แนะนำบริษัท

ผู้จัดจำหน่ายโซลูชันทางการเกษตรที่มีชื่อเสียงรายหนึ่งในฟิลิปปินส์ มุ่งมั่นที่จะสนับสนุนการพึ่งพาตนเองด้านอาหารของประเทศ เครื่องจักรที่พวกเขาจัดหามีบทบาทสำคัญในการผลิตผลผลิตที่อุดมสมบูรณ์ สร้างความไว้วางใจและความเชื่อมั่นให้กับเกษตรกรทั่วประเทศ ลูกค้าเป็นบริษัทขนาดกลางในอุตสาหกรรมเครื่องจักรกล, อุปกรณ์ และบริการทางการเกษตร มีพนักงานประมาณ 100-300 คน

ความท้าทาย

แนวทางการจัดการเอกสารเดิมของลูกค้าไม่สอดคล้องกับความต้องการที่เปลี่ยนแปลงไปของธุรกิจมากขึ้นเรื่อย ๆ เมื่อการดำเนินงานมีความซับซ้อนมากขึ้น ข้อจำกัดของระบบเดิมก็ยิ่งชัดเจนขึ้น กระบวนการทำงานแบบแมนนวลถูกนำไปใช้อย่างมากสำหรับงานประจำ เช่น การจัดการเอกสาร, การอนุมัติ และการป้อนข้อมูล ซึ่งไม่เพียงแต่สิ้นเปลืองเวลาอันมีค่าเท่านั้น แต่ยังเพิ่มความเสี่ยงต่อความผิดพลาดของมนุษย์อีกด้วย ความไม่มีประสิทธิภาพเหล่านี้ก่อให้เกิดปัญหาคอขวดที่ขัดขวางประสิทธิภาพการทำงานโดยรวม

ยิ่งไปกว่านั้น แนวทางเดิมยังขาดความยืดหยุ่นในการปรับให้เข้ากับข้อกำหนดการปฏิบัติงานเฉพาะขององค์กร มีตัวเลือกการกำหนดค่าที่จำกัด ทำให้ยากต่อการปรับใช้ให้สอดคล้องกับกระบวนการเฉพาะและความต้องการด้านการปฏิบัติตามข้อกำหนดของบริษัท

อีกหนึ่งช่องว่างสำคัญคือการไม่มีระบบอัตโนมัติ หากไม่มีระบบอัตโนมัติ งานซ้ำ ๆ จะต้องถูกดำเนินการด้วยตนเอง ส่งผลให้ประสิทธิภาพลดลงและเพิ่มภาระงานให้กับพนักงาน การขาดความชัดเจนในการใช้งานเอกสารและประสิทธิภาพของกระบวนการยังจำกัดความสามารถขององค์กรในการตัดสินใจโดยอาศัยข้อมูลอย่างรอบรู้อีกด้วย

โซลูชัน M-Files

เพื่อเอาชนะข้อจำกัดเหล่านี้และปรับปรุงวิธีการจัดการเอกสารให้ทันสมัย ​​ลูกค้าจึงตัดสินใจนำ M-Files มาใช้ร่วมกับ Fujifilm Business Innovation Philippines ซึ่งเป็นพันธมิตรของ M-Files โดยทั้งสองได้นำแพลตฟอร์มนี้ไปปรับใช้ควบคู่ไปกับระบบอื่น ๆ ของลูกค้า

เพื่อขจัดความไร้ประสิทธิภาพในการทำงานด้วยตนเองและลดข้อผิดพลาดจากมนุษย์ M-Files ได้นำระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติและระบบรู้จำอักขระด้วยแสง (OCR) มาใช้ ขณะนี้เอกสารจะถูกอัปโหลดไปยัง M-Files ได้อย่างราบรื่น โดย OCR จะดึงข้อมูลและจัดทำดัชนีข้อมูลสำคัญต่าง ๆ เช่น หมายเลขใบแจ้งหนี้ ชื่อลูกค้าและซัพพลายเออร์ และจำนวนเงินในใบแจ้งหนี้โดยอัตโนมัติ ระบบจะตรวจสอบสถานะการชำระเงิน และหากยังไม่ได้รับการชำระเงิน ระบบจะเริ่มกระบวนการอนุมัติ ซึ่งจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานและลดความล่าช้า ปัจจุบัน ข้อมูลเชิงลึกจาก Business Intelligence ถูกสร้างขึ้นผ่านรายงานอัตโนมัติรายเดือน, รายไตรมาส, รายครึ่งปี และรายปี ซึ่งช่วยให้มองเห็นภาพรวมที่จำเป็นสำหรับการตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลเป็นหลัก

โซลูชันนี้ยังมอบความช่วยเหลือที่ทันท่วงทีแก่ผู้ใช้ เสริมสร้างความมั่นใจและความพึงพอใจ การอัปเดตซอฟต์แวร์อย่างสม่ำเสมอและการสื่อสารเชิงรุกทำให้ผู้ใช้ได้รับข้อมูลเกี่ยวกับฟีเจอร์และการปรับปรุงใหม่ ๆ อย่างต่อเนื่อง โปรแกรมการฝึกอบรมที่ครอบคลุม ซึ่งรวมถึงเวิร์กช็อปที่ออกแบบเฉพาะบุคคลและแหล่งข้อมูลตามบทบาท ช่วยให้ผู้ใช้สามารถปรับใช้ระบบได้อย่างมั่นใจและเพิ่มประสิทธิภาพสูงสุด

การปรับปรุงเหล่านี้ร่วมกันวางรากฐานสำหรับสภาพแวดล้อมการจัดการเอกสารที่คล่องตัว, มีประสิทธิภาพ และขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเชิงลึกมากขึ้น

บทสรุป

ระบบใหม่นี้มอบการควบคุมเวอร์ชันที่แข็งแกร่งสำหรับการจัดการเอกสาร และเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานด้วยฟีเจอร์ที่ขับเคลื่อนด้วย AI ของ M-Files ประหยัดเวลาได้ด้วยการนำเข้าเอกสารอัตโนมัติ ช่วยลดความจำเป็นในการอัปโหลดและลากและวางด้วยตนเอง ระบบบันทึกเวลาแบบดิจิทัลมาแทนที่การบันทึกสมุดบันทึกด้วยตนเอง ช่วยให้พนักงานที่ทำงานนอกสถานที่สามารถเข้าถึงเอกสารจากระยะไกลได้ และรองรับการจัดการงานที่ยืดหยุ่นยิ่งขึ้น

ความสำเร็จของการติดตั้งใช้งานนี้เกิดจากจุดแข็งสำคัญหลายประการ ความเชี่ยวชาญทางเทคนิคที่ล้ำลึกช่วยให้การผสานรวม M-Files เป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพ แนวคิดเชิงรุกในการติดตามประสิทธิภาพและเสนอแนะแนวทางปรับปรุงต่าง ๆ ตอกย้ำความมุ่งมั่นอย่างแรงกล้าเพื่อความสำเร็จของลูกค้า การผสานรวมกับแพลตฟอร์มอื่น ๆ ช่วยให้สามารถสร้างรายงานแบบไดนามิกและนำเสนอตัวเลือกการทำงานอัตโนมัติที่ยืดหยุ่น ที่สำคัญที่สุด การสร้างความสัมพันธ์อันแน่นแฟ้นระหว่างฟูจิฟิล์มและลูกค้าช่วยสร้างความไว้วางใจและความภักดี ซึ่งทำให้กระบวนการทั้งหมดประสบความสำเร็จอย่างโดดเด่น

เพื่อยกระดับประสบการณ์การใช้งาน M-Files ทีมงานได้นำเสนอกลยุทธ์การสนับสนุนที่ครอบคลุม ซึ่งมุ่งเน้นการฝึกอบรมแพลตฟอร์ม, การปรับแต่งเวิร์กโฟลว์, การรับรู้ฟีเจอร์ขั้นสูง และประสิทธิภาพสูงสุดของระบบ ด้วยการฝึกอบรมเฉพาะบุคคล การปรับแต่งโดยผู้เชี่ยวชาญ, การผสานรวมที่ราบรื่น และการสนับสนุนเชิงรุก ผู้ใช้งานจึงสามารถใช้ประโยชน์จากความสามารถของ M-Files ได้อย่างเต็มที่ การอัปเดตฟีเจอร์อย่างสม่ำเสมอ กลยุทธ์การมีส่วนร่วมที่ตรงเป้าหมาย และการติดตามประสิทธิภาพการทำงาน ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและความพึงพอใจของผู้ใช้ แนวทางการทำงานร่วมกันที่ขับเคลื่อนด้วยความเชี่ยวชาญนี้ไม่เพียงแต่ช่วยเพิ่มผลตอบแทนจากการลงทุนสูงสุดเท่านั้น แต่ยังเสริมสร้างความสัมพันธ์กับลูกค้าผ่านบริการที่มีความหมายและเฉพาะบุคคลอีกด้วย