แนะนำบริษัท

Trelleborg Sealing Solutions Kalmar AB (Trelleborg) คือผู้จัดจำหน่ายโซลูชันลดเสียงรบกวนและการสั่นสะเทือนจากโพลิเมอร์ระดับโลกสำหรับอุตสาหกรรมยานยนต์ บริษัทมีความเชี่ยวชาญด้านแผ่นชิมเบรกและส่วนประกอบหลายชั้นอื่น ๆ สำหรับยานยนต์ขนาดเล็ก โดยจัดหาให้กับผู้ผลิตอุปกรณ์ดั้งเดิม (OEM) และลูกค้าหลังการขายทั่วยุโรป, เอเชีย และอเมริกาเหนือ Trelleborg มีสำนักงานใหญ่อยู่ที่เมือง Kalmar ประเทศสวีเดน และให้การสนับสนุนโครงการยานยนต์ทั่วโลก โดยมีพนักงานประมาณ 300 คน และมุ่งเน้นด้านวิศวกรรมอย่างแข็งแกร่ง, ผ่านศูนย์เทคนิค, ศูนย์ทดสอบ และสำนักงานประจำภูมิภาคใน Detroit และ Shanghai

Trelleborg เผชิญกับความไร้ประสิทธิภาพในการดำเนินงานที่เพิ่มขึ้น อันเนื่องมาจากระบบที่ใช้ Lotus Notes ที่ล้าสมัย บริษัทต้องพึ่งพาแอปพลิเคชันหลายตัวที่แยกส่วนกันเพื่อจัดการการพัฒนาผลิตภัณฑ์, การจัดการต้นแบบ, คำขอทางวิศวกรรม และการต้อนรับลูกค้าใหม่ Trelleborg ประสบปัญหาข้อมูลที่กระจัดกระจาย, เอกสารซ้ำซ้อน และเวิร์กโฟลว์ที่ไม่สอดคล้องกัน เนื่องจากแอปพลิเคชันเหล่านี้มีอายุมากขึ้นและยากต่อการบำรุงรักษามากขึ้น บริษัทได้ร่วมมือกับ Svensk Dokumenthantering AB (Svedok) ซึ่งเป็นพันธมิตรของ M-Files เพื่อปรับปรุงโครงสร้างพื้นฐานสารสนเทศให้ทันสมัย ​​และนำ M-Files มาใช้ในฐานะแพลตฟอร์มแบบครบวงจรสำหรับกระบวนการทางธุรกิจที่มีโครงสร้างและการจัดการเอกสารที่ปลอดภัย

Trelleborg แทนที่แอปพลิเคชันเดิมด้วยสถาปัตยกรรมที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเมตา ซึ่งรองรับแบบจำลองข้อมูลที่สอดคล้องกัน, การมองเห็นแบบเรียลไทม์ และการปฏิบัติตามข้อกำหนดที่พร้อมสำหรับการตรวจสอบ ด้วยการรวมเวิร์กโฟลว์ที่สำคัญไว้ใน M-Files บริษัทได้สร้างและปรับใช้กระบวนการหลักพร้อมกัน ครอบคลุมทุกอย่างตั้งแต่โครงการวิศวกรรมและคำขอตัวอย่าง ไปจนถึงการจัดการคุณภาพและการอนุมัติของลูกค้า เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานในทุกแผนกโดยไม่เพิ่มความซับซ้อนด้านไอที Trelleborg ได้นำ M-Files มาใช้ในฐานะแพลตฟอร์มหลักเพื่อยกระดับการทำงานร่วมกัน รับรองความสามารถในการตรวจสอบย้อนกลับ และขับเคลื่อนนวัตกรรมในอนาคตในทุกการดำเนินงาน แพลตฟอร์มนี้ถูกใช้งานอย่างแพร่หลาย โดยมีผู้ใช้งานจำนวนมากและความต้องการเวิร์กโฟลว์ใหม่ ๆ ภายในองค์กรเพิ่มขึ้น

ความท้าทาย

Trelleborg พึ่งพาชุดแอปพลิเคชัน Lotus Notes ที่สร้างขึ้นเองอย่างมากในการจัดการกระบวนการทางธุรกิจที่สำคัญ ซึ่งรวมถึงการพัฒนาผลิตภัณฑ์, การติดตามต้นแบบ และการออนบอร์ดลูกค้า เครื่องมือเหล่านี้ยิ่งยากต่อการบำรุงรักษามากขึ้นเรื่อย ๆ เมื่อเวลาผ่านไป และไม่สามารถรองรับความต้องการด้านการดำเนินงานที่เพิ่มขึ้นขององค์กรได้ แต่ละแอปพลิเคชันทำงานแยกกัน ทำให้เกิดรายการซ้ำซ้อนบ่อยครั้ง โดยเฉพาะรายการบันทึกของลูกค้า ซึ่งส่งผลให้เกิดความไม่มีประสิทธิภาพและความไม่สม่ำเสมอตลอดเวิร์กโฟลว์

ทีมไอทีของ Trelleborg เผชิญกับแรงกดดันที่เพิ่มขึ้นในการรักษาประสิทธิภาพการทำงานหลังจากย้ายระบบขององค์กรออกจาก Lotus Notes พนักงานต้องเผชิญกับความล่าช้าในการดึงข้อมูลและการจัดการงานพื้นฐาน ด้วยความเร็วที่ลดลง ประสบการณ์การใช้งานที่ย่ำแย่ และความยืดหยุ่นที่จำกัด การขาดการบูรณาการระหว่างแอปพลิเคชันและระบบต่าง ๆ ทำให้ทีมไม่สามารถแบ่งปันข้อมูลได้อย่างง่ายดายหรือสร้างโครงสร้างการรายงานที่สอดคล้องกัน

Håkan Sandberg ผู้จัดการฝ่ายไอทีของ Trelleborg กล่าวว่า “ใน Lotus Notes มีผู้จัดการฝ่ายลูกค้าสัมพันธ์อยู่สามราย ซึ่งแต่ละรายทำหน้าที่ดูแลเวิร์กโฟลว์ที่แตกต่างกัน ซึ่งทำให้ประสิทธิภาพลดลงอย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อธุรกิจขยายตัว แอปพลิเคชันต่าง ๆ ไม่สามารถสื่อสารถึงกันได้ และทีมงานต้องพยายามแก้ไขข้อจำกัดของระบบอย่างต่อเนื่องเพื่อให้การดำเนินงานยังคงดำเนินต่อไปได้”

「M-Files ช่วยให้ทีมสามารถควบคุมเวอร์ชันเอกสาร, จัดการการอนุมัติ และรักษาบันทึกการตรวจสอบแบบรวมศูนย์ ขณะนี้ทีมสามารถเข้าถึงแบบร่าง, บันทึกข้อมูลลูกค้า และกิจกรรมโครงการที่อัปเดตล่าสุดได้ผ่านมุมมองที่ใช้ร่วมกัน ไม่จำเป็นต้องมีอีเมลแยกกันหรือไฟล์ซ้ำซ้อนอีกต่อไป」

Håkan Sandberg ผู้จัดการฝ่ายไอที Trelleborg Sealing Solutions Kalmar AB

กระบวนการพัฒนาต้นแบบและตัวอย่างของ Trelleborg เกี่ยวข้องกับเอกสารทางวิศวกรรมจำนวนมาก ซึ่งรวมถึงแบบร่างทางเทคนิค ไฟล์รูปแบบการแลกเปลี่ยนแบบร่าง (DXF) และการกำหนดค่าเฉพาะของลูกค้า พนักงานจัดเก็บและแชร์ไฟล์อย่างไม่สอดคล้องกันโดยไม่มีระบบส่วนกลางสำหรับจัดการไฟล์ ทำให้เกิดความสับสนว่าเวอร์ชันใดเป็นเวอร์ชันปัจจุบัน และก่อให้เกิดความเสี่ยงต่อกระบวนการผลิตขั้นปลาย

ทีมยังขาดวิธีการที่เชื่อถือได้ในการติดตามประวัติเอกสารหรือควบคุมการเข้าถึงระหว่างแผนก ทีมโครงการมักนำไฟล์ที่ล้าสมัยมาใช้ซ้ำหรือแนบแบบร่างเดียวกันไปกับบันทึกที่แตกต่างกัน การจัดการคุณภาพ, การติดตามการปฏิบัติตามข้อกำหนด และการอนุมัติเอกสารต้องดำเนินการด้วยตนเอง ซึ่งเพิ่มภาระงานด้านธุรการและทำให้เกิดข้อผิดพลาด

Håkan กล่าวว่า “บางครั้ง ภาพวาดเดียวกันก็ปรากฏอยู่ในสถานที่ต่าง ๆ ถึง 50 แห่ง ไม่มีการควบคุมเวอร์ชัน และไม่มีวิธีติดตามว่าอันไหนเป็นข้อมูลอ้างอิงการผลิตอย่างเป็นทางการ ซึ่งทำให้การรักษาความสอดคล้องเป็นเรื่องยากและทำให้ทุกขั้นตอนของวงจรการพัฒนาล่าช้า”

โซลูชัน M-Files

Trelleborg เลือกใช้ M-Files เพื่อแทนที่สภาพแวดล้อม Lotus Notes ที่กระจัดกระจาย และรวมศูนย์กระบวนการทางธุรกิจหลัก หลังจากเข้าร่วมงานกลุ่มผู้ใช้ที่นำเสนอ M-Files ในฐานะโซลูชันที่ยืดหยุ่นพร้อมความสามารถในการผสานรวมและเวิร์กโฟลว์ที่แข็งแกร่ง ทีมงานได้ตรวจสอบความสามารถในการผสานรวมและสถาปัตยกรรมที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเมตาของ M-Files จากนั้นจึงเปิดตัวการทดสอบแนวคิด (Proof of Concept: PoC) เพื่อทดสอบเวิร์กโฟลว์หลัก ๆ ซึ่งรวมถึงการจัดการโครงการ, การจัดการต้นแบบ และการออนบอร์ดลูกค้า

Trelleborg ทำงานร่วมกับ Svedok เพื่อปรับใช้ M-Files กับกระบวนการหลักทั้งหมดพร้อมกันเพื่อความสอดคล้องกันในเวิร์กโฟลว์ที่เชื่อมโยงกัน ซึ่งรวมถึงการสร้างลูกค้าและวัสดุ, การจัดการโครงการทางวิศวกรรม การติดตามตัวอย่างและต้นแบบ และการควบคุมการเปลี่ยนแปลง ทีมงานใช้โมเดลวัตถุที่ใช้ร่วมกันและข้อมูลเมตาที่มีโครงสร้างเพื่อกำหนดความสัมพันธ์ระหว่างเรคคอร์ดและขจัดปัญหาการจัดการข้อมูลซ้ำซ้อน

Håkan กล่าวว่า “กระบวนการต่าง ๆ เชื่อมโยงกันมากเกินไปจนไม่สามารถเปิดตัวแบบแบ่งระยะได้ ในทางกลับกัน เวิร์กโฟลว์หลักทั้งหมดถูกเปิดตัวพร้อมกันด้วยโครงสร้างที่สอดคล้องกันตั้งแต่วันแรก วิธีการดังกล่าวสร้างรากฐานที่มั่นคงสำหรับการขยายระบบ ดังนั้น Trelleborg จึงสามารถนำเสนอกระบวนการใหม่ ๆ ได้อย่างรวดเร็ว เนื่องจากตรรกะนี้คุ้นเคยอยู่แล้ว ทุกอย่างเชื่อมต่อกันอย่างแนบเนียน ซึ่งทำให้ระบบมีประสิทธิภาพมากขึ้นในทุกกรณีการใช้งานใหม่”

「หนึ่งในข้อได้เปรียบที่สำคัญที่สุดคือความสอดคล้องกันของวิธีการทำงานทุกอย่าง อินเทอร์เฟซให้ความรู้สึกเหมือนกันไม่ว่าจะกำลังจัดการต้นแบบ, ยื่นคำขอเปลี่ยนแปลง หรือบันทึกข้อร้องเรียนของลูกค้า ความคุ้นเคยนี้ช่วยสร้างความมั่นใจและลดเวลาในการออนบอร์ด ผู้ใช้รู้วิธีสร้างอ็อบเจ็กต์, จัดการเวิร์กโฟลว์ และนำทางไปยังมุมมองต่าง ๆ อยู่แล้ว ความสอดคล้องกันนี้ทำให้การเปิดตัวใหม่ทุกครั้งรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น」

Håkan Sandberg ผู้จัดการฝ่ายไอที Trelleborg Sealing Solutions Kalmar AB

Svedok ช่วยกำหนดค่า M-Files ให้สอดคล้องกับโครงสร้างการดำเนินงาน มาตรฐานภายใน และการควบคุมความปลอดภัยของ Trelleborg ทีมงาน Svedok ได้สร้างเทมเพลตและคลาสออบเจ็กต์แบบกำหนดเองเพื่อให้ตรงกับความต้องการทางธุรกิจ และฝังสิทธิ์การเข้าถึงตามบทบาทเพื่อจัดการการเข้าถึงระหว่างแผนกต่าง ๆ

Håkan กล่าวว่า “หนึ่งในข้อได้เปรียบที่สำคัญที่สุดคือความสอดคล้องกันของวิธีการทำงานทุกอย่าง อินเทอร์เฟซให้ความรู้สึกเหมือนกันไม่ว่าจะกำลังจัดการต้นแบบ, ส่งคำขอเปลี่ยนแปลง หรือบันทึกข้อร้องเรียนของลูกค้า ความคุ้นเคยนี้สร้างความมั่นใจและลดเวลาในการออนบอร์ด ผู้ใช้รู้วิธีสร้างอ็อบเจ็กต์, จัดการเวิร์กโฟลว์ และนำทางไปยังมุมมองต่าง ๆ อยู่แล้ว ความสอดคล้องกันนี้ทำให้การเปิดตัวใหม่ทุกครั้งรวดเร็วและมีประสิทธิภาพมากขึ้น”

การเปิดตัวนี้ครอบคลุมพนักงานทุกคนในฝ่ายวิศวกรรม, คุณภาพ, คลังสินค้า และฝ่ายบริหาร อินเทอร์เฟซผู้ใช้และตรรกะเวิร์กโฟลว์ที่สอดคล้องกันทำให้สามารถนำกระบวนการใหม่ ๆ มาใช้ได้โดยแทบไม่ต้องฝึกอบรม พนักงานฝ่ายผลิตยังสามารถเข้าถึง M-Files ผ่านเวิร์กโฟลว์การจัดการคุณภาพแบบบูรณาการ ขณะที่พนักงานที่มีความรู้สามารถใช้งาน M-Files เพื่อจัดการข้อมูลที่มีโครงสร้างและเอกสารประกอบที่เกี่ยวข้อง

บทสรุป

Trelleborg ขจัดปัญหาความไร้ประสิทธิภาพแบบเดิมด้วยการแทนที่ Lotus Notes ด้วยแพลตฟอร์ม M-Files เพียงตัวเดียวที่ปรับขนาดได้ ทีมงานได้เชื่อมโยงข้อมูลเมตาที่มีโครงสร้างระหว่างโครงการ, ต้นแบบ และแบบร่าง เพื่อรวมข้อมูลหลักและลดความซ้ำซ้อนของเอกสาร ซึ่งทำให้พนักงานมองเห็นขั้นตอนการทำงานแบบเรียลไทม์ เพื่อการตัดสินใจที่รวดเร็วขึ้นและการติดตามกิจกรรมทางวิศวกรรมที่แม่นยำยิ่งขึ้น

“M-Files ช่วยให้ทีมสามารถควบคุมเวอร์ชันเอกสาร จัดการการอนุมัติ และรักษาบันทึกการตรวจสอบแบบรวมศูนย์ ขณะนี้ทีมสามารถเข้าถึงแบบร่าง, บันทึกข้อมูลลูกค้า และกิจกรรมโครงการล่าสุดได้ผ่านมุมมองที่ใช้ร่วมกัน ไม่จำเป็นต้องมีอีเมลแยกกันหรือไฟล์ซ้ำซ้อนอีกต่อไป” Håkan กล่าว

「ผู้คนพึงพอใจกับการใช้ M-Files พวกเขาเข้าใจวิธีการเชื่อมต่อของออบเจ็กต์, วิธีค้นหาข้อมูล และวิธีติดตามเวิร์กโฟลว์ M-Files ช่วยให้ Trelleborg สามารถควบคุมข้อมูลได้แม่นยำขึ้น, ชัดเจนขึ้น และมั่นใจในข้อมูลมากขึ้น」

Håkan Sandberg ผู้จัดการฝ่ายไอที Trelleborg Sealing Solutions Kalmar AB

Trelleborg ยังคงขยายการใช้งาน M-Files อย่างต่อเนื่องในทุกแผนก โดยมักจะสร้างและปรับใช้ออบเจ็กต์และเวิร์กโฟลว์ใหม่ ๆ ภายในเวลาไม่กี่ชั่วโมง พนักงานมักเสนอกรณีการใช้งานใหม่ ๆ อยู่เสมอ โดยมั่นใจว่าอินเทอร์เฟซและตรรกะที่สอดคล้องกันจะรองรับความต้องการเพิ่มเติมโดยไม่เพิ่มความซับซ้อน

บริษัทกำลังศึกษาการผสานรวมปัญญาประดิษฐ์ (AI) เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการค้นหาและการรายงาน การตรวจสอบเบื้องต้นเกี่ยวกับดัชนีความหมายและ Microsoft Copilot แสดงให้เห็นถึงแผนระยะยาวในการใช้ประโยชน์จาก AI เพื่อให้ได้ข้อมูลเชิงลึกที่ลึกซึ้งยิ่งขึ้นเกี่ยวกับข้อมูลทางธุรกิจที่มีโครงสร้าง แม้ว่าจะยังไม่ได้ใช้งานอย่างเต็มรูปแบบก็ตาม

“Trelleborg จะไม่มีโฟลเดอร์แชร์บนเซิร์ฟเวอร์ในอีกสิบปีข้างหน้า ทุกอย่างจะอยู่ใน M-Files ซึ่งเป็นหนึ่งในระบบที่มีความสำคัญเชิงกลยุทธ์ที่สุดสำหรับ Trelleborg และทีมงานเพิ่งเริ่มต้นเท่านั้น” Håkan กล่าวสรุป