แนะนำบริษัท

ในฐานะผู้ให้บริการด้านการดูแลสุขภาพชั้นนำของยุโรป PHOENIX Group มีบทบาทสำคัญในการเชื่อมโยงโรงพยาบาล, ร้านขายยา, แพทย์ และผู้ป่วยใน 29 ประเทศ บริษัทมีพนักงานมากกว่า 48,000 คนและมีสถานที่จัดการโลจิสติกส์มากกว่า 200 แห่ง ดำเนินงานสอดคล้องกับแนวปฏิบัติด้านอุตสาหกรรมยาที่เข้มงวด (เช่น GDP และ GMP) เพื่อให้มั่นใจถึงการปฏิบัติตามข้อกำหนดและปรับปรุงขั้นตอนการทำงาน PHOENIX ได้ย้ายจากระบบกระดาษไปเป็นระบบจัดการคุณภาพทางอิเล็กทรอนิกส์แบบรวมศูนย์ (EQMS) ที่รองรับโดย M-Files

ประเด็นสำคัญก่อนนำ M-Files มาใช้

PHOENIX อยู่ภายใต้การควบคุมของอุตสาหกรรมยาอย่างเข้มงวดและปฏิบัติตามแนวปฏิบัติ เช่น แนวทางปฏิบัติที่ดีในการจัดจำหน่าย (GDP) และแนวทางปฏิบัติที่ดีในการผลิต (GMP) เพื่อให้มั่นใจว่าเป็นไปตามข้อกำหนดตลอดห่วงโซ่อุปทานของเรา

ก่อนที่จะนำ M-Files มาใช้ สถานที่ใน PHOENIX หลายแห่งใช้ระบบกระดาษ ซึ่งต้องใช้ความพยายามอย่างมากในการจัดการด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนด, ประสิทธิภาพการดำเนินงานลดลง และเพิ่มต้นทุนการดำเนินงาน ในระหว่างการตรวจสอบและการตรวจสอบ พบว่าวิธีปฏิบัติงานปัจจุบันไม่ตรงตามมาตรฐานสมัยใหม่

ฝ่ายบริหารมอบหมายให้คุณตรวจสอบและประเมินระบบการจัดการเอกสาร (DMS) ที่มีอยู่ขององค์กรของคุณ โดยมีจุดมุ่งหมายเพื่อลดต้นทุน “แรงกระตุ้นเบื้องต้นเกิดขึ้นเมื่อฝ่ายบริหารขอให้เราทำการศึกษาระบบจัดการเอกสารต่าง ๆ ที่ใช้ภายในกลุ่มของเรา และค้นหาแอปพลิเคชันที่ดีที่สุดที่จะช่วยประหยัดต้นทุนได้ในที่สุด” Dr. Ingo Florian หัวหน้าฝ่ายบริหารคุณภาพองค์กรของ PHOENIX Group กล่าว

「เราตัดสินใจเลือก M-Files และยังคงมั่นใจในคำตัดสินใจนั้น ท้ายที่สุดความสำเร็จในแต่ละประเทศทำให้เราได้รับคำตอบกลับว่าการตัดสินใจนั้นถูกต้อง」

Dr. Ingo Florian หัวหน้าฝ่ายคุณภาพองค์กรของ Phoenix Group

โซลูชัน M-Files

หลังจากการประเมินอย่างละเอียดถี่ถ้วนแล้ว M-Files ได้รับเลือกให้เป็นระบบที่เหมาะสมที่สุดสำหรับ PHOENIX Group “หลังจากพิจารณาถึงฟังก์ชันการใช้งาน, ต้นทุน และประสิทธิภาพแล้ว M-Files จึงกลายเป็นตัวเลือกที่ดีที่สุดสำหรับเรา” Ingo กล่าว

• ประสิทธิภาพด้วย M-Files Pilot และ Standardized Vault

ระบบดังกล่าวถูกนำไปใช้งานครั้งแรกในประเทศนำร่องและจากการเรียนรู้ดังกล่าว PHOENIX ก็ได้พัฒนาระบบนิรภัยมาตรฐานเพื่อเปิดตัวในประเทศและบริษัทในเครืออื่น ๆ แนวทางมาตรฐานนี้ช่วยให้เกิดความสอดคล้องกันแต่ยังคงสามารถปรับแต่งตามท้องถิ่นได้ ห้องนิรภัยมาตรฐานประกอบด้วยแอปพลิเคชันสี่รายการ ได้แก่ DMS, การไม่ปฏิบัติตามข้อกำหนดและ CAPA, การจัดการการเปลี่ยนแปลง และการจัดการการตรวจสอบ โดยแต่ละประเทศหรือบริษัทในเครือสามารถปรับเปลี่ยนการกำหนดค่าตามต้องการได้

Vault มาตรฐานที่มีเวิร์กโฟลว์และฟิลด์ข้อมูลเมตาที่ได้รับการกำหนดค่าช่วยให้บริษัทในเครือสามารถนำ M-Files ไปใช้ได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยใช้ระบบที่เป็นหนึ่งเดียวและสอดประสานกันมากขึ้นภายใน PHOENIX Group นอกจากนี้ Corporate QM ยังตรวจสอบมาตรฐาน Vault สำหรับเวิร์กโฟลว์ที่กำหนดไว้และฟังก์ชันหลัก ซึ่งช่วยลดความพยายามในการตรวจสอบในแต่ละประเทศได้อย่างมาก

「เราได้สร้างที่เก็บข้อมูลมาตรฐานที่รองรับทั้งสี่แอปพลิเคชัน ได้แก่ DMS การไม่เป็นไปตามมาตรฐานและ CAPA (การดำเนินการแก้ไขและการดำเนินการป้องกัน) การจัดการการเปลี่ยนแปลง และการจัดการการตรวจสอบ แน่นอนว่าประเทศและบริษัทในเครือได้รับอนุญาตให้กำหนดค่าสิ่งที่ต้องการได้ รวมไปถึงภาษาและรายละเอียดอื่น ๆ แต่พื้นฐานก็แทบจะเหมือนกันหมด」

Dr. Ingo Florian หัวหน้าฝ่ายคุณภาพองค์กรของ Phoenix Group

ประโยชน์ของการแนะนำ

• ปรับปรุงการตรวจสอบและการปฏิบัติตามให้มีประสิทธิภาพ

การเปลี่ยนแปลงจากระบบกระดาษไปเป็นระบบอิเล็กทรอนิกส์ทำให้เกิดการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ในวิธีการดำเนินงานของ PHOENIX การเปลี่ยนแปลงครั้งนี้ไม่เพียงช่วยลดต้นทุน แต่ยังทำให้กระบวนการต่าง ๆ มีประสิทธิภาพมากขึ้นและช่วยรับรองความสอดคล้องและเป็นไปตามข้อกำหนดของบริษัทในเครือทั้งหมดอีกด้วย

Ingo กล่าวว่าการเปลี่ยนมาใช้ระบบอิเล็กทรอนิกส์ทำให้การตรวจสอบและการตรวจสอบสะดวกยิ่งขึ้น โดยฟิลด์ข้อมูลเมตาทำให้ค้นหาได้ง่ายยิ่งขึ้น พวกเขายังบอกอีกว่าการฝึกอบรมด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดนั้นยุ่งยากน้อยลง เนื่องจากตอนนี้พวกเขาสามารถใช้ M-Files เพื่อแจกจ่าย SOP และตรวจสอบการเสร็จสิ้นการฝึกอบรมได้

PHOENIX พบว่าการย้ายไปใช้ M-Files ช่วยส่งเสริมให้เกิดความสามัคคีมากขึ้นระหว่างสถานที่ตั้งต่าง ๆ นี่ถือเป็นสิ่งสำคัญสำหรับบริษัทที่เติบโตอย่างต่อเนื่องผ่านการควบรวมและซื้อกิจการ Ingo กล่าวว่า “เมื่อเราเปรียบเทียบ SOP (ขั้นตอนปฏิบัติงานมาตรฐาน) ของสวีเดน, สโลวาเกีย และโรมาเนีย บางครั้งเรารู้สึกว่า ‘นี่คือสิ่งที่ PHOENIX เป็นหรือเปล่า เอกสารเหล่านี้ไม่มีอะไรเหมือนกันเลย'” ด้วยการนำเทมเพลตและเวิร์กโฟลว์มาตรฐานมาใช้ บริษัทจึงสามารถสร้างรูปลักษณ์และความรู้สึกที่เป็นมาตรฐานมากขึ้นในทุกสถานที่

ในที่สุด M-Files ช่วยให้ปรับขนาดได้อย่างยืดหยุ่นภายในองค์กร ทำให้สถานที่ขนาดเล็กที่มีทรัพยากรจำกัดสามารถนำระบบมาใช้ได้อย่างค่อยเป็นค่อยไป พวกเขาเริ่มต้นด้วยการจัดการเอกสารและค่อย ๆ ขยายไปสู่การจัดการการไม่เป็นไปตามข้อกำหนด, การจัดการการเปลี่ยนแปลง, การจัดการการตรวจสอบ และอื่น ๆ มากมาย

「เรายังสามารถรักษาการปฏิบัติตามเกี่ยวกับการฝึกอบรมได้อีกด้วย เนื่องจาก M-Files มีการบริหารจัดการแบบครบวงจร เราจึงสามารถตรวจยืนยันได้ว่ามีการแจกจ่าย SOP (ขั้นตอนปฏิบัติงานมาตรฐาน) นี้ให้กับพนักงานแต่ละคนแล้ว และพนักงานทุกคนได้รับ SOP และผ่านการฝึกอบรมเรียบร้อยแล้ว」

Dr. Ingo Florian หัวหน้าฝ่ายคุณภาพองค์กรของ Phoenix Group

• เพิ่มประสิทธิภาพและพึ่งพาตนเองด้วยบริการจัดการไฟล์ M-Files

M-Files ไม่เพียงช่วยให้ PHOENIX แปลงระบบเป็นดิจิทัลและอำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันระหว่างประเทศต่าง ๆ เท่านั้น แต่บริษัทยังได้ใช้บริการที่ได้รับการจัดการของ M-Files มาเป็นเวลาหลายปีแล้ว บริการเหล่านี้มีบทบาทสำคัญในการจัดการ, พัฒนา และดูแลรักษาระบบการจัดการคุณภาพที่ได้รับการควบคุมดูแลในกลุ่มธุรกิจระหว่างประเทศหลายแห่ง

ประโยชน์หลักประการหนึ่งที่บริการจัดการของ M-Files นำมาสู่ PHOENIX คือ การเสริมอำนาจให้กับทีมสนับสนุนด้านไอทีภายในและทำให้พวกเขาเป็นอิสระมากขึ้น ส่งผลให้มีการเข้าใจ M-Files มากขึ้น มีเหตุการณ์และการร้องขอเปลี่ยนแปลงน้อยลง และทีมสนับสนุนก็มีความเครียดน้อยลง นอกจากนี้ ทีมงาน Managed Services ยังได้ทำงานร่วมกับทีมไอทีของ PHOENIX เพื่อทำให้โซลูชัน M-Files เป็นมาตรฐานทั่วทั้งแต่ละหน่วยธุรกิจ ผลลัพธ์คือการใช้งานได้ราบรื่นและมีประสิทธิภาพมากขึ้น เนื่องจาก PHOENIX ใช้ประโยชน์จาก M-Files ทั่วทั้งองค์กรมากขึ้น

แผนการในอนาคต

ปัจจุบัน PHOENIX Group กำลังเปิดตัว M-Files ให้กับประเทศและบริษัทในเครือที่เหลืออยู่ คาดว่าการเปิดตัวอย่างเต็มรูปแบบจะเสร็จสิ้นภายในสองถึงสามปีข้างหน้า โดยการเปิดตัวในแต่ละประเทศจะใช้เวลาประมาณสี่ถึงหกเดือน นอกจากนี้ ระบบยังได้รับการปรับปรุงด้วยข้อมูลตอบรับจากการใช้งานแต่ละครั้ง ซึ่งทำให้มาตรฐานห้องนิรภัยมีความสมบูรณ์ยิ่งขึ้น เพื่อให้องค์กรต่าง ๆ อยู่แนวหน้าในด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดและประสิทธิภาพการทำงาน

「เราคาดหวังว่าในอีกสองถึงสามปีข้างหน้า จะมีการนำไปปฏิบัติอย่างกว้างขวางในทุกประเทศ ระบบห้องนิรภัยมาตรฐานยังคงพัฒนาอย่างต่อเนื่อง และระบบก็มีการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง ซึ่งฉันพบว่าประสบความสำเร็จอย่างมาก」

“การตัดสินใจของเราในการเลือก M-Files เป็นสิ่งที่เรายังเก็บไว้เป็นความทรงจำจนถึงทุกวันนี้ ในที่สุด ความสำเร็จของเราในแต่ละประเทศก็พิสูจน์ให้เห็นว่าเป็นการตัดสินใจที่ถูกต้อง” Ingo กล่าวสรุป

บทสรุป

ด้วยการเลือกใช้ M-Files เป็นระบบการจัดการคุณภาพทางอิเล็กทรอนิกส์ที่ได้มาตรฐาน ทำให้ PHOENIX Group สามารถประหยัดต้นทุนได้อย่างมาก ปรับปรุงกระบวนการควบคุมคุณภาพ, เพิ่มประสิทธิภาพ, ประสานการทำงานในหลายประเทศ และเพิ่มความสามารถในการปฏิบัติตามกฎระเบียบในการดำเนินการที่มีการควบคุมอย่างเข้มงวด

โซลูชันที่ยืดหยุ่น, มีประสิทธิภาพ และปรับขนาดได้นี้ไม่เพียงช่วยลดความซับซ้อนในการจัดการเอกสาร แต่ยังวางรากฐานสำหรับการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลในอนาคตอีกด้วย