แนะนำบริษัท

บริษัท Alva-yhtiöt Ltd และบริษัทย่อยเป็นผู้ดำเนินการด้านพลังงานและน้ำระดับประเทศ ผลิตและจำหน่ายไฟฟ้า ตลอดจนผลิต, ขาย และจัดจำหน่ายความร้อนและน้ำภายในเครือข่ายของตน Alva มุ่งมั่นที่จะบรรลุเป้าหมายนี้ด้วยการมุ่งเน้นที่การพัฒนาบริการและโซลูชันที่ตอบสนองความคาดหวังที่หลากหลายของลูกค้าและคำนึงถึงสิ่งแวดล้อม Alva ซึ่งเป็นเจ้าของโดยเทศบาล Jyväskylä มีพนักงานประมาณ 230 คน และมีรายได้ประมาณ 197 ล้านยูโรในปี 2023

ด้วย M-Files อัลวาสามารถรวมระบบต่าง ๆ เข้าไว้บนแพลตฟอร์มเดียวและปรับปรุงการจัดการข้อมูลให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น ด้วยเหตุนี้เอกสารและข้อมูลทั้งหมดที่คุณต้องการจึงสามารถเข้าถึงได้อย่างง่ายดาย

ประเด็นสำคัญก่อนนำ M-Files มาใช้

• เอกสารที่กระจัดกระจายขัดขวางประสิทธิภาพ

ก่อนจะมี M-Files เอกสารของ Alva ถูกกระจายไปตามสถานที่และระบบที่แตกต่างกัน โดยมีเอกสารจำนวนมากและเวอร์ชันต่าง ๆ เก็บไว้บนไดรฟ์เครือข่ายและในที่เก็บข้อมูล สิ่งนี้ทำให้การค้นหาข้อมูลที่ถูกต้องและอัปเดตเป็นเรื่องยาก ทำให้เวิร์กโฟลว์ทำงานช้าลง และทำให้การควบคุมเวอร์ชันเป็นเรื่องยุ่งยาก นอกจากนี้ การบำรุงรักษาระบบหลายระบบยังเป็นภาระด้านต้นทุนและประสิทธิภาพอีกด้วย

การกระจายเอกสารยังก่อให้เกิดความท้าทายในแง่ของความโปร่งใสและการแบ่งปันข้อมูลอีกด้วย โครงสร้างสเปรดชีตที่ซับซ้อนและการจัดการการเข้าถึงเป็นเรื่องยุ่งยาก ส่งผลให้ปัญหาทวีคูณ นอกจากนี้ การเข้าถึงเอกสารสำคัญยังถูกจำกัด ส่งผลให้มีความเสี่ยงที่ข้อมูลที่จำเป็นจะค้นหาได้ยากหรือถูกมองข้ามเมื่อโอนย้ายพนักงาน

• การโยกย้ายข้อมูลจำนวนมากเป็นขั้นตอน

ในช่วงห้าปีที่ผ่านมา บริษัท Alva ได้ทยอยนำ M-Files เข้ามาใช้ในการดำเนินงานของบริษัท เป็นเวลาหลายทศวรรษที่เอกสารสำคัญถูกเก็บไว้บนไดรฟ์เครือข่ายและระบบต่าง ๆ ซึ่งทำให้การรวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดไว้บนแพลตฟอร์มเดียวใช้เวลานาน

แม้ว่า Alva จะยังไม่ได้ยุติการใช้งานไดรฟ์เครือข่ายโดยสิ้นเชิง แต่บริษัทกำลังดำเนินการย้ายข้อมูลในแต่ละแผนก ตัวอย่างเช่น Alva ยังคงดำเนินการระบบสมัครสมาชิกแบบเว็บ แต่บูรณาการเข้ากับ M-Files เพื่อปรับปรุงกระบวนการให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น

“ท้ายที่สุดแล้ว เป้าหมายของเราคือการยกเลิกระบบอื่นทั้งหมด” Pasi Frinkman เจ้าหน้าที่จัดซื้อจัดจ้างที่ Alva และผู้ดูแลระบบ M-Files กล่าว

「M-Files ช่วยให้เรามีความชัดเจนและโปร่งใสในการจัดการเอกสาร เนื่องจากข้อมูลทั้งหมดอยู่ในที่เดียวและอัปเดตอยู่เสมอ เราจึงประหยัดเวลาและให้พนักงานเข้าถึงเอกสารที่ต้องการได้รวดเร็วและปลอดภัย การปรับปรุงนี้ช่วยยกระดับวัฒนธรรมการแบ่งปันข้อมูลที่เปิดเผยและโปร่งใสภายในองค์กรของเราได้อย่างมาก」

Pasi Frinkman ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อ Alva-yhtiöt

โซลูชัน M-Files

• การเข้าถึงข้อมูลแบบรวมศูนย์

M-Files รวบรวมการถ่ายโอนและการจัดการข้อมูลไว้ที่ศูนย์กลาง โดยจัดเก็บเอกสารทั้งหมดของคุณไว้ในที่เดียวเพื่อให้ทุกคนเข้าถึงได้ง่าย ฟังก์ชันการค้นหาที่ใช้งานง่ายและเป็นธรรมชาติของ M-Files ช่วยให้คุณค้นหาและอัปเดตเอกสารที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็ว

การควบคุมเวอร์ชัน M-Files เพิ่มประสิทธิภาพด้วยการลดเอกสารและเพิ่มความน่าเชื่อถือของข้อมูล คุณยังสามารถจำกัดการเข้าถึงเฉพาะกลุ่มผู้ใช้บางกลุ่มได้ ซึ่งจะช่วยเพิ่มความปลอดภัยของข้อมูลและลดการเข้าถึงข้อมูลที่ไม่จำเป็น

• การบูรณาการเพื่อการจัดการเอกสารที่ดีขึ้น

การบูรณาการแบบกำหนดเองทำให้การจัดการเอกสารและแบ่งปันข้อมูลสะดวกยิ่งขึ้น M-Files บูรณาการกับระบบคีย์และไดรฟ์เครือข่ายเพื่อเพิ่มผลผลิต, ลดความเสี่ยง และปรับปรุงการบริการลูกค้า วิธีนี้จะช่วยลดงานซ้ำซาก และช่วยให้พนักงานสามารถเน้นไปที่งานที่สำคัญกว่าได้

• การแบ่งปันข้อมูลที่ปลอดภัยและมีประสิทธิภาพด้วย M-Files Hubshare

M-Files Hubshare ช่วยให้การแบ่งปันข้อมูลกับลูกค้า, ซัพพลายเออร์ และพันธมิตรง่ายและปลอดภัยยิ่งขึ้น การแบ่งปันโดยตรงภายในแพลตฟอร์มช่วยลดการใช้งานอีเมลได้อย่างมาก

“ก่อนหน้านี้ เอกสารส่วนใหญ่จะถูกส่งทางอีเมล ซึ่งไม่สะดวกในแง่ของความปลอดภัยหรือประสิทธิภาพ และมักหมายความว่าเนื้อหาจะต้องถูกส่งเป็นหลายส่วน” Pasi Flinkman อธิบาย

「การเพิ่มความโปร่งใสถือเป็นการเปลี่ยนแปลงทางวัฒนธรรมที่สำคัญ วิธีนี้ช่วยลดข้อผิดพลาดของมนุษย์ และทำให้พนักงานสามารถตัดสินใจได้โดยอาศัยข้อมูลที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบัน」

Pasi Frinkman ผู้เชี่ยวชาญด้านการจัดซื้อ Alva-yhtiöt

ประโยชน์ของการแนะนำ

• การจัดการข้อมูลแบบรวมศูนย์ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและลดข้อผิดพลาด