แนะนำบริษัท

คณะกรรมการวิเคราะห์หน่วยงานสาธารณสุขท้องถิ่น (LHAAC) เป็นหน่วยงานสาธารณสุขภายใต้รัฐบาลรัฐเวสเทิร์นออสเตรเลีย ทำงานร่วมกับรัฐบาลท้องถิ่นทั่วทั้งรัฐโดยเฉพาะ บทบาทหลักของคณะกรรมการคือการประสานงานโครงการสุ่มตัวอย่างที่ช่วยให้รัฐบาลท้องถิ่นสามารถเข้าถึงบริการวิเคราะห์สารที่อาจมีผลกระทบต่อสุขภาพของประชาชน เช่น อาหาร, น้ำ, อากาศ และวัสดุสิ่งแวดล้อมอื่น ๆ

LHAAC ดูแลการจัดหาเงินทุนสำหรับกิจกรรมการสุ่มตัวอย่างเหล่านี้ และร่วมมือกับห้องปฏิบัติการทั้งของเอกชนและรัฐบาลในรัฐเวสเทิร์นออสเตรเลียเพื่อดำเนินการวิเคราะห์ตามที่ได้รับมอบหมาย องค์กรนี้นำโดยผู้ประสานงาน Ryan Janes ซึ่งรายงานต่อคณะกรรมการ 10 คน ซึ่งเป็นตัวแทนของหน่วยงานรัฐบาลท้องถิ่นต่าง ๆ Ryan และทีมบริหารปฏิบัติงานจากสำนักงานที่ Edith Cowan University (ECU) ซึ่งเป็นสถาบันที่มีชื่อเสียงในรัฐเวสเทิร์นออสเตรเลีย คณะกรรมการมีหน้าที่คล้ายกับคณะกรรมการ โดยจะประชุมกันเป็นประจำเพื่อทบทวนผลการวิเคราะห์ อำนวยความสะดวกในการแบ่งปันข้อมูลระหว่างผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และกำหนดลำดับความสำคัญของการสุ่มตัวอย่างและการวิจัยในอนาคต

ความท้าทาย

ก่อนที่จะนำ M-Files มาใช้ LHAAC พึ่งพาระบบเอกสารแบบแมนนวลเป็นอย่างมาก ซึ่งเป็นอุปสรรคสำคัญต่อการกำกับดูแล, การทำงานร่วมกัน และประสิทธิภาพในการบริหารจัดการ องค์กรต้องเผชิญกับความท้าทายสำคัญหลายประการที่ส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานประจำวันและการมุ่งเน้นเชิงกลยุทธ์

การทำงานร่วมกันเป็นเรื่องยากเป็นพิเศษเนื่องจากคณะกรรมการมีการกระจายตัว เนื่องจากสมาชิกมาจากหน่วยงานรัฐบาลท้องถิ่นหลายแห่งและบุคลากรจากมหาวิทยาลัย LHAAC จึงทำงานคล้ายกับคณะกรรมการและต้องผ่านการตรวจสอบจากภายนอก อย่างไรก็ตาม ระบบที่มีอยู่ทำให้การแบ่งปันข้อมูลอย่างปลอดภัยเป็นเรื่องท้าทาย การรับรองว่าข้อมูลสำคัญสามารถเข้าถึงได้เฉพาะบุคลากรที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นจึงเป็นเรื่องยุ่งยาก และผู้ตรวจสอบมักประสบปัญหาในการเข้าถึงเอกสารที่จำเป็น

การค้นหาข้อมูลเป็นอุปสรรคสำคัญอีกประการหนึ่ง เอกสารถูกจัดเก็บในระบบโฟลเดอร์ที่จัดเรียงตามหัวข้อหรือปี ซึ่งทำให้การค้นหาใช้เวลานานและไม่ใช้งานง่าย เจ้าหน้าที่, สมาชิกคณะกรรมการ และผู้ตรวจสอบบัญชีมักใช้เวลามากเกินไปในการค้นหาเอกสารสำคัญ ซึ่งทำให้ขั้นตอนการทำงานและการตัดสินใจล่าช้า

การจัดเก็บเอกสารทำให้การเข้าถึงมีความซับซ้อนยิ่งขึ้น การผสมผสานระหว่างการจัดเก็บเอกสารบนฮาร์ดไดรฟ์และไฟล์เอกสารกระดาษทำให้สมาชิกที่กระจายตัวอยู่ตามพื้นที่ต่าง ๆ เข้าถึงข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพได้ยาก การแบ่งปันเอกสารฉบับจริงจำเป็นต้องสแกนและส่งอีเมล ซึ่งทำให้เกิดความล่าช้าและประสิทธิภาพลดลง

「ตอนที่ผมดู M-Files ผมคาดหวังว่ามันจะเป็นระบบจัดการเอกสารแบบมาตรฐานทั่วไป แต่สุดท้ายกลับกลายเป็นมากกว่านั้น พูดตามตรง ผมไม่รู้ว่าทำไมคนถึงปฏิเสธ M-Files ได้ มันยอดเยี่ยมมาก ผมชอบมันมาก ขอบคุณที่ทำให้ชีวิตผมง่ายขึ้น」

Ryan Janes, Coordinator, LHAAC

การจัดการข้อกำหนดการเก็บรักษาข้อมูลตามกฎหมายก็เป็นงานที่ยุ่งยากเช่นกัน ภายใต้ระบบแมนนวล เจ้าหน้าที่ต้องติดตามและตรวจสอบบันทึกข้อมูลด้วยตนเองเพื่อกำหนดว่าเอกสารจะถูกทำลายเมื่อใด กระบวนการนี้ช่วยเบี่ยงเบนเวลาและความสนใจอันมีค่าไปจากความรับผิดชอบเชิงกลยุทธ์มากขึ้น

กระบวนการอนุมัติต่าง ๆ เช่น บัญชีเจ้าหนี้ ใช้เวลานานและไม่มีประสิทธิภาพ เกี่ยวข้องกับการพิมพ์, ลงนาม, สแกน และรวบรวมเอกสาร ซึ่งมักใช้เวลานานหลายชั่วโมงจึงจะเสร็จสมบูรณ์ กระบวนการเหล่านี้ก่อให้เกิดปัญหาคอขวด โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อผู้อนุมัติไม่อยู่

การควบคุมเวอร์ชันเป็นอีกหนึ่งความท้าทาย หากไม่มีระบบรวมศูนย์ ความสับสนเกี่ยวกับเวอร์ชันของเอกสารจึงเป็นเรื่องปกติ เจ้าหน้าที่และผู้ตรวจสอบมักต้องตรวจสอบว่าพวกเขากำลังทำงานกับเวอร์ชันที่อัปเดตล่าสุดหรือไม่ และในบางกรณี เอกสารก็ถูกสร้างขึ้นใหม่โดยไม่จำเป็น

การพึ่งพาฮาร์ดไดรฟ์และไฟล์กระดาษก่อให้เกิดความเสี่ยงอย่างมากเกี่ยวกับการสูญหายของข้อมูลและความปลอดภัย สำเนาเอกสารมีความเสี่ยงต่อการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต และระบบโฟลเดอร์อิเล็กทรอนิกส์ขาดความยืดหยุ่นในการบังคับใช้การควบคุมการเข้าถึง ในขณะที่ยังคงสามารถแบ่งปันข้อมูลกับผู้ใช้ภายนอกได้อย่างปลอดภัย

เมื่อตระหนักถึงความไม่มีประสิทธิภาพเหล่านี้ Ryan และทีมงาน LHAAC จึงสรุปว่าระบบการจัดการข้อมูลที่มีอยู่กำลังบั่นทอนความสามารถของคณะกรรมการในการปฏิบัติหน้าที่ตามกฎหมายและเป้าหมายเชิงกลยุทธ์ พวกเขาจึงตระหนักถึงความจำเป็นในการมีระบบที่มีประสิทธิภาพและปลอดภัยยิ่งขึ้นสำหรับการจัดการรายงานวิเคราะห์ ข้อมูลงานวิจัยที่ละเอียดอ่อน, บันทึกทางการเงิน, เอกสารการกำกับดูแล และข้อมูลย้อนหลัง หลังจากติดต่อ Innovative Content Management และค้นพบ M-Files ทีมงานจึงพบโซลูชันที่ช่วยพลิกโฉมการดำเนินงานของพวกเขา

โซลูชัน M-Files

ด้วยความซับซ้อนในการดำเนินงานที่เพิ่มขึ้นและข้อจำกัดของระบบเดิม LHAAC จึงตระหนักถึงความจำเป็นของแพลตฟอร์มที่ทันสมัยเพื่อรองรับภาระหน้าที่ที่เปลี่ยนแปลงไป แปดเดือนหลังจากเข้ารับตำแหน่ง Ryan ได้ริเริ่มการค้นหาเชิงกลยุทธ์สำหรับโซลูชัน Knowledge Work Automation ที่สามารถมอบความสามารถในการปรับขนาด, ความปลอดภัย และความสามารถในการกำหนดค่าระดับองค์กร

หลังจากประเมินแพลตฟอร์มต่าง ๆ มากมาย รวมถึง Microsoft SharePoint แล้ว LHAAC จึงเลือก M-Files เนื่องจากความสามารถที่เหนือชั้นในการรองรับการดำเนินงานแบบกระจายที่ซับซ้อน ขณะเดียวกันก็ยังคงความเป็นอิสระจากโครงสร้างพื้นฐานของสถาบัน M-Files โดดเด่นด้วยสถาปัตยกรรมที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเมตา การผสานรวม Microsoft 365 อย่างลึกซึ้ง และรูปแบบการปรับใช้แบบเนทีฟบนคลาวด์ ทำให้เป็นตัวเลือกที่เหมาะสมที่สุดสำหรับองค์กรภาครัฐที่มีมาตรฐานการปฏิบัติตามกฎระเบียบและการกำกับดูแลระดับสูง

「การเปลี่ยนมาใช้ M-Files ช่วยลดเวลาเฉลี่ยในการประมวลผลการอนุมัติทางการเงินจากหลายชั่วโมงหรือแม้กระทั่งหนึ่งวันเต็มในระบบกระดาษเดิม เหลือเพียง 10 นาที การปรับปรุงนี้เป็นผลมาจากเวิร์กโฟลว์ดิจิทัล การแบ่งปันเอกสารที่คล่องตัวขึ้น และการพึ่งพาไฟล์แนบอีเมลที่ลดลง ซึ่งสะท้อนให้เห็นถึงประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นอย่างมีนัยสำคัญ และแสดงให้เห็นถึงการประหยัดเวลาในการดำเนินงานโดยรวมทั่วทั้ง LHAAC」

Ryan Janes, Coordinator, LHAAC

ในฐานะหน่วยงานภาครัฐ LHAAC ต้องการโซลูชันที่สามารถตอบสนองข้อกำหนดด้านการปกป้องข้อมูลและการควบคุมการเข้าถึงที่เข้มงวด M-Files Cloud ซึ่งโฮสต์บน Microsoft Azure มอบความปลอดภัยระดับองค์กรด้วยการเข้ารหัสแบบครบวงจร การอนุญาตตามบทบาท และพื้นที่จัดเก็บข้อมูลสำรองทางภูมิศาสตร์ ความยืดหยุ่นของแพลตฟอร์มช่วยให้ผู้ใช้เข้าถึงข้อมูลได้อย่างปลอดภัยจากหลายสถานที่ โดยไม่ต้องพึ่งพาเครือข่ายท้องถิ่นที่ใช้ร่วมกัน จึงมั่นใจได้ถึงความคล่องตัวและการปฏิบัติตามข้อกำหนด

การดำเนินงานนำโดยวิศวกรโซลูชัน M-Files ที่ได้รับการรับรองจากพันธมิตร Innovative Content Management ซึ่งทำงานอย่างใกล้ชิดกับ LHAAC เพื่อออกแบบโครงสร้างเมตาเดตาแบบกำหนดเองที่สอดคล้องกับลำดับความสำคัญเชิงกลยุทธ์ขององค์กร ซึ่งรวมถึงการสนับสนุนด้านการวิจัยและการวิเคราะห์, การกำกับดูแลทางการเงิน, การมีส่วนร่วมของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย และการเก็บถาวรข้อมูลในอดีต เพื่อให้มั่นใจว่าแพลตฟอร์มสามารถปรับขนาดได้ตามพันธกิจของ LHAAC

บทสรุป

M-Files ช่วยให้ LHAAC สามารถแปลงกระบวนการอนุมัติทางการเงินให้เป็นดิจิทัลและเป็นระบบอัตโนมัติ ช่วยลดปัญหาคอขวดที่ต้องดำเนินการด้วยตนเอง และลดระยะเวลาอนุมัติจากหลายวันเหลือเพียงไม่กี่นาที เวิร์กโฟลว์อัจฉริยะช่วยส่งต่อการอนุมัติไปยังผู้มีส่วนได้ส่วนเสียที่กำหนด ขณะเดียวกัน การผสานรวมข้อมูลธนาคารและเอกสารประกอบที่เชื่อมโยงกันก็ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการประมวลผลและลดค่าใช้จ่ายด้านการบริหาร

ดังที่ Ryan อธิบายไว้ว่า “การเปลี่ยนมาใช้ M-Files ช่วยลดเวลาเฉลี่ยในการประมวลผลการอนุมัติทางการเงินจากหลายชั่วโมงหรือแม้กระทั่งหนึ่งวันเต็มในระบบกระดาษแบบเดิม เหลือเพียง 10 นาที การปรับปรุงนี้เป็นผลมาจากเวิร์กโฟลว์แบบดิจิทัล, การแบ่งปันเอกสารที่คล่องตัวขึ้น และการพึ่งพาไฟล์แนบอีเมลที่ลดลง ซึ่งสะท้อนให้เห็นถึงประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นอย่างมีนัยสำคัญ และชี้ให้เห็นถึงการประหยัดเวลาในการดำเนินงานโดยรวมของ LHAAC”

แดชบอร์ดแบบไดนามิกและการเข้าถึงผ่านมือถือช่วยให้เจ้าหน้าที่และสมาชิกคณะกรรมการสามารถจัดการการอนุมัติได้ทุกที่ทุกเวลา พร้อมความโปร่งใสอย่างเต็มที่เกี่ยวกับสถานะเวิร์กโฟลว์และบันทึกการตรวจสอบ การควบคุมสิทธิ์อัตโนมัติช่วยให้มั่นใจว่าเฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับอนุญาตเท่านั้นที่จะเข้าถึงข้อมูลทางการเงินที่ละเอียดอ่อนได้ ซึ่งช่วยเสริมสร้างการควบคุมภายในและความพร้อมในการตรวจสอบ

LHAAC เปลี่ยนจากคลังเอกสารแบบกระดาษมาเป็นโซลูชันดิจิทัลเต็มรูปแบบ ด้วยการใช้ระบบรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) ของ M-Files และการค้นหาแบบ Google พนักงานสามารถเรียกดูเอกสารที่จัดทำดัชนีไว้ได้ทันที ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและลดความต้องการพื้นที่จัดเก็บทางกายภาพลงอย่างมาก นโยบายการเก็บรักษาข้อมูลถูกดำเนินการโดยอัตโนมัติด้วยเครื่องคำนวณทรัพย์สินของ M-Files เพื่อให้มั่นใจว่าเป็นไปตามกำหนดเวลาที่รัฐบาลกำหนด

M-Files มอบสภาพแวดล้อมแบบรวมศูนย์ที่ปลอดภัยสำหรับเนื้อหาทุกประเภท ตั้งแต่รายงานเชิงวิเคราะห์ไปจนถึงเอกสารประกอบการกำกับดูแล, ระบบควบคุมเวอร์ชันอัตโนมัติ, การติดแท็กเมตาดาต้า และกฎการเก็บรักษาข้อมูล ช่วยให้ LHAAC ปฏิบัติตามพันธกรณีการปฏิบัติตามกฎระเบียบได้อย่างมั่นใจ การตรวจสอบจากภายนอกมีความรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น ด้วยการเข้าถึงแบบอ่านอย่างเดียวที่ช่วยลดภาระงานของพนักงานและเพิ่มความโปร่งใส

• ลดเวลาในการอนุมัติลงมากกว่า 90%
• ปฏิบัติตามมาตรฐานการเก็บรักษาและการตรวจสอบภาครัฐอย่างครบถ้วน
• การแปลงเอกสารเก่าเป็นดิจิทัล, ปรับปรุงการเข้าถึงและเพิ่มพื้นที่ทางกายภาพ
• ปรับปรุงการทำงานร่วมกันระหว่างทีมกระจายและผู้มีส่วนได้ส่วนเสียภายนอก
• คะแนนความพึงพอใจ 5/5 จากผู้นำในด้านการใช้งานและผลกระทบ

ผลกระทบจากการนำ M-Files มาใช้ที่ LHAAC เป็นไปในเชิงบวกอย่างล้นหลาม ไรอันกล่าวถึง M-Files ว่า “การประหยัดเวลาและประสิทธิภาพในกระบวนการภายในของเรานั้นยอดเยี่ยมมาก” Ryan ให้คะแนน M-Files 5 เต็ม 5 โดยเน้นย้ำถึงความสะดวกในการใช้งานและประสิทธิภาพที่สำคัญที่โซลูชัน M-Files ได้นำมาสู่การดำเนินงานประจำวันของ LHAAC

“ตอนที่ผมกำลังดู M-Files ผมคาดหวังว่ามันจะเป็นระบบจัดการเอกสารแบบมาตรฐานทั่วไป แต่สุดท้ายกลับกลายเป็นมากกว่านั้น พูดตามตรง ผมไม่รู้ว่าทำไมผู้คนถึงปฏิเสธ M-Files ได้ มันยอดเยี่ยมมาก ผมชอบมาก ขอบคุณที่ทำให้ชีวิตผมง่ายขึ้น” Ryan กล่าวสรุป