แนะนำบริษัท

The Stroke Association เป็นองค์กรการกุศลแห่งเดียวในสหราชอาณาจักรที่ให้การสนับสนุนตลอดชีวิตแก่ผู้รอดชีวิตจากโรคหลอดเลือดสมองและครอบครัว สมาคมฯ ให้การสนับสนุนเฉพาะบุคคลแก่ผู้รอดชีวิตจากโรคหลอดเลือดสมองหลายหมื่นคนในแต่ละปี สนับสนุนทุนวิจัยทางวิทยาศาสตร์ที่สำคัญ และรณรงค์เพื่อให้ทุกคนได้รับการดูแลและการสนับสนุนที่ดีที่สุด

ได้รับการสนับสนุนจากพนักงานมากกว่า 800 รายและเครือข่ายอาสาสมัครที่กว้างขวาง

สมาคมโรคหลอดเลือดสมองต้องการความช่วยเหลือในการจัดการข้อมูลระหว่างทีมอย่างมีประสิทธิภาพ พวกเขากำลังมองหาระบบจัดการเอกสารแบบศูนย์รวมที่สามารถตอบสนองความต้องการที่ซับซ้อนของพวกเขาได้

สมาคมโรคหลอดเลือดสมองตัดสินใจใช้ M-Files และ M-Files Hubshare เพื่อตอบสนองความต้องการ โซลูชันนี้กำลังเปลี่ยนแปลงแนวทางการจัดการข้อมูลและเอกสารขององค์กรการกุศล ปรับปรุงกระบวนการทำงาน เสริมสร้างความร่วมมือ และเพิ่มประสิทธิภาพทั่วทั้งองค์กร สมาคมโรคหลอดเลือดสมองกำลังเสริมศักยภาพให้ทีมงานสามารถสร้างคุณค่าที่มากขึ้นและปรับปรุงผลลัพธ์สำหรับผู้รอดชีวิตจากโรคหลอดเลือดสมองด้วยการปรับปรุงระบบให้ทันสมัย

ความท้าทาย

สมาคมโรคหลอดเลือดสมอง (Stroke Association) มุ่งมั่นที่จะปรับปรุงวิธีการจัดการความรู้และเนื้อหาทั่วทั้งองค์กร ก่อนหน้านี้ พนักงานต้องพึ่งพาการผสมผสานระหว่างไดรฟ์ที่แชร์ ช่องทาง Microsoft Teams และอีเมล ซึ่งไม่ใช่ระบบที่มีประสิทธิภาพสูงสุดในการเข้าถึงทรัพยากรเสมอไป

Irene Lertora หัวหน้าฝ่ายการจัดการความรู้จากสมาคมโรคหลอดเลือดสมอง กล่าวว่า “บางครั้งการค้นหาข้อมูลต่าง ๆ อย่างรวดเร็วเป็นเรื่องยาก เพราะข้อมูลเหล่านั้นอาจถูกจัดเก็บไว้ในช่องทางต่าง ๆ ของ Teams นอกจากนี้ เรายังมีไดรฟ์ที่แชร์, อีเมล และอินทราเน็ตอีกด้วย จึงมีเนื้อหาซ้ำซ้อนจำนวนมาก”

การขาดความสามัคคีบางครั้งขัดขวางการทำงานร่วมกันระหว่างทีมงานส่วนกลางและเจ้าหน้าที่แนวหน้า ส่งผลให้การแบ่งปันข้อมูล เช่น ทุนวิจัย, ใบเสนอราคาประสบการณ์ตรง, เอกสารของซัพพลายเออร์ และการอัปเดตโครงการ ล่าช้า

“ความรู้ไม่สามารถสร้างขึ้นได้หากไม่มีโครงสร้างพื้นฐานที่แข็งแกร่งที่ช่วยให้เราค้นหาข้อมูลที่ต้องการ การเปลี่ยนแปลงระบบหลักจึงเป็นสิ่งจำเป็น และต้องเป็นการเปลี่ยนแปลงที่ชาญฉลาด” Irene กล่าว

โซลูชัน M-Files

สมาคมโรคหลอดเลือดสมอง (Stroke Association) เลือก M-Files หลังจากประเมินโซลูชันการจัดการเอกสารที่หลากหลาย กระบวนการตัดสินใจของพวกเขามุ่งเน้นไปที่การค้นหาระบบที่สามารถจัดการสิทธิ์การเข้าถึงที่ซับซ้อน อำนวยความสะดวกในการแบ่งปันความรู้อย่างราบรื่น และรองรับทั้งพนักงานภายในและอาสาสมัครภายนอก M-Files และ M-Files Hubshare ได้รับเลือกเนื่องจากรูปแบบการอนุญาตที่ยืดหยุ่นและความสามารถในการสร้างศูนย์กลางความรู้ที่มีโครงสร้าง

M-Files Hubshare ช่วยให้สมาคมโรคหลอดเลือดสมอง (Stroke Association) สามารถรวมศูนย์การแบ่งปันข้อมูลระหว่างแผนกต่าง ๆ, ทีมงานประจำภูมิภาค และอาสาสมัคร โดยใช้โซลูชันที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเมตาแบบมีโครงสร้างเดียว การสร้างศูนย์กลางเฉพาะภูมิภาคใน M-Files Hubshare ช่วยให้บุคลากรแนวหน้าสามารถเข้าถึงทรัพยากรที่เกี่ยวข้องที่สุดสำหรับพื้นที่ของตนได้ทันที ช่วยลดเวลาในการค้นหาข้อมูลสำคัญ

ความปลอดภัยและการปฏิบัติตามข้อกำหนดเป็นปัจจัยสำคัญในการตัดสินใจนำ M-Files มาใช้ แพลตฟอร์มนี้ได้นำระบบควบคุมการเข้าถึงอัตโนมัติมาใช้เพื่อป้องกันการแชร์เอกสารสำคัญโดยไม่ได้รับอนุญาต ฟีเจอร์การปฏิบัติตามข้อบังคับทั่วไปว่าด้วยการคุ้มครองข้อมูล (GDPR) ในตัวช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลส่วนบุคคลและข้อมูลลับจะเข้าถึงได้เฉพาะผู้ใช้ที่ได้รับอนุมัติเท่านั้น ซึ่งช่วยแก้ไขข้อกังวลสำคัญเกี่ยวกับการกำกับดูแลข้อมูล นอกจากนี้ ยังหมายความว่าเจ้าหน้าที่และอาสาสมัครสามารถเข้าถึงเนื้อหาที่ได้รับอนุมัติล่าสุดได้อย่างปลอดภัยผ่าน M-Files Hubshare

「M-Files ทำงานหนักทั้งหมดเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ ทีมงานมั่นใจว่าพวกเขาเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้อง ทุกอย่างมีโครงสร้าง, ปลอดภัย และทันสมัย ​​ต้องขอบคุณ M-Files」

Irene Lertora หัวหน้าฝ่ายการจัดการความรู้ Stroke Association

บทสรุป

ความสามารถในการจัดการเอกสารของ M-Files ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานของสมาคมโรคหลอดเลือดสมอง ก่อนหน้านี้ ทีมงานต้องพึ่งพาระบบติดตามด้วยตนเองและปฏิทินส่วนตัวเพื่อจัดการกำหนดเวลาตามสัญญา คำขอวิจัย และการอนุมัติเอกสาร M-Files ได้แทนที่กระบวนการเหล่านี้ด้วยเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติที่ส่งการแจ้งเตือน, กำหนดวันตรวจสอบ และปฏิบัติตามนโยบายการเก็บรักษาข้อมูล วิธีนี้ช่วยลดภาระงานด้านการบริหารได้อย่างมาก ช่วยให้ทีมงานมุ่งเน้นไปที่การให้บริการมากกว่าการจัดการเอกสาร ขณะนี้ เจ้าหน้าที่แนวหน้าสามารถดึงทรัพยากรสำคัญได้ทันทีผ่านศูนย์กลางข้อมูลเฉพาะพื้นที่ ขณะที่อาสาสมัครและเจ้าหน้าที่ฝ่ายประสานงานก็ได้รับประโยชน์จากเครื่องมือที่ปรับปรุงใหม่สำหรับการจัดการค่าใช้จ่ายและการติดตามความพยายามในการเข้าถึงข้อมูล

Irene กล่าวว่า “เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติกำลังแจ้งเตือนเจ้าหน้าที่เกี่ยวกับสิ่งที่ต้องดำเนินการ ไม่ว่าจะเป็นการตรวจสอบสัญญา, การอัปเดตข้อมูล หรือการอนุมัติเอกสาร ซึ่งทำให้การบริหารจัดการเวลาดีขึ้น และช่วยให้เจ้าหน้าที่สามารถอุทิศเวลาให้กับการช่วยเหลือผู้รอดชีวิตจากโรคหลอดเลือดสมองและคนที่พวกเขารักได้มากขึ้น”

ปัจจุบันเจ้าหน้าที่แนวหน้ามีทุกสิ่งที่ต้องการอยู่ในมือ พวกเขาสามารถค้นหาทุนสนับสนุนรถเข็นหรือกลุ่มสนับสนุนในท้องถิ่นได้ในขณะที่นั่งอยู่ที่บ้านของใครสักคน แทนที่จะต้องกลับไปที่พื้นที่ทำงานเพื่อทำงานธุรการ ความแตกต่างนั้นชัดเจนราวกับกลางวันและกลางคืน

「เราเป็นทีมเล็ก ๆ ที่อยู่เบื้องหลังการติดตั้ง M-Files และ M-Files Hubshare ที่ Stroke Association อย่างไรก็ตาม แม้จะมีทรัพยากรเพียงเล็กน้อย แต่ความยืดหยุ่นของระบบและการกำหนดค่าที่ง่ายทำให้เราสามารถบรรลุเป้าหมายได้มากมาย เรากำลังพัฒนาและเพิ่มมูลค่าอย่างต่อเนื่อง」

Irene Lertora หัวหน้าฝ่ายการจัดการความรู้ Stroke Association

สมาคมโรคหลอดเลือดสมองมีแผนที่จะขยายการใช้งาน M-Files ไปยังภูมิภาคและหน่วยงานต่าง ๆ มากขึ้น การผสานรวมเครื่องมือแบ่งปันความรู้อัตโนมัติจะช่วยให้สมาคมโรคหลอดเลือดสมองสามารถพัฒนาขีดความสามารถในการจัดการข้อมูลและเอกสาร ควบคู่ไปกับการสนับสนุนผู้รอดชีวิตจากโรคหลอดเลือดสมองและครอบครัวได้อย่างมีประสิทธิภาพ

“เราเป็นทีมเล็ก ๆ ที่อยู่เบื้องหลังการติดตั้ง M-Files และ M-Files Hubshare ที่ Stroke Association อย่างไรก็ตาม แม้จะมีทรัพยากรเพียงเล็กน้อย แต่ความยืดหยุ่นของระบบและการกำหนดค่าที่ง่ายทำให้เราสามารถบรรลุเป้าหมายได้มากมาย เรากำลังพัฒนาและเพิ่มมูลค่าอย่างต่อเนื่อง” Irene กล่าวสรุป