษย์ และช่วยให้พนักงานสามารถตัดสินใจได้โดยอาศัยข้อมูลที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน” ลูกค้าของ Alva สามารถมองเห็นประโยชน์ของ M-Files ได้ M-Files ยังมอบผลประโยชน์มากมายให้กับลูกค้าของ Alva โดยเฉพาะอย่างยิ่งในการสร้างความร่วมมือใหม่ ๆ ความยืดหยุ่นในการแบ่งปันข้อมูลและความเข้ากันได้กับ Visma Sign มีบทบาทสำคัญในการบรรลุข้อตกลงกับพันธมิตรชาวสวิตเซอร์แลนด์ของเรา “เราใช้ M-Files Hubshare เพื่อแบ่งปันข้อมูลการเสนอราคาและสัญญากับลูกค้าของเรา” Frinkman เล่า “พวกเขาตอบกลับว่าระบบของเราดูเป็นมืออาชีพมาก”

แนะนำบริษัท ในฐานะผู้ให้บริการด้านการดูแลสุขภาพชั้นนำของยุโรป PHOENIX Group มีบทบาทสำคัญในการเชื่อมโยงโรงพยาบาล, ร้านขายยา, แพทย์ และผู้ป่วยใน 29 ประเทศ บริษัทมีพนักงานมากกว่า 48,000 คนและมีสถานที่จัดการโลจิสติกส์มากกว่า 200 แห่ง ดำเนินงานสอดคล้องกับแนวปฏิบัติด้านอุตสาหกรรมยาที่เข้มงวด (เช่น GDP และ GMP) เพื่อให้มั่นใจถึงการปฏิบัติตามข้อกำหนดและปรับปรุงขั้นตอนการทำงาน PHOENIX ได้ย้ายจากระบบกระดาษไปเป็นระบบจัดการคุณภาพทางอิเล็กทรอนิกส์แบบรวมศูนย์ (EQMS) ที่รองรับโดย M-Files ประเด็นสำคัญก่อนนำ M-Files มาใช้ PHOENIX อยู่ภายใต้การควบคุมของอุตสาหกรรมยาอย่างเข้มงวดและปฏิบัติตามแนวปฏิบัติ เช่น แนวทางปฏิบัติที่ดีในการจัดจำหน่าย (GDP) และแนวทางปฏิบัติที่ดีในการผลิต (GMP) เพื่อให้มั่นใจว่าเป็นไปตามข้อกำหนดตลอดห่วงโซ่อุปทานของเรา ก่อนที่จะนำ M-Files มาใช้ สถานที่ใน PHOENIX หลายแห่งใช้ระบบกระดาษ ซึ่งต้องใช้ความพยายามอย่างมากในการจัดการด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด, ประสิทธิภาพการดำเนินงานลดลง และเพิ่มต้นทุนการดำเนินงาน ในระหว่างการตรวจสอบและการตรวจสอบ พบว่าวิธีปฏิบัติงานปัจจุบันไม่ตรงตามมาตรฐานสมัยใหม่ ฝ่ายบริหารมอบหมายให้คุณตรวจสอบและประเมินระบบการจัดการเอกสาร (DMS) ที่มีอยู่ขององค์กรของคุณ โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อลดต้นทุน “แรงกระตุ้นเบื้องต้นเกิดขึ้นเมื่อฝ่ายบริหารขอให้เราทำการศึกษาระบบจัดการเอกสารต่าง ๆ ที่ใช้ภายในกลุ่มของเรา และค้นหาแอปพลิเคชันที่ดีที่สุดที่จะช่วยประหยัดต้นทุนได้ในที่สุด” Dr. Ingo Florian หัวหน้าฝ่ายบริหารคุณภาพองค์กรของ PHOENIX Group กล่าว 「เราตัดสินใจเลือก M-Files และยังคงมั่นใจในคำตัดสินใจนั้น ท้ายที่สุดความสำเร็จในแต่ละประเทศทำให้เราได้รับคำตอบกลับว่าการตัดสินใจนั้นถูกต้อง」 Dr. Ingo Florian หัวหน้าฝ่ายคุณภาพองค์กรของ Phoenix Group โซลูชัน M-Files หลังจากการประเมินอย่างละเอียดถี่ถ้วนแล้ว M-Files ได้รับเลือกให้เป็นระบบที่เหมาะสมที่สุดสำหรับ PHOENIX Group “หลังจากพิจารณาถึงฟังก์ชันการใช้งาน, ต้นทุน และประสิทธิภาพแล้ว M-Files จึงกลายเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับเรา” Ingo กล่าว ประสิทธิภาพด้วย M-Files Pilot และ Standardized Vault ระบบดังกล่าวถูกนำไปใช้งานครั้งแรกในประเทศนำร่องและจากการเรียนรู้ดังกล่าว PHOENIX ก็ได้พัฒนาระบบนิรภัยมาตรฐานเพื่อเปิดตัวในประเทศและบริษัทในเครืออื่น ๆ แนวทางมาตรฐานนี้ช่วยให้เกิดความสอดคล้องกันแต่ยังคงสามารถปรับแต่งตามท้องถิ่นได้ ห้องนิรภัยมาตรฐานประกอบด้วยแอปพลิเคชันสี่รายการ ได้แก่ DMS, การไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดและ CAPA, การจัดการการเปลี่ยนแปลง และการจัดการการตรวจสอบ โดยแต่ละประเทศหรือบริษัทในเครือสามารถปรับเปลี่ยนการกำหนดค่าตามต้องการได้ Vault มาตรฐานที่มีเวิร์กโฟลว์และฟิลด์ข้อมูลเมตาที่ได้รับการกำหนดค่าช่วยให้บริษัทในเครือสามารถนำ M-Files ไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยใช้ระบบที่เป็นหนึ่งเดียวและสอดประสานกันมากขึ้นภายใน PHOENIX Group นอกจากนี้ Corporate QM ยังตรวจสอบมาตรฐาน Vault สำหรับเวิร์กโฟลว์ที่กำหนดไว้และฟังก์ชันหลัก ซึ่งช่วยลดความพยายามในการตรวจสอบในแต่ละประเทศได้อย่างมาก 「เราได้สร้างที่เก็บข้อมูลมาตรฐานที่รองรับทั้งสี่แอปพลิเคชัน ได้แก่ DMS การไม่เป็นไปตามมาตรฐานและ CAPA (การดำเนินการแก้ไขและการดำเนินการป้องกัน) การจัดการการเปลี่ยนแปลง และการจัดการการตรวจสอบ แน่นอนว่าประเทศและบริษัทในเครือได้รับอนุญาตให้กำหนดค่าสิ่งที่ต้องการได้ รวมไปถึงภาษาและรายละเอียดอื่น ๆ แต่พื้นฐานก็แทบจะเหมือนกันหมด」 Dr. Ingo Florian หัวหน้าฝ่ายคุณภาพองค์กรของ Phoenix Group ประโยชน์ของการแนะนำ ปรับปรุงการตรวจสอบและการปฏิบัติตามให้มีประสิทธิภาพ การเปลี่ยนแปลงจากระบบกระดาษไปเป็นระบบอิเล็กทรอนิกส์ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ในวิธีการดำเนินงานของ PHOENIX การเปลี่ยนแปลงครั้งนี้ไม่เพียงช่วยลดต้นทุน แต่ยังทำให้กระบวนการต่าง ๆ มีประสิทธิภาพมากขึ้นและช่วยรับรองความสอดคล้องและเป็นไปตามข้อกำหนดของบริษัทในเครือทั้งหมดอีกด้วย Ingo กล่าวว่าการเปลี่ยนมาใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์ทำให้การตรวจสอบและการตรวจสอบสะดวกยิ่งขึ้น โดยฟิลด์ข้อมูลเมตาทำให้ค้นหาได้ง่ายยิ่งขึ้น พวกเขายังบอกอีกว่าการฝึกอบรมด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดนั้นยุ่งยากน้อยลง เนื่องจากตอนนี้พวกเขาสามารถใช้ M-Files เพื่อแจกจ่าย SOP และตรวจสอบการเสร็จสิ้นการฝึกอบรมได้ PHOENIX พบว่าการย้ายไปใช้ M-Files ช่วยส่งเสริมให้เกิดความสามัคคีมากขึ้นระหว่างสถานที่ตั้งต่าง ๆ นี่ถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับบริษัทที่เติบโตอย่างต่อเนื่องผ่านการควบรวมและซื้อกิจการ Ingo กล่าวว่า “เมื่อเราเปรียบเทียบ SOP (ขั้นตอนปฏิบัติงานมาตรฐาน) ของสวีเดน, สโลวาเกีย และโรมาเนีย บางครั้งเรารู้สึกว่า ‘นี่คือสิ่งที่ PHOENIX เป็นหรือเปล่า เอกสารเหล่านี้ไม่มีอะไรเหมือนกันเลย'” ด้วยการนำเทมเพลตและเวิร์กโฟลว์มาตรฐานมาใช้ บริษัทจึงสามารถสร้างรูปลักษณ์และความรู้สึกที่เป็นมาตรฐานมากขึ้นในทุกสถานที่ ในที่สุด M-Files ช่วยให้ปรับขนาดได้อย่างยืดหยุ่นภายในองค์กร ทำให้สถานที่ขนาดเล็กที่มีทรัพยากรจำกัดสามารถนำระบบมาใช้ได้อย่างค่อยเป็นค่อยไป พวกเขาเริ่มต้นด้วยการจัดการเอกสารและค่อย ๆ ขยายไปสู่การจัดการการไม่เป็นไปตามข้อกำหนด, การจัดการการเปลี่ยนแปลง, การจัดการการตรวจสอบ และอื่น ๆ มากมาย 「เรายังสามารถรักษาการปฏิบัติตามเกี่ยวกับการฝึกอบรมได้อีกด้วย เนื่องจาก M-Files มีการบริหารจัดการแบบครบวงจร เราจึงสามารถตรวจยืนยันได้ว่ามีการแจกจ่าย SOP (ขั้นตอนปฏิบัติงานมาตรฐาน) นี้ให้กับพนักงานแต่ละคนแล้ว และพนักงานทุกคนได้รับ SOP และผ่านการฝึกอบรมเรียบร้อยแล้ว」 Dr. Ingo Florian หัวหน้าฝ่ายคุณภาพองค์กรของ Phoenix Group เพิ่มประสิทธิภาพและพึ่งพาตนเองด้วยบริการจัดการไฟล์ M-Files M-Files ไม่เพียงช่วยให้ PHOENIX แปลงระบบเป็นดิจิทัลและอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันระหว่างประเทศต่าง ๆ เท่านั้น แต่บริษัทยังได้ใช้บริการที่ได้รับการจัดการของ M-Files มาเป็นเวลาหลายปีแล้ว บริการเหล่านี้มีบทบาทสำคัญในการจัดการ, พัฒนา และดูแลรักษาระบบการจัดการคุณภาพที่ได้รับการควบคุมดูแลในกลุ่มธุรกิจระหว่างประเทศหลายแห่ง ประโยชน์หลักประการหนึ่งที่บริการจัดการของ M-Files นำมาสู่ PHOENIX คือ การเสริมอำนาจให้กับทีมสนับสนุนด้านไอทีภายในและทำให้พวกเขาเป็นอิสระมากขึ้น ส่งผลให้มีการเข้าใจ M-Files มากขึ้น มีเหตุการณ์และการร้องขอเปลี่ยนแปลงน้อยลง และทีมสนับสนุนก็มีความเครียดน้อยลง นอกจากนี้ ทีมงาน Managed Services ยังได้ทำงานร่วมกับทีมไอทีของ PHOENIX เพื่อทำให้โซลูชัน M-Files เป็นมาตรฐานทั่วทั้งแต่ละหน่วยธุรกิจ ผลลัพธ์คือการใช้งานได้ราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น เนื่องจาก PHOENIX ใช้ประโยชน์จาก M-Files ทั่วทั้งองค์กรมากขึ้น แผนการในอนาคต ปัจจุบัน PHOENIX Group กำลังเปิดตัว M-Files ให้กับประเทศและบริษัทในเครือที่เหลืออยู่ คาดว่าการเปิดตัวอย่างเต็มรูปแบบจะเสร็จสิ้นภายในสองถึงสามปีข้างหน้า โดยการเปิดตัวในแต่ละประเทศจะใช้เวลาประมาณสี่ถึงหกเดือน นอกจากนี้ ระบบยังได้รับการปรับปรุงด้วยข้อมูลตอบรับจากการใช้งานแต่ละครั้ง ซึ่งทำให้มาตรฐานห้องนิรภัยมีความสมบูรณ์ยิ่งขึ้น เพื่อให้องค์กรต่าง ๆ อยู่แนวหน้าในด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดและประสิทธิภาพการทำงาน 「เราคาดหวังว่าในอีกสองถึงสามปีข้างหน้า จะมีการนำไปปฏิบัติอย่างกว้างขวางในทุกประเทศ ระบบห้องนิรภัยมาตรฐานยังคงพัฒนาอย่างต่อเนื่อง และระบบก็มีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ซึ่งฉันพบว่าประสบความสำเร็จอย่างมาก」 “การตัดสินใจของเราในการเลือก M-Files เป็นสิ่งที่เรายังเก็บไว้เป็นความทรงจำจนถึงทุกวันนี้ ในที่สุด ความสำเร็จของเราในแต่ละประเทศก็พิสูจน์ให้เห็นว่าเป็นการตัดสินใจที่ถูกต้อง” Ingo กล่าวสรุป บทสรุป ด้วยการเลือกใช้ M-Files เป็นระบบการจัดการคุณภาพทางอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้มาตรฐาน ทำให้ PHOENIX Group สามารถประหยัดต้นทุนได้อย่างมาก ปรับปรุงกระบวนการควบคุมคุณภาพ, เพิ่มประสิทธิภาพ, ประสานการทำงานในหลายประเทศ และเพิ่มความสามารถในการปฏิบัติตามกฎระเบียบในการดำเนินการที่มีการควบคุมอย่างเข้มงวด โซลูชันที่ยืดหยุ่น, มีประสิทธิภาพ และปรับขนาดได้นี้ไม่เพียงช่วยลดความซับซ้อนในการจัดการเอกสาร แต่ยังวางรากฐานสำหรับการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลในอนาคตอีกด้วย

แนะนำบริษัท TTX Company (TTX) เป็นบริษัทแบ่งปันรถรางในอเมริกาเหนือที่มีบทบาทสำคัญในอุตสาหกรรมการขนส่งทางรางของอเมริกาเหนือ เราดูแลและแบ่งปันยานพาหนะทางรางให้กับทางรถไฟชั้น Class 1 หลัก 8 สายและจัดการข้อมูลที่ละเอียดอ่อน ดังนั้นข้อมูลจึงจำเป็นต้องได้รับการปกป้องอย่างดีจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต ที่ TTX แต่ละแผนกมีความต้องการที่แตกต่างกันและกำลังเผชิญกับความท้าทายในการบริหารจัดการข้อมูล TTX จัดทำชุดข้อมูลราคาที่เป็นความลับบางส่วนไว้เป็นเอกสาร ซึ่งต้องใช้ความพยายามด้วยมือเป็นจำนวนมาก เพื่อปรับปรุงเวิร์กโฟลว์นี้ TTX จึงร่วมมือกับ ImageX เพื่อค้นหาวิธีปรับปรุงการเข้าถึงข้อมูล, การกระจาย และการจัดการความปลอดภัย สิ่งนี้ช่วยให้ TTX สามารถเสริมความแข็งแกร่งให้กับความปลอดภัยของข้อมูลที่ได้รับการปกป้องได้มากขึ้น TTX นำ M-Files มาใช้เพื่อเป็นโซลูชันสำหรับการทำงานด้านความรู้แบบอัตโนมัติ การเปิดตัวถูกดำเนินการแบบเป็นระยะ โดยเริ่มจากแผนกทรัพยากรบุคคลและกฎหมาย จากนั้นขยายไปสู่แผนกการเงิน, ไอที และการจัดการกองยาน ระบบ M-Files นำเสนอการจัดการเอกสารแบบรวมศูนย์, การแท็กเมตาดาต้า และความสามารถในการค้นหาระดับองค์กร ซึ่งช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วทั้งองค์กรอย่างมีนัยสำคัญ ประเด็นสำคัญก่อนนำ M-Files มาใช้ ความต้องการโซลูชันการทำงานอัตโนมัติที่มีความรู้และปลอดภัย TTX ต้องการโซลูชันการทำงานอัตโนมัติด้วยความรู้ที่สามารถปกป้องข้อมูลทางรถไฟที่ละเอียดอ่อนได้อย่างเข้มงวด กระบวนการทางธุรกิจที่มีอยู่นั้นมีการดำเนินการด้วยตนเองอย่างมากและต้องมีระบบอัตโนมัติมากขึ้นเพื่อให้เป็นไปตามมาตรฐานการกำกับดูแลข้อมูล การประมวลผลเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพระหว่างแผนกต่าง ๆ แต่ละแผนกของ TTX มีข้อกำหนดที่แตกต่างกัน และแพลตฟอร์มเนื้อหาที่มีอยู่ยังขาดความสามารถในการทำงานอัตโนมัติแบบรวมศูนย์ TTX ต้องการโซลูชันที่ยืดหยุ่นซึ่งรองรับเวิร์กโฟลว์และการแท็กที่ปรับแต่งได้เพื่อรองรับความต้องการในการจัดการข้อมูลของแต่ละแผนก โซลูชัน M-Files การจัดการข้อมูลที่ครอบคลุมและการปรับแต่งเวิร์กโฟลว์ที่ยืดหยุ่น TTX เลือก M-Files เพราะให้ความสามารถในการจัดการข้อมูลและการทำงานอัตโนมัติ M-Files ประกอบด้วยการค้นหาองค์กร, การแท็กเมตาข้อมูล, การจำแนกเอกสาร และอื่น ๆ เพื่อรวมศูนย์การจัดการเนื้อหาในขณะที่ตอบสนองต่อข้อกำหนดของแผนก ตัวอย่างเช่น ฝ่ายทรัพยากรบุคคลได้บูรณาการ M-Files เข้ากับโมดูล HCM ของ Oracle เพื่อปรับปรุงการประมวลผลบันทึกการจ้างงานและให้การเข้าถึงที่ปลอดภัย หลังจากประเมินแพลตฟอร์มต่าง ๆ หลายตัว Indira Mohan ผู้จัดการโปรแกรมที่ TTX กล่าวถึงฟีเจอร์การค้นหาองค์กร, การแท็กข้อมูลเมตา และการปฏิบัติตามข้อกำหนดอันยอดเยี่ยมของ M-Files TTX ต้องการการกำกับดูแลข้อมูลที่ไม่มีโครงสร้างและไม่มีการควบคุม, เวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพ และการแบ่งปันความรู้ ซึ่ง M-Files ก็ตอบโจทย์นี้และช่วยให้พวกเขาย้ายไปใช้โซลูชันบนคลาวด์ 「M-Files ถือเป็นความก้าวหน้าครั้งยิ่งใหญ่สำหรับ TTX ในการแบ่งปันเอกสารสำคัญในกรณีศึกษานี้ ด้วยการเพิ่มลายน้ำ, จำกัดการพิมพ์ และควบคุมการเข้าถึงที่เข้มงวดยิ่งขึ้น ความปลอดภัยของเอกสารของ TTX ได้รับการปรับปรุงไปสู่อีกระดับ」 James Fitzgerald ผู้จัดการทั่วไป ฝ่ายวิเคราะห์ยานยนต์และการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ TTX แบ่งปันอย่างปลอดภัยด้วย M-Files Hubshare โซลูชันการทำงานร่วมกันของ Hubshare ของ M-Files มอบแพลตฟอร์มที่สามารถแบ่งปันข้อมูลค่าโดยสาร TTX (“บัตรเหลือง”) โดยเฉพาะกับผู้ถือผลประโยชน์ในเส้นทางรถไฟที่มีข้อจำกัดอย่างปลอดภัย สิ่งนี้ทำให้ TTX สามารถป้องกันการแชร์โดยไม่ได้รับอนุญาตได้ด้วยการจำกัดการเข้าถึง, ปิดการพิมพ์ และเพิ่มตัวระบุเฉพาะผู้ใช้เป็นลายน้ำ TTX สามารถเพิ่มความปลอดภัยและประสิทธิภาพได้ด้วยการกำจัดการแจกจ่ายเอกสารสำคัญทางกายภาพและเปลี่ยนมาใช้วิธีการแบบดิจิทัลเต็มรูปแบบบนคลาวด์ โครงการริเริ่มนี้ตอบสนองความต้องการสำคัญของแผนกกองยานพาหนะของ TTX โดยช่วยให้แผนกปฏิบัติตามมาตรฐานความปลอดภัยของข้อมูลและทำให้การจัดการการเข้าถึงสำหรับผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตง่ายยิ่งขึ้น James Fitzgerald ผู้จัดการทั่วไปของ TTX กล่าวว่าการนำ M-Files มาใช้ช่วยเปลี่ยนแปลงวิธีที่บริษัทจัดการข้อมูล อีกทั้งยังช่วยปรับปรุงความปลอดภัย, การปฏิบัติตามข้อกำหนด และความเป็นเลิศในการปฏิบัติงานในการจัดเก็บข้อมูลรถรางอีกด้วย M-Files มอบระบบความปลอดภัยที่ตอบโจทย์ความต้องการทางธุรกิจโดยเฉพาะ ช่วยปกป้องความเป็นส่วนตัวของข้อมูลและปรับปรุงการทำงานร่วมกันภายใน ประโยชน์ของการแนะนำ การรักษาความปลอดภัยและการปฏิบัติตามที่ได้รับการปรับปรุง TTX ใช้ประโยชน์จาก M-Files เพื่อส่งมอบระบบอัตโนมัติการทำงานความรู้ที่ปลอดภัยและตอบสนองข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบและความเป็นส่วนตัวของข้อมูล เราได้เสริมความแข็งแกร่งให้กับการรักษาความปลอดภัยข้อมูลด้วยการนำการควบคุมการเข้าถึงที่กำหนดเอง นโยบายการเก็บข้อมูลอัตโนมัติ และลายน้ำมาใช้ การเปลี่ยนไปใช้ M-Files จะช่วยลดการพึ่งพา VPN ปรับปรุงโปรโตคอลความปลอดภัย และลดการใช้สำเนาทางกายภาพเพื่อลดความเสี่ยง “TTX และ M-Files ขับเคลื่อนการใช้งานโดยอิงตามกรณีการใช้งานเฉพาะ ตอบสนองความต้องการเฉพาะของแต่ละแผนกในขณะที่สอดคล้องกับนโยบายการกำกับดูแลและการเก็บรักษาข้อมูลทั่วทั้งบริษัท เป้าหมายหลักประการหนึ่งของ TTX คือการนำนโยบายการเก็บรักษาข้อมูลอัตโนมัติมาใช้เพื่อปรับปรุงการกำกับดูแลและลดการพึ่งพาการทำงานด้วยตนเอง M-Files รวมศูนย์บันทึกข้อมูลขององค์กร TTX เพื่อปรับปรุงความเป็นส่วนตัวและความปลอดภัยของข้อมูล และเพิ่มความสะดวกในการใช้งาน” Indira กล่าว เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานข้ามแผนก แพลตฟอร์มการจัดการรวมศูนย์ของ M-Files มอบสภาพแวดล้อมที่ทุกแผนกสามารถทำงานได้อย่างปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ, ทีมงานทรัพยากรบุคคล, กฎหมาย, การเงิน และไอทีสามารถจัดการเนื้อหาตามข้อกำหนดเฉพาะของแผนกของตนได้ และความสามารถในการค้นหาระดับองค์กรช่วยลดเวลาที่ใช้ในการค้นหาเอกสารได้อย่างมาก ฝ่ายยานพาหนะยังรายงานถึงประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นเนื่องจากการจัดการเอกสารที่ลดลงและการเข้าถึงข้อมูลสำคัญได้ดีขึ้น 「จากการนำ M-Files มาใช้ TTX สามารถปรับปรุงการจัดการข้อมูลในแต่ละแผนกได้ดีขึ้น อีกทั้งยังปรับปรุงความปลอดภัย, การปฏิบัติตามข้อกำหนด และคุณภาพการปฏิบัติงานในบทบาทสำคัญในฐานะที่เป็นแหล่งจัดเก็บข้อมูลรวมตู้รถไฟของอเมริกาเหนืออีกด้วย M-Files นำเสนอระบบที่ยืดหยุ่นและปลอดภัยซึ่งเหมาะกับความต้องการเฉพาะของธุรกิจของคุณ ส่งเสริมการทำงานร่วมกันภายในที่มากขึ้นในขณะที่ปกป้องความเป็นส่วนตัวของข้อมูล」 James Fitzgerald ผู้จัดการทั่วไป ฝ่ายวิเคราะห์ยานยนต์และการเพิ่มประสิทธิภาพกระบวนการ TTX ความสำเร็จอย่างต่อเนื่อง ในปี 2568 TTX วางแผนที่จะขยายการใช้งาน M-Files ไปสู่แผนกต่าง ๆ มากขึ้น และมุ่งเน้นไปที่การบูรณาการวิเคราะห์ที่ขับเคลื่อนด้วย AI และการทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์ เรากำลังสำรวจการปรับปรุงเพิ่มเติม เช่น คุณสมบัติการแจ้งเตือนอัตโนมัติสำหรับ M-Files Hubshare เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพในการทำงานอัตโนมัติของความรู้ และทำให้ปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบได้ง่ายขึ้น ในอนาคต เรามุ่งมั่นที่จะปรับปรุงกระบวนการปฏิบัติตามข้อกำหนดและธุรกิจของ TTX ให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นผ่านการแบ่งปันเอกสารที่มากขึ้น บทสรุป ความปลอดภัยของข้อมูลได้รับการปรับปรุงด้วยการควบคุมการเข้าถึงและการใส่ลายน้ำเฉพาะผู้ใช้สำหรับเอกสารสำคัญ นโยบายการเก็บข้อมูลอัตโนมัติและการแท็กข้อมูลเมตาโดยละเอียดช่วยปรับปรุงการปฏิบัติตามข้อกำหนดให้ดียิ่งขึ้น การนำการแบ่งปันข้อมูลแบบไร้กระดาษบนคลาวด์มาใช้ช่วยลดการพึ่งพาการแจกจ่ายเอกสารทางกายภาพและเพิ่มประสิทธิภาพ ขณะนี้มีการวางรากฐานสำหรับการปรับขนาดให้มีผู้ใช้มากกว่า 2,000 รายและผสานรวมฟีเจอร์ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ขั้นสูง

แนะนำบริษัท     National Golf Club มีประวัติและประสบการณ์ยาวนานกว่า 40 ปี โดยมอบบริการและสิ่งอำนวยความสะดวกด้านกอล์ฟที่ยอดเยี่ยมให้กับสมาชิก สโมสรกอล์ฟอันเก่าแก่แห่งนี้ให้บริการสมาชิกหลากหลายกว่า 3,200 คน ทั้งผู้ที่ชื่นชอบกอล์ฟสมัครเล่นไปจนถึงนักกอล์ฟมืออาชีพและลูกค้าองค์กร นอกจากกอล์ฟแล้ว รีสอร์ทยังมีสิ่งอำนวยความสะดวกต่าง ๆ มากมาย เช่น บริการรับประทานอาหาร, การจัดงาน, โปรช้อป และบริการฝึกสอน National Golf Club ต้องเผชิญกับความท้าทายจากระบบการประมวลผลการชำระเงินแบบกระดาษแบบเดิมที่ไม่มีประสิทธิภาพ เรานำ M-Files มาใช้ร่วมกับ Element3 เพื่อปรับปรุงการประมวลผลใบแจ้งหนี้โดยไม่ใช้กระดาษ M-Files ได้นำระบบการจัดเก็บข้อมูลด้วยมือไปเป็นดิจิทัล ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงของการทำสำเนาและสูญหาย และปรับปรุงประสิทธิภาพและความแม่นยำในแผนกการประมวลผลการชำระเงิน ยิ่งไปกว่านั้น การนำ M-Files มาใช้คาดว่าจะนำความเป็นดิจิทัลและการปรับปรุงประสิทธิภาพมาสู่แผนกอื่น ๆ ในคลับด้วยเช่นกัน ตัวอย่างเช่นในอนาคตงานต่าง ๆ เช่น การจัดการสมาชิกและการจัดการกิจกรรมจะสามารถดำเนินการได้ราบรื่นยิ่งขึ้นด้วยการใช้ M-Files ดังนั้น M-Files จึงมีบทบาทสำคัญในการปรับปรุงประสิทธิภาพและความแม่นยำในการดำเนินงานของ National Golf Club ประเด็นสำคัญก่อนนำ M-Files มาใช้ ความไม่มีประสิทธิภาพของบัญชีเจ้าหนี้ การประมวลผลการชำระเงินของ National Golf Club ก่อนหน้านี้ใช้กระดาษทั้งหมด ส่งผลให้การดำเนินงานไม่มีประสิทธิภาพหลายประการ ระบบเก่าบางครั้งทำให้ใบแจ้งหนี้ไม่ถูกจัดเก็บ ส่งผลให้ชำระเงินล่าช้าและเกิดความคลาดเคลื่อนทางการเงิน กระบวนการด้วยตนเองต้องมีการจัดการเอกสาร, การอนุมัติ และการจัดเก็บ ซึ่งต้องใช้ทรัพยากรมากและใช้เวลานาน นอกจากนี้ การจัดการเอกสารยังเป็นเรื่องยาก และบางครั้งพนักงานต้องค้นหาไฟล์ด้วยตนเองเมื่อมีคำถามเกี่ยวกับการชำระเงินเกิดขึ้น Eddie Warfield ผู้จัดการฝ่ายการเงินและบริหารของ The National Golf Club กล่าวว่า “ระบบเก่าทำให้การดำเนินงานของสโมสรล่าช้าลงอย่างมาก พนักงานต้องจัดการกับใบแจ้งหนี้ที่สูญหายหรือวางผิดที่อยู่เสมอ ซึ่งไม่เพียงแต่ทำให้กระบวนการจัดการข้อมูลของเราล่าช้าลงเท่านั้น แต่ยังส่งผลกระทบต่อความสัมพันธ์ของเรากับซัพพลายเออร์อีกด้วย” การมองเห็นและการติดตามที่จำกัด ระบบก่อนหน้านี้มีขีดความสามารถในการติดตามสถานะใบแจ้งหนี้ได้จำกัดและทำให้ยากต่อการดูสถานะว่าใบแจ้งหนี้ไปถึงขั้นตอนอนุมัติหรือยัง ส่งผลให้เกิดความล่าช้าบ่อยครั้ง การขาดการมองเห็นนี้ทำให้เจ้าหน้าที่ต้องใช้เวลามากเกินไปในการจัดการและค้นหาเอกสารทางกายภาพ แทนที่จะมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมการจัดการทางการเงินเชิงกลยุทธ์ “ผลกระทบที่ M-Files มีต่อกระบวนการทางธุรกิจของเรานั้นวัดค่าไม่ได้ และตัวชี้วัดก็แสดงให้เห็นได้ด้วยตัวเอง เวลาที่ใช้จัดการเอกสารลดลงอย่างมาก ทำให้ทีมงานสามารถมุ่งเน้นไปที่งานเชิงกลยุทธ์ได้มากขึ้น ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นและความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบที่ลดลงเป็นเครื่องพิสูจน์ถึงประสิทธิภาพของ M-Files ในการเปลี่ยนแปลงกระบวนการจัดการเอกสารของ The National Golf Club” Eddie Warfield ผู้จัดการฝ่ายการเงินและบริหาร The National Golf Club M-Files Solution การดำเนินการที่ปรับปรุงและเวิร์กโฟลว์แบบกำหนดเอง The National Golf Club ได้ดำเนินการชำระเงินแบบไร้กระดาษอย่างสมบูรณ์ ด้วยระบบการทำงานอัตโนมัติของความรู้ ใบแจ้งหนี้จะได้รับผ่านทางอีเมลและป้อนเข้าใน M-Files โดยตรง ที่นั่นใบแจ้งหนี้จะถูกเข้ารหัสและมอบหมายให้กับผู้จัดการที่เหมาะสมเพื่ออนุมัติ ระบบนี้ช่วยให้สามารถจัดการใบแจ้งหนี้ทุกฉบับอย่างเข้มงวด และติดตามและบันทึกความคืบหน้าของการอนุมัติได้แบบเรียลไทม์ “M-Files ได้เปลี่ยนแปลงวิธีการจัดการเอกสารของ The National Golf Club ไปอย่างสิ้นเชิง การทำให้กระบวนการทำงานเป็นอัตโนมัติช่วยลดการแทรกแซงด้วยมือได้อย่างมาก และการดำเนินงานก็มีประสิทธิภาพมากขึ้น” Eddie กล่าว โซลูชันการทำงานอัตโนมัติด้านความรู้ของ M-Files ได้รับการปรับแต่งให้ตรงตามความต้องการของ The National Golf Club โดยได้รับการสนับสนุนจากพันธมิตรการใช้งาน Element3 องค์กรต่าง ๆ มีความคิดนอกกรอบและกำหนดเวิร์กโฟลว์ที่กำหนดเอง ความยืดหยุ่นนี้เป็นสิ่งสำคัญในการปรับตัวให้เข้ากับความต้องการในการปฏิบัติงานและข้อกำหนดด้านความปลอดภัยที่เฉพาะเจาะจงของสโมสร “Element3 และ M-Files ได้สร้างเวิร์กโฟลว์ที่ออกแบบมาโดยเฉพาะเพื่อรองรับความต้องการเฉพาะของสโมสร การปรับสิทธิ์การออกใบแจ้งหนี้จะช่วยให้มั่นใจว่ามีเพียงแผนกที่เกี่ยวข้องเท่านั้นที่มีสิทธิ์เข้าถึง ซึ่งช่วยปรับปรุงการเข้าถึงในขณะที่ยังคงมาตรฐานความปลอดภัยเอาไว้” Eddie กล่าว “M-Files ได้ปฏิวัติวิธีการจัดการเอกสารของ National Golf Club ด้วยการทำให้กระบวนการต่าง ๆ เป็นระบบอัตโนมัติ คลับจึงลดความจำเป็นในการดำเนินการด้วยมือลงอย่างมาก ทำให้การดำเนินงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น” Eddie Warfield ผู้จัดการฝ่ายการเงินและบริหาร The National Golf Club ประโยชน์ของการแนะนำ ปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจและประสิทธิภาพ การใช้ M-Files เพื่อทำให้กระบวนการชำระบัญชีเป็นแบบอัตโนมัติช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพให้กับ National Golf Club อย่างมาก การประมวลผลเอกสารด้วยตนเองลดลงประมาณ 30-50% ช่วยให้พนักงานสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่มีมูลค่าสูงขึ้นได้ เวลาในการค้นหาเอกสารลดลง 40-60% เช่นกัน ช่วยปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานโดยรวม การนำ M-Files มาใช้ยังช่วยลดความเสี่ยงด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบได้อย่างมาก โดยปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามกฎระเบียบลดลงประมาณ 20-30% อัตราการเกิดเอกสารสูญหายหรือวางผิดที่ลดลงอย่างน้อย 90% ซึ่งมีบทบาทสำคัญในการรักษาการปฏิบัติตามกฎหมายของสโมสร “วิสัยทัศน์ของสโมสรกอล์ฟแห่งชาติคือการใช้ M-Files เพื่อขยายผลประโยชน์ที่ได้รับจากบัญชีเจ้าหนี้ให้ครอบคลุมทุกแผนกโดยทำให้เอกสารและข้อมูลทั้งหมดภายในธุรกิจเป็นดิจิทัล เข้าถึงได้และปลอดภัย วิสัยทัศน์นี้สนับสนุนความมุ่งมั่นของสโมสรในการพัฒนาอย่างต่อเนื่องและนวัตกรรมในการจัดการบันทึกทางประวัติศาสตร์อันยาวนานและการดำเนินงานประจำวันสำหรับนักกอล์ฟในปัจจุบันและอนาคต” Eddie Warfield ผู้จัดการฝ่ายการเงินและบริหาร The National Golf Club ความสำเร็จและการขยายตัวอย่างต่อเนื่อง หลังจากการนำ M-Files ไปใช้งานสำเร็จแล้ว National Golf Club มีแผนที่จะขยายการใช้งาน M-Files ไปยังแผนกอื่น ๆ เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพและการปฏิบัติตามข้อกำหนดทั่วทั้งองค์กร แผนการดังกล่าวรวมถึงการบูรณาการ M-Files เข้ากับการดำเนินงานของกอล์ฟและทีมจัดเลี้ยงเพื่อปรับปรุงการวางแผนกิจกรรมและปรับปรุงการให้บริการ นอกจากนี้ บริษัทกำลังพิจารณาใช้เครื่องมือปัญญาประดิษฐ์ (AI) ของ M-Files เพื่อปรับปรุงการบริการสมาชิกโดยการติดตามเมตริกการเล่นและการจัดการหลักสูตรที่ดีขึ้น Eddie กล่าวว่า “วิสัยทัศน์ของสโมสรกอล์ฟแห่งชาติคือการขยายผลประโยชน์ที่ได้รับจากแผนกบัญชีเจ้าหนี้ไปยังทุกแผนกโดยใช้ M-Files เพื่อแปลงเอกสารและข้อมูลทั้งหมดภายในธุรกิจให้เป็นดิจิทัล เข้าถึงได้และปลอดภัย วิสัยทัศน์นี้สนับสนุนความมุ่งมั่นของสโมสรในการปรับปรุงและสร้างสรรค์นวัตกรรมอย่างต่อเนื่องในการจัดการบันทึกทางประวัติศาสตร์อันยาวนานและการดำเนินงานประจำวันสำหรับนักกอล์ฟในปัจจุบันและอนาคต” บทสรุป การทำให้การทำงานความรู้เป็นระบบอัตโนมัติช่วยลดการประมวลผลเอกสารด้วยตนเอง ทำให้พนักงานสามารถมุ่งเน้นไปที่การริเริ่มเชิงกลยุทธ์ได้ ปรับปรุงการปฏิบัติตามข้อกำหนดและการรักษาความปลอดภัยในระบบจัดการเอกสาร การเรียกค้นเอกสารที่รวดเร็วยิ่งขึ้นและกระบวนการที่มีประสิทธิภาพมากขึ้นส่งผลให้ประสิทธิภาพการดำเนินงานเพิ่มมากขึ้น ได้มีการวางรากฐานไว้เพื่อการขยายตัวในอนาคตเพื่อปรับปรุงบริการและการดำเนินงานให้ดียิ่งขึ้น

แนะนำบริษัท Hood Sweeney Securities (HSS) เป็นบริษัทผู้ให้บริการระดับมืออาชีพที่มีฐานอยู่ในออสเตรเลียใต้ ซึ่งให้บริการด้านการบัญชี, การให้คำปรึกษาด้านธุรกิจ, การวางแผนทางการเงิน, การให้คำปรึกษาทางด้านเทคโนโลยีและการเติบโต ด้วยประสบการณ์เกือบ 50 ปี พนักงาน 140 คนของเราให้การสนับสนุนลูกค้ากว่า 3,000 รายจากสำนักงานใหญ่และสำนักงานภูมิภาคในแอดิเลด รวมถึงผู้ให้บริการด้านการดูแลสุขภาพ, เกษตรกร, ธุรกิจขนาดเล็ก, ธุรกิจที่บริหารโดยครอบครัว และบริษัทต่าง ๆ ที่ต้องการเติบโต Hood Sweeney Financial Planning Services (HSS) เผชิญกับความท้าทายหลายประการในการจัดการเอกสารเพื่อให้เป็นไปตามกฎระเบียบและการบริการลูกค้า ในขณะที่ระบบการจัดการเอกสารที่มีอยู่นั้นใกล้จะสิ้นสุดอายุการใช้งาน การดำเนินงานต่าง ๆ ก็เริ่มมีประสิทธิภาพน้อยลง และระบบก็เริ่มเกิดข้อผิดพลาด ซึ่งส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการผลิตและมาตรฐานการปฏิบัติตาม ฝ่ายบริหารของ HSS กำลังมองหาโซลูชันดิจิทัลที่มีความยืดหยุ่นมากขึ้นซึ่งสามารถตอบสนองความต้องการที่ซับซ้อนของบริการทางการเงินได้ โดยเฉพาะในสภาพแวดล้อมที่มีข้อกำหนดปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัด HSS นำ M-Files มาใช้งานซึ่งมีคุณลักษณะขั้นสูงเพื่อเปลี่ยนกระบวนการจัดการเอกสารให้กลายเป็นระบบอัตโนมัติการทำงานด้านความรู้ที่เป็นแบบไดนามิก มีประสิทธิภาพและปลอดภัย ประเด็นสำคัญก่อนนำ M-Files มาใช้ ระบบที่เสื่อมสภาพและข้อจำกัดในการทำงาน ระบบการจัดการเอกสารเก่าของ HSS ได้ดำเนินการมาเป็นเวลา 10 กว่าปีแล้วและใกล้จะสิ้นสุดอายุการใช้งาน และการสนับสนุนสำหรับระบบดังกล่าวก็ได้สิ้นสุดลงแล้ว ส่งผลให้ประสิทธิภาพในการปฏิบัติงานไม่ชัดเจนมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่ง ระบบที่มีอยู่มีข้อจำกัดด้านข้อมูลเมตาที่ทำให้การแท็ก, ค้นหา และจัดระเบียบเอกสารทำได้ยาก ดังนั้น จึงมีความจำเป็นต้องย้ายไปสู่ระบบที่ครอบคลุมมากขึ้น ซึ่งสามารถจัดการกับข้อมูลเมตาที่ซับซ้อนได้อย่างง่ายดาย Celine Barnes ผู้จัดการฝ่ายธุรกิจให้คำปรึกษาของ HSS กล่าวว่า “ระบบเก่าไม่เพียงแต่มีปัญหาขัดข้องเป็นประจำเท่านั้น แต่ยังไม่สามารถตอบสนองความต้องการที่เพิ่มขึ้นของ HSS ได้อีกด้วย ไม่สามารถจัดระเบียบและค้นหาเอกสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งทำให้ HSS ไม่สามารถจัดการข้อมูลลูกค้าได้ และการไม่สามารถรวบรวมเอกสารที่เกี่ยวข้องทั้งหมดไว้ในที่เดียวถือเป็นปัญหาสำคัญในแง่ของการตรวจสอบและการปฏิบัติตามกฎระเบียบ” ข้อกำหนดการปฏิบัติตามที่พัฒนาอย่างต่อเนื่อง ในขณะที่ความต้องการด้านกฎระเบียบในภาคบริการทางการเงินมีการเปลี่ยนแปลง ระบบการจัดการเอกสารที่มีอยู่ก็ไม่สามารถตอบสนองได้อีกต่อไป เนื่องจากความต้องการความปลอดภัยของข้อมูลที่เข้มงวดยิ่งขึ้นและกระบวนการจัดการเอกสารที่ตรวจสอบได้เพิ่มขึ้น HSS จึงต้องการโซลูชันที่สามารถช่วยปกป้องข้อมูลลูกค้าและรักษาความโปร่งใสในการดำเนินงานในขณะที่ปฏิบัติตามกฎระเบียบที่เข้มงวดยิ่งขึ้น Celine Burns กล่าวว่า “กฎระเบียบต่าง ๆ กำลังเข้มงวดมากขึ้น และระบบที่มีอยู่ของเราไม่สามารถตอบสนองความต้องการด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบใหม่ ๆ ได้ เราจำเป็นต้องปรับปรุงประสิทธิภาพ เสริมสร้างความสามารถในการปฏิบัติตามกฎระเบียบ และตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำแนะนำและการโต้ตอบกับลูกค้าทั้งหมดได้รับการบันทึกและตรวจสอบย้อนกลับได้เพื่อวัตถุประสงค์ในการตรวจสอบ” “M-Files ไม่เพียงแต่ช่วยแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าของ HSS เท่านั้น แต่ยังช่วยเตรียมความพร้อมให้เราสำหรับความสำเร็จในอนาคตอีกด้วย ตอนนี้ เราเห็นอนาคตที่ข้อมูลและเอกสารทั้งหมดของ HSS จะถูกแปลงเป็นดิจิทัล เข้าถึงได้ และเหนือสิ่งอื่นใดคือปลอดภัย” Celine Barnes ผู้จัดการฝ่ายธุรกิจคำแนะนำ บริษัท Hood Sweeney Securities โซลูชัน M-Files โซลูชันที่เหมาะกับความต้องการของแผนกของคุณ HSS ตระหนักถึงความจำเป็นในการใช้โซลูชันการทำงานอัตโนมัติของความรู้ที่ปรับแต่งให้เหมาะกับการส่งมอบบริการ และจึงประเมินระบบที่เหมาะสมที่สุด ด้วยเหตุนี้ Financial Planning Services จึงเลือก M-Files เพราะสามารถจัดการข้อมูลเมตาได้อย่างยืดหยุ่น, มีคุณสมบัติด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด และความสามารถ OCR “เราได้ทำการวิจัยระบบต่างๆ และพบว่า M-Files เหมาะกับ HSS ที่สุด เนื่องจากมีฟีเจอร์ที่ช่วยให้การเขียนคำแนะนำและการจัดเก็บจดหมายที่เกี่ยวข้องกับการลงทุนของลูกค้าเป็นไปอย่างราบรื่น” Celine กล่าว การนำ M-Files มาใช้ได้รับการวางแผนมาเพื่อลดผลกระทบต่อการดำเนินงานประจำวัน และได้รับการทดสอบและปรับแต่งอย่างละเอียดโดยใช้ห้องนิรภัยการพัฒนา “HSS ทำงานอย่างใกล้ชิดกับทีมงาน M-Files ตลอดขั้นตอนการค้นพบและการวางแผน โดยทดสอบระบบอย่างละเอียดถี่ถ้วนก่อนใช้งานจริง” Celine กล่าว “HSS ช่วยประหยัดเวลาเฉลี่ยสองชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการคัดแยกเอกสารเพียงอย่างเดียว การใช้ทรัพยากรในการสแกนเอกสารในห้องจัดเก็บเอกสารก็ลดลงจากประมาณ 20-25 ชั่วโมงต่อปี และ 10 ชั่วโมงสำหรับชุดภาษีประจำปี เหลือเพียงเล็กน้อย นอกจากนี้ ทีมเขียนคำแนะนำของ HSS ยังประหยัดเวลาได้ 15-20 นาทีต่อคำแนะนำ ซึ่งมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นอย่างมากเมื่อพิจารณาว่าเมื่อปีที่แล้วพวกเขาประมวลผลคำแนะนำไปแล้ว 171 ฉบับ” Celine Barnes ผู้จัดการฝ่ายธุรกิจคำแนะนำ บริษัท Hood Sweeney Securities ประโยชน์ของการแนะนำ ปรับปรุงการบันทึกและการทำงานร่วมกัน นับตั้งแต่นำ M-Files มาใช้ ทีมงาน HSS ก็ได้เห็นการปรับปรุงที่สำคัญในด้านการจัดเก็บข้อมูลและประสิทธิภาพการดำเนินงาน ระบบการจัดการบันทึกดิจิทัลใหม่ทำให้การจัดเก็บและค้นหาเอกสารมีประสิทธิภาพมากขึ้น ช่วยลดเวลาที่ใช้ไปกับงานธุรการได้อย่างมาก การเปลี่ยนแปลงนี้ทำให้พนักงานสามารถมุ่งเน้นไปที่กิจกรรมที่มีมูลค่าสูง ทำให้ผลผลิตเพิ่มขึ้นทั่วทั้งแผนก “HSS ช่วยประหยัดเวลาเฉลี่ยสองชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการจัดระเบียบเอกสารเพียงอย่างเดียว การใช้ทรัพยากรสำหรับการสแกนเอกสารในห้องเก็บเอกสารก็ลดลงจากประมาณ 20-25 ชั่วโมงต่อปี และ 10 ชั่วโมงสำหรับชุดภาษีประจำปี เหลือเพียงเล็กน้อย นอกจากนี้ ทีมเขียนคำแนะนำของ HSS ยังประหยัดเวลาได้ 15-20 นาทีต่อคำแนะนำ ซึ่งถือเป็นการเพิ่มประสิทธิภาพที่มากเมื่อพิจารณาว่าพวกเขาประมวลผลคำแนะนำ 171 ฉบับในปีที่แล้ว” Celine กล่าว การบูรณาการ M-Files ยังช่วยปรับปรุงการทำงานร่วมกันระหว่างสมาชิกในทีม ทำให้เชื่อมโยงเอกสารและข้อมูลระหว่างแผนกต่าง ๆ ได้ง่ายยิ่งขึ้น สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งในการจัดการความสัมพันธ์กับลูกค้า “สมัยที่พนักงาน HSS ต้องคัดแยกและจัดเก็บจดหมายหลายฉบับด้วยตนเองนั้นหมดไปแล้ว และไม่ต้องเสียเวลาค้นหาเอกสารที่เกี่ยวข้องซึ่งใช้สร้างคำแนะนำเพื่อตรวจสอบหรืออ้างอิงในภายหลังอีกต่อไป ปัจจุบันสามารถค้นหาเอกสารได้ภายในไม่กี่วินาที ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพได้อย่างมาก” Celine Barnes ผู้จัดการฝ่ายธุรกิจคำแนะนำ บริษัท Hood Sweeney Securities การปฏิบัติตามและความปลอดภัยที่ได้รับการปรับปรุง M-Files ช่วยให้ HSS สามารถเสริมความแข็งแกร่งให้กับกระบวนการจัดการข้อมูลด้วยคุณลักษณะด้านความปลอดภัยขั้นสูงและเครื่องมือการปฏิบัติตามกฎระเบียบ, การตรวจสอบและแจ้งเตือนแบบเรียลไทม์ช่วยป้องกันการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต จัดการเอกสารทั้งหมดให้สอดคล้องกับกฎระเบียบทางการเงินที่เคร่งครัด, จัดทำเส้นทางการตรวจสอบที่ชัดเจน และจัดการงานที่เกี่ยวข้องกับการปฏิบัติตามกฎระเบียบให้เป็นแบบอัตโนมัติ, ระบบอัตโนมัตินี้เพิ่มความโปร่งใสในการปฏิบัติงาน, ปกป้ององค์กรจากความเสี่ยงทางกฎหมาย และเสริมสร้างความน่าเชื่อถือ สิ่งนี้ช่วยให้ HSS สามารถปฏิบัติตามมาตรฐานการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่เข้มงวดได้อย่างมีประสิทธิภาพ และเร่งเวลาตอบสนองระหว่างการตรวจสอบกฎระเบียบ แนวโน้มและการขยายตัว เนื่องจากความสำเร็จของ M-Files ทำให้แผนกอื่น ๆ ของ Hood Sweeney กำลังพิจารณาที่จะนำมาใช้งานด้วย HSS มุ่งมั่นที่จะรวมความสามารถขั้นสูง เช่น เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติและการวิเคราะห์ที่ขับเคลื่อนด้วย AI เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพต่อไป เรายังมีแผนที่จะบูรณาการกับพอร์ทัลไคลเอนต์และความสามารถของลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์เพื่อปรับปรุงการโต้ตอบกับลูกค้าและปรับปรุงประสบการณ์โดยรวม “M-Files ช่วยแก้ปัญหาให้กับ HSS และปูทางไปสู่ความสำเร็จในอนาคต ขณะนี้ เรากำลังมุ่งหน้าสู่อนาคตที่ข้อมูลและเอกสารทั้งหมดจะถูกแปลงเป็นดิจิทัล, ปลอดภัย และเข้าถึงได้” Celine กล่าว สรุป ลดเวลาการบริหารและเพิ่มผลงานของพนักงาน รับรองว่ามีการปฏิบัติตามอย่างเคร่งครัดและรักษาความปลอดภัยของข้อมูลในทุกการดำเนินงานของคุณ ปรับปรุงการทำงานร่วมกันภายในและการตอบสนองการบริการลูกค้า วางรากฐานสำหรับความก้าวหน้าทางเทคโนโลยีในอนาคตและการเพิ่มประสิทธิภาพ “M-Files ไม่เพียงแต่ช่วยแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้าของ HSS เท่านั้น แต่ยังช่วยเตรียมความพร้อมให้เราสำหรับความสำเร็จในอนาคตอีกด้วย ตอนนี้ เราเห็นอนาคตที่ข้อมูลและเอกสารทั้งหมดของ HSS จะถูกแปลงเป็นดิจิทัล เข้าถึงได้ และเหนือสิ่งอื่นใดคือปลอดภัย” Celine Barnes ผู้จัดการฝ่ายธุรกิจคำแนะนำ บริษัท Hood Sweeney Securities

แนะนำบริษัท Kaisanet ซึ่งก่อตั้งขึ้นในปี 2011 เป็นผู้ให้บริการด้านการสื่อสารและไอทีที่ตั้งอยู่ในประเทศฟินแลนด์ บริษัทมีพนักงานมากกว่า 60 คน และนำเสนอบริการที่หลากหลาย รวมถึงโซลูชันการสื่อสาร, เครือข่ายเคเบิลทีวี และบริการไอทีผ่านทางบริษัทในเครือ DataEnter บริษัทให้บริการลูกค้าผู้บริโภคและธุรกิจส่วนใหญ่ในภูมิภาค Kainuu และ North Savonia ของประเทศฟินแลนด์ และยังสร้างเครือข่ายไฟเบอร์ออปติกและบำรุงรักษาเสาเครือข่ายมือถือสำหรับผู้ให้บริการอีกด้วย บริษัทมีมรดกอันยาวนานเนื่องจากเป็นเจ้าของร่วมกันโดยบริษัทโทรศัพท์สองแห่งที่มีประวัติยาวนานกว่า 100 ปี ได้แก่ Kainuun Puhelinosuuskunta (KPO) และ Puhelinosuuskunta IPY ซึ่งความเชี่ยวชาญด้านการสื่อสารของพวกเขายังคงดำเนินต่อไปจนถึงปัจจุบัน ประเด็นสำคัญก่อนนำ M-Files มาใช้ Kaisanet สืบทอดเอกสารและนโยบายการเข้าถึงจากบริษัทแม่สองแห่ง ซึ่งทำให้การจัดการเอกสารไม่ต่อเนื่องและยุ่งยาก พนักงานต้องค้นหาผ่านไดรฟ์เครือข่ายสองแห่งและโครงสร้างโฟลเดอร์ที่ซับซ้อน ทำให้ยากต่อการระบุเอกสารที่เป็นปัจจุบันและถูกต้องที่สุด การไม่มีระบบการจัดการเอกสารแบบรวมศูนย์ทำให้พวกเขาต้องดิ้นรนกับการควบคุมเวอร์ชันและเอกสารปริมาณมาก ส่งผลให้ไม่มีประสิทธิภาพและเกิดความหงุดหงิด ด้วยเหตุนี้ Kaisanet จึงตระหนักถึงความจำเป็นในการใช้โซลูชันแบบรวมศูนย์ที่จะปรับปรุงการจัดการเอกสารและให้แหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้เพียงแหล่งเดียว “หากไม่มี M-Files ก็คงไม่สามารถจัดการเอกสารและสำเนาทั้งหมดได้ นี่คือวิธีแก้ปัญหาเดียวเท่านั้น” — Päivi Mikkonen, ผู้จัดการฝ่าย IT, Kaisanet โซลูชัน M-Files Kaisanet นำ M-Files มาใช้เพื่อรวมศูนย์และปรับปรุงการจัดการเอกสาร แนวทางที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเมตาทำให้สามารถค้นหาและเรียกค้นเอกสารได้ง่ายขึ้น โดยขจัดความซับซ้อนของลำดับชั้นของโฟลเดอร์แบบเดิม นอกจากนี้ยังมีการนำเสนอมุมมองแบบกำหนดเองที่ปรับให้เหมาะกับแต่ละแผนกเพื่อปรับปรุงการเข้าถึง นอกจากนี้ ความสามารถในการจัดการโครงการยังได้รับการปรับปรุงอย่างมากผ่านการใช้ข้อมูลเมตาในการติดตามเอกสารที่เกี่ยวข้องกับโครงการ “หากมีเอกสาร เอกสารนั้นจะอยู่ใน M-Files พนักงานไม่จำเป็นต้องค้นหาใน SharePoint หรือไดรฟ์เครือข่ายหรือที่อื่นใด” — Päivi Mikkonen, ผู้จัดการฝ่าย IT, Kaisanet Kaisanet นำความสามารถในการจัดการเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติของ M-Files มาใช้เพื่อปรับกระบวนการต่าง ๆ เช่น การอนุมัติเอกสาร, การจัดการเหตุการณ์ และการร้องขอบริการให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ด้วยการบูรณาการห้องนิรภัยการจัดการบริการไอทีเข้ากับระบบการจัดการไอทีของบริษัทในเครือ DataEnter ทำให้การจัดการเหตุการณ์และคำขอของลูกค้ามีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น นอกจากนี้ เรายังใช้ประโยชน์จาก M-Files Hubshare เพื่อปรับปรุงการทำงานร่วมกันกับ DataEnter และพันธมิตรภายนอกรายอื่น ๆ Hubshare สร้างพื้นที่ทำงานร่วมกันซึ่งบุคคลภายนอกที่ได้รับอนุญาตสามารถเข้าถึงและแก้ไขเอกสารได้อย่างปลอดภัย วิธีนี้ช่วยให้ข้อมูลอัปเดตและลดความเสี่ยงที่เกิดข้อผิดพลาด คุณลักษณะเหล่านี้ช่วยให้ Kaisanet สามารถปรับปรุงการจัดการเอกสารและการจัดการโครงการได้อย่างมีนัยสำคัญ ส่งผลให้มีประสิทธิภาพและความถูกต้องแม่นยำในการทำงานเพิ่มมากขึ้น ผลลัพธ์ ด้วยการนำ M-Files มาใช้ Kaisanet ได้เห็นการปรับปรุงที่สำคัญในด้านการจัดการข้อมูลและการดำเนินธุรกิจ การรวบรวมเอกสารทั้งหมดไว้ในที่เก็บข้อมูลส่วนกลางจะช่วยลดความแตกแยกและความไม่มีประสิทธิภาพ และทำให้พนักงานมีแหล่งข้อมูลที่เชื่อถือได้เพียงแหล่งเดียว เวลาในการค้นหาเอกสารลดลง และความเสี่ยงของข้อผิดพลาดอันเนื่องมาจากไฟล์ที่ล้าสมัยหรือซ้ำกันก็ลดลงเช่นกัน แนวทางที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเมตาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการผลิตและมุมมองที่กำหนดเองเฉพาะแผนกช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน การแบ่งปันเอกสารและการทำงานร่วมกันอย่างราบรื่นด้วย M-Files Hubshare M-Files ช่วยปรับปรุงการบริการลูกค้าของ Kaisanet ให้ดีขึ้นอย่างมาก ด้วยมุมมองที่ปรับแต่งได้และการเข้าถึงฐานความรู้ที่ครอบคลุม ทีมงานบริการลูกค้าสามารถรับข้อมูลที่จำเป็นได้อย่างรวดเร็วเพื่อช่วยเหลือลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ การบูรณาการกับ M-Files Hubshare ช่วยให้สามารถแบ่งปันเอกสารและทำงานร่วมกันกับพันธมิตรภายนอกและบริษัทในเครืออย่าง DataEnter ได้อย่างราบรื่น ช่วยให้เข้าถึงข้อมูลล่าสุดและทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ “ทีมบริการลูกค้าของเราเป็นกลุ่มแรก ๆ ที่ขอข้อมูลเพิ่มเติมและการฝึกอบรมเกี่ยวกับวิธีใช้ M-Files ตอนนี้พวกเขาสามารถค้นหาเอกสารที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและพอใจกับฐานความรู้ที่ได้รับ” Päivi กล่าว “M-Files เปรียบเสมือนมีดพกแบบสวิส มีประโยชน์หลายอย่างและเราเองก็ทำอะไรได้หลายอย่าง” — Päivi Mikkonen, ผู้จัดการฝ่าย IT, Kaisanet แผนการในอนาคต Kaisanet วางแผนที่จะปรับปรุงการทำงานร่วมกันโดยการบูรณาการ M-Files เข้ากับเครื่องมือ Microsoft 365 เพื่อให้สามารถเขียนเอกสารร่วมกันได้ เรากำลังพิจารณาการย้ายระบบเอ็กซ์ทราเน็ตของเราจาก SharePoint ไปยัง M-Files ด้วย เมื่อมี M-Files แล้ว พนักงานก็มีเครื่องมือและข้อมูลที่จำเป็นในการทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น การจัดการข้อมูลที่สอดคล้องและแม่นยำของ M-Files ช่วยเพิ่มความน่าเชื่อถือของ Kaisanet และวางรากฐานสำหรับการเติบโตและความสามารถในการปรับขนาดในอนาคต ด้วยโครงสร้างที่ยืดหยุ่นและขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเมตา M-Files ช่วยให้ Kaisanet ปรับตัวและขยายแนวทางการจัดการเอกสารได้อย่างง่ายดายเมื่อมีการเปลี่ยนแปลง

ในฐานะที่เป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์ของ Madgwicks Lawyers พวกเขาได้แนะนำพอร์ทัลการทำงานร่วมกันของ Hubshare เพื่อปรับปรุงแนวทางในการให้บริการลูกค้าที่ต้องการรับข้อมูลทางธุรกิจที่สำคัญตลอดเวลา เปิดตัวเมื่อปลายปี 2019 ความคิดริเริ่มนี้ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าประสบความสำเร็จอย่างมากและเป็นกุญแจสำคัญในการปรับปรุงรูปแบบการมีส่วนร่วมของลูกค้าของเราผ่านแพลตฟอร์มดิจิทัลของเรา พอร์ทัลแบบไดนามิกของ Hubshare ช่วยให้บริษัทต่าง ๆ สามารถสื่อสารและทำงานร่วมกันทางออนไลน์กับลูกค้าผ่านพื้นที่ทำงานที่ปลอดภัย “การตัดสินใจเลือกใช้ Hubshare เป็นทางเลือกที่เหมาะสม เนื่องจากไม่เพียงแต่นำเสนอฟีเจอร์ที่เราต้องการ แต่ยังมีส่วนต่อประสานผู้ใช้ที่ใช้งานง่ายเพื่อให้ลูกค้านำไปใช้ได้ง่าย ด้วยรูปแบบทางการเงินที่โปร่งใสซึ่งไม่มีภาระผูกพันด้านข้อมูลราคาแพงหรือค่าใช้จ่ายแอบแฝง การตัดสินใจเป็นไปอย่างราบรื่น ขณะนี้ Madgwicks Leasing and Franchise Group ใช้การทำงานร่วมกันแบบมีตราสินค้าที่ปลอดภัยของ Hubshare สำหรับการเข้าถึงลูกค้า เรากำลังตรวจสอบตัวเลือกเพื่อขยายการใช้งาน Hubshare ซึ่งเป็นคุณลักษณะเอกซ์ทราเน็ตที่นำเสนอข้อมูลและไฟล์ที่สำคัญในพื้นที่ทำงานทั่วทั้งกลุ่ม การปฏิบัติขององค์กรในสถานที่ที่เหมาะสม” Scott Butler ผู้จัดการฝ่ายไอทีของ Madgwicks Lawyers กล่าว วัตถุประสงค์ เสริมแนวทางของคุณในการให้บริการลูกค้าที่ต้องการมีส่วนร่วมทางอิเล็กทรอนิกส์และรับข้อมูลทางธุรกิจที่สำคัญตลอดเวลา วิธีการแก้ Hubshare เป็นโซลูชันการทำงานร่วมกันที่เป็นนวัตกรรมใหม่ที่ช่วยให้ธุรกิจสามารถเชื่อมต่อกับลูกค้าแบบดิจิทัลและให้ข้อมูลที่สำคัญแก่พวกเขา โซลูชันช่วยเสริมรูปแบบการดำเนินงานที่มีอยู่ผ่านการผสานรวมกับเอกสาร, แนวทางปฏิบัติ และกรณีต่าง ๆ ได้อย่างราบรื่น ด้วยพอร์ทัลไคลเอนต์ที่มีแบรนด์และปรับแต่งได้ M-Files และ Hubshare มอบประสบการณ์ลูกค้าดิจิทัลที่ดีที่สุดในระดับเดียวกัน โดยเป็นผู้บุกเบิกการขับเคลื่อนสู่ดิจิทัลและปรับปรุงประสบการณ์ลูกค้าดิจิทัล ข้อมูลทั้งหมดไม่ว่าจะเก็บไว้ที่ใด สามารถเข้าถึงและจัดการได้ตามกระบวนการที่ตกลงกันโดยทั่วไป ข้อบังคับทางกฎหมายหรือเอกสารมาตรฐานอุตสาหกรรม, บุคลากร, กระบวนการ, การอภิปราย ฯลฯ ถูกรวมเข้าในโซลูชันพื้นที่ทำงานเสมือนโดยไม่มีข้อมูลซ้ำซ้อน, ขจัดเวอร์ชันที่ไม่ซิงค์ และสร้างความมั่นใจในการควบคุมเวอร์ชัน

Harwood Andrews เป็นบริษัทกฎหมายที่ใหญ่ที่สุดของออสเตรเลีย โดยมีทีมงานที่มีความสามารถหลากหลาย 170 คน รวมถึงทนายความ, ที่ปรึกษาพิเศษ และเจ้าหน้าที่ฝ่ายสนับสนุน Harwood Andrews ซึ่งเป็นบริษัทในเครือ Lantern Legal Group ได้รับการยอมรับว่าเป็นสำนักงานกฎหมายที่มีความก้าวหน้า และมุ่งมั่นที่จะให้บริการโซลูชั่นเชิงพาณิชย์ในเชิงบวกแก่ลูกค้า หลังจากได้รับรางวัลอันทรงเกียรติสำหรับทนายความในปี 2017 CEO Andrew Burns กล่าวว่า “สาเหตุหลักมาจากการนำผลิตภัณฑ์ดิจิทัลมาใช้ซึ่งทำให้ลูกค้ามีวิธีใหม่ในการติดต่อกับเรา” Harwood Andrews ได้พัฒนาบริการออนไลน์ที่หลากหลายรวมถึงพอร์ทัลไคลเอ็นต์แบบโต้ตอบ Hubshare ในปี 2017 วัตถุประสงค์ การรักษาลูกค้ามีความสำคัญมากขึ้นเรื่อย ๆ สำหรับสำนักงานกฎหมาย และ Harwood Andrews ต้องการให้แน่ใจว่าลูกค้าได้รับบริการที่ดีที่สุด บริษัทตัดสินใจว่าต้องการพื้นที่ส่วนกลางที่ลูกค้าสามารถเข้าถึงข้อมูลและเอกสารได้ทุกเมื่อที่เหมาะสม ในระบบปัจจุบันลูกค้าต้องรอจนกว่าทนายความจะส่งเอกสาร วิธีการแก้ Hubshare ได้รับเลือกให้เป็นพอร์ทัลเอ็กซ์ทราเน็ตของไคลเอ็นต์และดำเนินการในเดือนเมษายน 2017 ด้วยการเลือก Hubshare ผู้ใช้สามารถแชร์ไฟล์ได้อย่างปลอดภัยและสร้างพอร์ทัลไคลเอนต์ส่วนบุคคลซึ่งพวกเขาสามารถติดตามปัญหาของลูกค้าได้ เป็นมิตรกับผู้ใช้ แตกต่างจากโซลูชันอื่น ๆ จำเป็นต้องมีการฝึกอบรมเพียงเล็กน้อยเพื่อสร้างฮับ, อินเทอร์เฟซ, เทมเพลต และเครื่องมือวิซาร์ดที่ใช้งานง่ายของฮับจะแนะนำคุณตลอดกระบวนการ “Wizard นั้นง่าย เพียงกรอกชื่อสิ่งที่คุณเรียกว่าฮับ แล้วคุณสามารถเพิ่มและปรับแต่งโลโก้ของลูกค้าของคุณได้ และทำได้ง่าย ๆ ในไม่กี่คลิก จากนั้นพวกเขามักจะอัปโหลดเอกสาร, เพิ่มผู้ใช้ที่จะได้รับการแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติว่าพวกเขาถูกเพิ่มในฮับนี้” Dana อธิบาย ผู้ใช้ประหยัดเวลาและไม่ต้องรอให้ฝ่าย IT แก้ไขปัญหาหรือสร้างฮับสำหรับลูกค้าใหม่ด้วยการไม่พึ่งพา IT เพื่อสร้างฮับ อีกคุณสมบัติหนึ่งที่ Harwood Andrews ใช้บ่อยคือเทมเพลตที่กำหนดค่าไว้ล่วงหน้า สิ่งเหล่านี้สามารถสร้าง, แก้ไข และปรับแต่งให้เหมาะกับทีมใดทีมหนึ่งได้ ทำให้ง่ายต่อการสร้างฮับใหม่สำหรับลูกค้า เพียงเปลี่ยนรูปลักษณ์ เช่น โลโก้ จากนั้นอัปโหลดเอกสารและไฟล์