แนะนำบริษัท

Hafslund Celsio เป็นซัพพลายเออร์ระบบทำความร้อนในเขตพื้นที่รายใหญ่ที่สุดในนอร์เวย์ ซึ่งดำเนินการเครือข่ายท่อส่งความร้อนในเขตพื้นที่ขนาดใหญ่กว่า 700 กิโลเมตร (434 ไมล์) ภายใต้เมืองออสโล เมืองหลวงของนอร์เวย์ นอกจากนี้ บริษัทยังเป็นเจ้าของและดำเนินการโรงงานเผาขยะที่ใหญ่ที่สุดในประเทศ ซึ่งรวมถึงโรงงานผลิตไฟฟ้าด้วย บริษัทกำลังสร้างเครือข่ายระบบทำความเย็นในเขตพื้นที่ และอยู่แนวหน้าในการดักจับและกักเก็บคาร์บอน (CCS) ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของโครงการ Norwegian Longship โดยเป็นหนึ่งในสองแหล่งดักจับที่มีข้อตกลงในการกักเก็บถาวรกับ Northern Lights บนหิ้งทวีปของนอร์เวย์ การดำเนินงานของ Hafslund Celsio มีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการจัดหาโซลูชันพลังงานที่ยั่งยืนให้กับเมืองออสโล และด้วยการมุ่งเน้นอย่างยิ่งในด้านนวัตกรรมและประสิทธิภาพ บริษัทจึงมุ่งมั่นที่จะปรับปรุงบริการอย่างต่อเนื่องและรักษาความสอดคล้องกับกฎระเบียบด้านพลังงานที่เข้มงวด

ก่อนจะมาอยู่ที่ M-Files Hafslund Celsio มีระบบเอกสารที่กระจัดกระจาย ทำให้การปฏิบัติตามกฎระเบียบและการรักษาความปลอดภัยข้อมูลเป็นเรื่องท้าทาย ด้วยการใช้ M-Files Hafslund Celsio สามารถรวมศูนย์การจัดเก็บเอกสารของธุรกิจ ทำให้เวิร์กโฟลว์สำคัญเป็นแบบอัตโนมัติ และปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานโดยรวม การผสานรวม M-Files เข้ากับระบบที่มีอยู่ได้สำเร็จ รวมถึงระบบวางแผนทรัพยากรองค์กร (ERP) ของ Hafslund Celsio, IFS และระบบการจัดการความสัมพันธ์ลูกค้า (CRM) SuperOffice ทำให้กระบวนการบริหารจัดการของ Hafslund Celsio มีประสิทธิภาพมากขึ้น และเพิ่มความร่วมมือและความปลอดภัยของข้อมูลทั่วทั้งองค์กร

ความท้าทายสำคัญก่อน M-Files

Hafslund Celsio เผชิญกับความท้าทายหลายประการเนื่องจากระบบเอกสารที่ไม่ต่อเนื่องและข้อกำหนดด้านกฎระเบียบที่ซับซ้อน การควบรวมกิจการเชิงกลยุทธ์ก่อนการนำไปปฏิบัติส่งผลให้มีระบบเอกสารหลายระบบซึ่งส่งผลให้ไม่มีประสิทธิภาพและเข้าถึงเอกสารสำคัญได้ยาก นอกจากนี้ การยึดมั่นตามกฎหมายพลังงานของนอร์เวย์ยังต้องมีการจัดทำเอกสารข้อมูลสำคัญที่เกี่ยวข้องกับโรงไฟฟ้าและสินทรัพย์อื่น ๆ อย่างปลอดภัยและเป็นระบบ ซึ่งถือเป็นความท้าทายอย่างยิ่งเมื่อพิจารณาจากกฎระเบียบที่เข้มงวดที่ควบคุมภาคส่วนพลังงาน การพึ่งพาระบบต่าง ๆ ที่ไม่เชื่อมต่อกันในการจัดทำเอกสารทำให้เกิดความยากลำบากในการจัดการ, ค้นหา และเรียกค้นเอกสารสำคัญ รวมถึงการรักษาความปลอดภัยของข้อมูลสำคัญ

Kristine Kolstad หัวหน้าฝ่ายเอกสารของ Hafslund Celsio กล่าวว่า “การขาดระบบการจัดเก็บเอกสารที่เหมาะสมทำให้การปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบทำได้ยาก การค้นหาและจัดการเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพเป็นเรื่องท้าทาย การขาดระบบรวมศูนย์เป็นอุปสรรคสำคัญต่อประสิทธิภาพของเรา Hafslund Celsio ต้องการระบบกลางเพียงระบบเดียวที่สามารถจัดเก็บเอกสารสำคัญทั้งหมดไว้ในที่เดียว”

โซลูชัน M-Files

Hafslund Celsio เลือก M-Files เนื่องจากมีความสามารถในการจัดการเอกสารที่แข็งแกร่งและสามารถบูรณาการกับระบบที่มีอยู่ได้อย่างราบรื่น M-Files มอบแพลตฟอร์มรวมศูนย์เดียวสำหรับจัดเก็บและจัดการเอกสารสำคัญทั้งหมด ทำให้ค้นหาและเรียกค้นข้อมูลได้ง่ายขึ้น

“Hafslund Celsio เลือก M-Files โดยพิจารณาจากการนำเข้าเอกสารจากฐานข้อมูล ดูเหมือนว่าจะเป็นเครื่องมือที่มีความยืดหยุ่น บริหารจัดการและเปลี่ยนแปลงได้เองง่าย และแทบไม่ต้องได้รับการสนับสนุนใด ๆ” Kristine กล่าว

M-Files ผสานรวมกับระบบ ERP ของ Hafslund Celsio, IFS และระบบอื่น ๆ เช่น ระบบสารสนเทศภูมิศาสตร์ (GIS) ของ Smallworld และ SuperOffice CRM การผสานรวมเหล่านี้ทำให้สามารถอัปเดตข้อมูลแบบเรียลไทม์และเชื่อมโยงเอกสารทั้งหมดกับทรัพย์สิน, โครงการ และลูกค้าที่เกี่ยวข้อง การสร้างมุมมองทั่วไปและโครงสร้างข้อมูลเมตาใน M-Files ยังช่วยให้พนักงานสามารถค้นหาเอกสารที่เกี่ยวข้องกับทรัพย์สิน, ลูกค้า, แผนก หรือโครงการเฉพาะได้อย่างง่ายดาย

การปรับแต่งนี้ช่วยปรับปรุงประสบการณ์ของผู้ใช้และประสิทธิภาพการทำงาน กระบวนการสำคัญ เช่น กระบวนการออนบอร์ดลูกค้าใหม่ ก็ถูกทำให้อัตโนมัติด้วย M-Files เช่นกัน วิธีนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่างานต่างๆ จะเสร็จสมบูรณ์ตามลำดับที่ถูกต้อง และทุกแผนกที่เกี่ยวข้องมีเอกสารและการดำเนินการที่จำเป็น นอกจากนี้ พนักงานภาคสนามยังสามารถใช้แอปมือถือ M-Files เพื่อสแกนรหัส QR บนอุปกรณ์เพื่อเข้าถึงเอกสารที่เกี่ยวข้องได้ทันที ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและความแม่นยำในภาคสนาม

「Hafslund Celsio เลือก M-Files โดยอิงตามการนำเข้าเอกสารจากฐานข้อมูล ดูเหมือนว่าจะเป็นเครื่องมือที่มีความยืดหยุ่น ง่ายต่อการดูแลและเปลี่ยนแปลงด้วยตัวเองโดยแทบไม่ต้องได้รับการสนับสนุน」

Kristine Kolstad หัวหน้าฝ่ายเอกสารของ Hafslund Celsio

Hafslund Celsio เริ่มนำ M-Files มาใช้หลังจากการควบรวมกิจการในปี 2018 โดยใช้เครื่องมือ M-Files Importer เพื่อย้ายเอกสารกว่าหนึ่งล้านฉบับจากฐานข้อมูลและระบบที่แตกต่างกันสี่ระบบ ได้แก่ IFS, eDoc และ Public 360 บริษัทได้ปรับแต่งคลาสและมุมมองของ M-Files ให้ตรงกับความต้องการเฉพาะของบริษัท และจัดการฝึกอบรมอย่างครอบคลุมเพื่อให้พนักงานในทุกแผนกสามารถใช้ระบบใหม่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ นอกจากนี้ บริษัทยังจัดการสำรวจและรับฟังความคิดเห็นเป็นประจำเพื่อรวบรวมความคิดเห็นจากผู้ใช้และทำการปรับเปลี่ยนที่จำเป็น แนวทางแบบวนซ้ำนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าระบบจะยังคงตอบสนองความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปของบริษัทได้

บทสรุป

การนำ M-Files มาใช้นั้นได้นำมาซึ่งการปรับปรุงที่สำคัญในการดำเนินงานของ Hafslund Celsio การจัดการเอกสารแบบรวมศูนย์และการเข้าถึงข้อมูลได้ง่ายทำให้กระบวนการบริหารจัดการมีประสิทธิภาพมากขึ้น ประหยัดเวลา และลดปัญหาคอขวดในการดำเนินงาน

Kristine กล่าวว่า “Hafslund Celsio มีอ็อบเจ็กต์ประมาณหนึ่งล้านรายการใน M-Files และ 400,000 รายการเป็นเอกสาร ระบบนี้ทำให้สามารถเชื่อมโยงเอกสารสำคัญทั้งหมดกับอ็อบเจ็กต์ต่าง ๆ ใน ​​M-Files ได้”

M-Files จัดเก็บเอกสารทั้งหมดอย่างปลอดภัยและเป็นไปตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบที่เข้มงวดของนอร์เวย์ เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติและการควบคุมการเข้าถึงช่วยปรับปรุงการปฏิบัติตามกฎระเบียบและความปลอดภัยของข้อมูลให้ดียิ่งขึ้น

นอกจากนี้ M-Files ยังบูรณาการกับระบบอื่นๆ ภายในฝ่ายปฏิบัติการของ Hafslund Celsio เพื่อการทำงานร่วมกันที่ดีขึ้นระหว่างแผนกต่างๆ พนักงานสามารถแบ่งปันเอกสารและข้อมูลได้อย่างง่ายดาย ส่งผลให้ประสานงานและผลิตภาพได้ดีขึ้น การใช้รหัส QR และการเข้าถึงผ่านมือถือทำให้พนักงานภาคสนามสามารถเรียกค้นและอัปเดตเอกสารได้ทุกที่ ทำให้ความแม่นยำและประสิทธิภาพในการบำรุงรักษาและการดำเนินงานดีขึ้น การสำรวจภายในยังเผยให้เห็นถึงความพึงพอใจของผู้ใช้ M-Files สูง เนื่องจากพนักงานชื่นชอบอินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่าย ความสามารถในการค้นหาที่มีประสิทธิภาพ และความสามารถในการปรับแต่งมุมมองตามความต้องการ

คริสตินกล่าวว่า “ข้อจำกัดทางกายภาพของระบบการจัดเก็บบันทึกก่อนหน้านี้ทำให้ประสิทธิภาพในการบริหารของเราลดลง Hafslund Celsio ต้องการโซลูชันแบบองค์รวมที่ไม่เพียงแต่ทำให้อดีตของเราเป็นดิจิทัลเท่านั้น แต่ยังทำให้การดำเนินงานของเราพร้อมสำหรับอนาคตอีกด้วย”

「เราได้เสริมความปลอดภัยข้อมูลและปรับปรุงขั้นตอนการบริหารจัดการด้วย M-Files Hafslund Celsio มีอุปกรณ์ที่ดีขึ้นในการจัดการเอกสารที่ซับซ้อนด้วยความแม่นยำและความมั่นใจที่มากขึ้น」

Kristine Kolstad หัวหน้าฝ่ายเอกสารของ Hafslund Celsio

การนำ M-Files ไปใช้อย่างประสบความสำเร็จของ Hafslund Celsio ถือเป็นตัวอย่างของพลังแห่งการเปลี่ยนแปลงทางดิจิทัลในการปรับปรุงประสิทธิภาพการดำเนินงานและการปฏิบัติตามข้อกำหนด บริษัทได้วางตำแหน่งตัวเองเพื่อความสำเร็จอย่างต่อเนื่องในภาคส่วนพลังงานด้วยการรวมศูนย์การจัดการเอกสาร การบูรณาการกับระบบที่มีอยู่ และทำให้กระบวนการสำคัญเป็นระบบอัตโนมัติ ข้อเสนอแนะเชิงบวกจากผู้ใช้และประโยชน์ที่จับต้องได้ที่เกิดขึ้นเป็นการตอกย้ำถึงคุณค่าของ M-Files ในฐานะโซลูชันการจัดการเอกสารที่ครอบคลุม M-Files จะยังคงเป็นส่วนประกอบที่สำคัญของกลยุทธ์ดิจิทัลของบริษัท เนื่องจาก Hafslund Celsio ยังคงสร้างสรรค์นวัตกรรมและขยายบริการต่อไป

“ด้วย M-Files เราได้เสริมความแข็งแกร่งให้กับการรักษาความปลอดภัยข้อมูลและปรับปรุงขั้นตอนการบริหารของเรา ตอนนี้เราพร้อมแล้วที่จะจัดการกับความซับซ้อนในการจัดการเอกสารด้วยความแม่นยำและความมั่นใจที่มากขึ้น” Kristine กล่าว