แนะนำบริษัท

METTEN Stein+Design GmbH & Co KG เป็นธุรกิจครอบครัวและผู้นำด้านนวัตกรรมการผลิตบล็อกคอนกรีตในประเทศเยอรมนี ซึ่งดำเนินกิจการมายาวนานกว่า 80 ปี METTEN ก่อตั้งขึ้นในปี 1938 โดยพี่น้องสองคนในเมือง Bergisch Gladbach โดยเน้นที่การพัฒนาและจดสิทธิบัตรบล็อกพิเศษ ปัจจุบัน ผลิตภัณฑ์ของบริษัทผลิตขึ้นไม่เพียงในยุโรปและสหรัฐอเมริกาเท่านั้น แต่ยังผลิตในเกาหลีใต้, ซาอุดีอาระเบีย, ดูไบ และอิสราเอลด้วย โดยมีเครือข่ายผู้รับใบอนุญาตทั่วโลก

ความท้าทายสำคัญก่อน M-Files

METTEN Stein+Design เผชิญกับความท้าทายที่สำคัญหลายประการในกระบวนการจัดการเอกสาร บริษัทได้รับใบแจ้งหนี้เฉลี่ย 750 ใบต่อเดือน โดย 70% ยังคงอยู่ในรูปแบบกระดาษ กระบวนการด้วยตนเองในการดู, ประทับตรา และส่งใบแจ้งหนี้ไปยังแผนกที่เกี่ยวข้องเพื่ออนุมัติอาจใช้เวลานานถึง 7 วัน ซึ่งมักส่งผลให้พลาดช่วงลดราคาและขาดการดูแลสินค้าที่ค้างชำระ เมื่อเกิดการระบาดของ COVID-19 การเปลี่ยนแปลงไปสู่การทำงานจากระยะไกลทำให้เห็นถึงความจำเป็นในการประมวลผลเอกสารทางอิเล็กทรอนิกส์ ในช่วงแรก ใบแจ้งหนี้ขาเข้าทั้งหมดต้องส่งไปยังเจ้าหน้าที่บัญชีที่ทำงานจากที่บ้าน ซึ่งไม่สามารถทำได้ในระยะยาว การจัดการใบแจ้งหนี้ด้วยตนเองทำให้เกิดปัญหาบ่อยครั้งเกี่ยวกับข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลและประสิทธิภาพในการติดตามและประมวลผลเอกสารที่ลดลง

“เราพบว่าแนวทางนี้ไม่ยั่งยืน และเราได้แจ้งเรื่องนี้ให้ผู้ให้บริการระบบ ERP ของเราอย่าง OGS ทราบ” Ronny Hilden ผู้ดูแลฝ่ายทรัพยากรบุคคล, องค์กร และ IT ที่ METTEN Stein+Design อธิบาย

โซลูชัน M-Files

เพื่อรับมือกับความท้าทายเหล่านี้ METTEN Stein+Design ได้นำโซลูชันต่าง ๆ มาใช้โดยอาศัยความช่วยเหลือจาก DMSFACTORY บริษัทได้แนะนำระบบ M-Files Knowledge Work Automation ที่บูรณาการกับระบบ OGSiD ERP ของตน ซึ่งได้รับการเสริมด้วย DMSFACTORY ContextView เพื่อประสบการณ์การใช้งานที่เหมาะสมที่สุดของผู้ใช้ และ DMSFACTORY SmartCapturing สำหรับการรวบรวมข้อมูลอัตโนมัติ METTEN สนับสนุนให้ซัพพลายเออร์ส่งใบแจ้งหนี้ทางอิเล็กทรอนิกส์ ทำให้มีอัตราการปฏิบัติตามข้อกำหนดถึง 95% ซึ่งช่วยลดการพึ่งพาขั้นตอนที่ใช้กระดาษได้อย่างมาก การใช้ SmartCapturing ข้อมูลจากใบแจ้งหนี้จะถูกอ่านและผ่านระบบ OCR เป็นประจำ หากสามารถจดจำข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดได้อย่างชัดเจน ใบแจ้งหนี้จะได้รับการประมวลผลโดยอัตโนมัติใน M-Files หากข้อมูลใดขาดหายไป ระบบจะเพิ่มข้อมูลดังกล่าวด้วยตนเอง และซัพพลายเออร์จะถูกสร้างใหม่ใน OGSiD เพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต

“ความร่วมมือระหว่างเราและ DMSFACTORY ยอดเยี่ยมมาก เราติดต่อสื่อสารอย่างต่อเนื่องเพื่อขอปรับเปลี่ยนตามความจำเป็น และแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ได้อย่างทันท่วงที การติดตั้งแบบสดดำเนินไปอย่างราบรื่นและไม่มีปัญหาใด ๆ เกิดขึ้น แนวทางนี้ช่วยเพิ่มการยอมรับของพนักงานตั้งแต่เริ่มต้น” Ronny กล่าว

บทสรุป

การนำ M-Files มาใช้ทำให้ METTEN Stein+Design ได้รับประโยชน์มากมาย เวลาในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ขาเข้าลดลงจากเดิม 7 วันเหลือเพียงหนึ่งวัน การปรับปรุงนี้ทำให้บริษัทสามารถใช้ประโยชน์จากช่วงเวลาส่วนลดและดูแลรายการที่ค้างชำระได้ดีขึ้น พนักงานรวมถึงพนักงานที่ทำงานจากระยะไกลสามารถเข้าถึงเอกสารเชิงพาณิชย์ทั้งหมดได้อย่างเต็มที่ผ่านไคลเอนต์เดสก์ท็อป M-Files หรือไคลเอนต์เว็บสำหรับผู้ใช้ Mac ซึ่งทำให้เวลาในการค้นหาลดลงและประสิทธิภาพโดยรวมดีขึ้น บริษัทไม่จำเป็นต้องทำลายเอกสารกระดาษเก่าทุกปีอีกต่อไป ส่งผลให้ประหยัดต้นทุนได้อย่างมาก การจับข้อมูลอัตโนมัติและการบูรณาการกับระบบ ERP ช่วยลดการป้อนข้อมูลที่ไม่ถูกต้องและปรับปรุงความแม่นยำของการประมวลผลใบแจ้งหนี้ นอกจากใบแจ้งหนี้แล้ว METTEN ยังจัดเก็บใบแจ้งหนี้ซัพพลายเออร์ขาเข้า, ใบแจ้งหนี้จัดส่งขาออก, ใบแจ้งหนี้, ใบเสนอราคา และการยืนยันคำสั่งซื้อใน M-Files ระบบอัตโนมัติการทำงานที่มีความรู้ครอบคลุมทำให้การดำเนินงานในแผนกต่าง ๆ มีประสิทธิภาพมากขึ้น

“เราได้ลดระยะเวลาในการประมวลผลใบแจ้งหนี้ขาเข้าจากเดิมเจ็ดวันเหลือเพียงแค่หนึ่งวัน” Anne Mathiak หัวหน้าฝ่ายบัญชีของ METTEN Stein+Design กล่าว

「ความร่วมมือของเรากับ DMSFACTORY ยอดเยี่ยมมาก เราติดต่อสื่อสารอย่างต่อเนื่องเพื่อขอปรับเปลี่ยนตามความจำเป็น และแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ได้อย่างทันท่วงที การติดตั้งแบบสดดำเนินไปอย่างราบรื่นและไม่มีปัญหาใด ๆ แนวทางนี้ช่วยเพิ่มการยอมรับของพนักงานตั้งแต่เริ่มต้น」

Ronny Hilden, METTEN Stein+Design

แผนการในอนาคต

METTEN Stein+Design ยังคงขยายการใช้งาน M-Files ต่อไป ทีมงานกำลังดำเนินการเพื่อให้สามารถเข้าถึงคำสั่งซื้อทางอีเมลบางรายการได้ในระยะยาวผ่าน M-Files เพื่อให้แน่ใจว่าคำสั่งซื้อที่สำคัญจะยังพร้อมใช้งานและตรวจสอบได้เป็นเวลาหลายปี นอกจากนี้ บริษัทมีแผนที่จะประมวลผลใบแจ้งหนี้สินค้าที่มีการอ้างอิงใบสั่งซื้อในระบบใหม่ ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและความแม่นยำให้ดียิ่งขึ้น