แนะนำบริษัท

กลุ่มบริษัท Vaasan Sähkö มีพนักงานประมาณ 150 คน และดำเนินธุรกิจจำหน่ายไฟฟ้า ระบบทำความร้อนในเขตเมือง และการจำหน่ายไฟฟ้า กลุ่มบริษัทประกอบด้วยบริษัทแม่ Vaasan Sähkö ซึ่งรับผิดชอบการจัดหาไฟฟ้าและระบบทำความร้อนในเขตเมือง พร้อมด้วยบริษัทสาขาอีกสองแห่ง ได้แก่ Vaasan Sähkö Myynti Oy ซึ่งให้บริการจำหน่ายไฟฟ้าและบริการด้านพลังงานแก่ผู้บริโภคและภาคธุรกิจ และ Vaasan Sähköverkko Oy ซึ่งบริหารจัดการการจำหน่ายไฟฟ้าในเขตเทศบาลแปดแห่งในภูมิภาค Vaasa

ความท้าทายสำคัญก่อน M-Files

ก่อนที่จะนำ M-Files มาใช้ Vaasan Sähkö เผชิญกับความท้าทายอย่างมากในการจัดการเอกสารและข้อมูลทางเทคนิคในหน่วยธุรกิจต่าง ๆ ในช่วงแรก เอกสารส่วนใหญ่ เช่น พิมพ์เขียวทางเทคนิค จะถูกจัดเก็บในรูปแบบสำเนากระดาษในแฟ้มเอกสารเท่านั้น เอกสารเหล่านี้มักล้าสมัยหรือค้นหาได้ยาก โดยมีเวอร์ชันที่ไม่สอดคล้องกันหลายเวอร์ชันที่เผยแพร่ระหว่างทีมและสถานที่ตั้งต่าง ๆ

นอกจากนี้ ข้อมูลดิจิทัลยังกระจัดกระจายอยู่ในไดรฟ์เครือข่าย กลุ่ม Microsoft Teams และ Microsoft SharePoint การกระจายตัวนี้ทำให้พนักงานค้นหาข้อมูลที่เชื่อถือได้และเป็นปัจจุบันได้ยาก ซึ่งเป็นข้อเท็จจริงที่ปรากฏในการสำรวจพนักงานเช่นกัน ในฐานะผู้ดำเนินการโครงสร้างพื้นฐานที่สำคัญ Vaasan Sähkö ยังต้องปฏิบัติตามมาตรฐานความปลอดภัยข้อมูล, การปฏิบัติตามกฎระเบียบ และการตรวจสอบย้อนกลับขั้นสูง ซึ่งเป็นสิ่งที่ระบบที่มีอยู่ในปัจจุบันยังไม่รองรับอย่างเพียงพอ

ในภาคพลังงานซึ่งมีการสร้างข้อมูลจำนวนมหาศาลอย่างต่อเนื่อง การพยากรณ์ที่ดีขึ้นจึงเป็นสิ่งจำเป็น การเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วในอุตสาหกรรมจำเป็นต้องอาศัยการเข้าถึงข้อมูลคุณภาพสูงอย่างทันท่วงที เพื่อสนับสนุนการตัดสินใจเชิงรุกและความพร้อมในการดำเนินงาน

“ข้อมูลกระจัดกระจายไปทั่วทุกระบบ ทั้ง Teams, SharePoint, ไดรฟ์เครือข่าย และมักจะล้าสมัย การค้นหาเอกสารที่ถูกต้องเมื่อต้องการจึงเป็นเรื่องยาก” Topias Katajamäki ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายดิจิทัล (CDO) ของ Vaasan Sähkö กล่าว

「ทุกอย่างเริ่มต้นจากภาพวาดบนกระดาษที่เหลือง ปัจจุบัน เรามีข้อมูลคุณภาพสูงขึ้น และ AI ได้กลายเป็นเพื่อนคู่ใจในการทำงานประจำวันของใครหลายคน」

Topias Katajamäki ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายดิจิทัล Vaasan Sähkö

โซลูชัน M-Files

Vaasan Sähkö เริ่มต้นเส้นทาง M-Files ในปี 2017 โดยเริ่มจากบริษัทในเครือ Vaasan Sähköverkko เป้าหมายเริ่มต้นคือการนำพิมพ์เขียวทางเทคนิคมาสู่ระบบดิจิทัลและสร้างคลังข้อมูลทางเทคนิคแบบรวมศูนย์ที่มีโครงสร้างชัดเจน โครงการนำร่องที่ประสบความสำเร็จนำไปสู่การเปิดตัวที่ครอบคลุมทั่วทั้งบริษัท ครอบคลุมการตรวจสอบการบำรุงรักษา, ข้อมูลโครงสร้าง และรายงานความปลอดภัยรายเดือน การผสานรวมกับ Microsoft Power BI ช่วยให้บริษัทสามารถแสดงภาพและดำเนินการตามข้อมูลจากการตรวจสอบ ซึ่งช่วยปรับปรุงการวางแผนการบำรุงรักษา

ด้วยผลลัพธ์เหล่านี้ M-Files จึงค่อย ๆ ขยายขอบเขตการใช้งานไปยังกลุ่ม Vaasan Sähkö อย่างต่อเนื่อง การนำ M-Files ไปใช้งานทั่วทั้งกลุ่มเป็นครั้งแรก มุ่งเน้นไปที่การนำเข้าเอกสารที่เกี่ยวข้องกับโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีของบริษัท และข้อมูลโครงสร้างอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องกับการจัดการข้อมูล จากนั้นจึงนำไปปรับใช้กับฟังก์ชันส่วนกลาง เช่น ระบบการจัดการองค์กร ซึ่งปัจจุบันรองรับการจัดการความเบี่ยงเบน, เอกสารกระบวนการ และองค์ประกอบอื่น ๆ ของระบบการจัดการที่ได้รับการรับรอง จากนั้น M-Files ได้ขยายขอบเขตการใช้งานไปยังฟังก์ชันธุรกิจต่าง ๆ อย่างกว้างขวาง โดยปรับให้เข้ากับความต้องการเฉพาะของแต่ละหน่วยงาน

เพื่อยกระดับความร่วมมือกับพันธมิตรภายนอก บริษัทได้นำ M-Files Hubshare มาใช้เพื่อจัดการแนวทางด้านความปลอดภัยสำหรับสถานที่ทำงานที่เกี่ยวข้องกับระบบทำความร้อนในเขต ผู้รับเหมาสามารถเข้าถึงเอกสารความปลอดภัยที่เกี่ยวข้องและรับทราบการปฐมนิเทศได้โดยตรงผ่าน Hubshare โดยการยืนยันจะบันทึกไว้ใน M-Files โดยอัตโนมัติ การตั้งค่านี้ช่วยลดความยุ่งยากในการสื่อสารและจัดทำเอกสารโดยไม่จำเป็นต้องให้ผู้ใช้ภายในเรียนรู้ระบบใหม่ อีกทั้งยังสามารถปรับแต่งประสบการณ์การใช้งานได้ตามต้องการ สุดท้าย บริษัทได้นำปัญญาประดิษฐ์มาใช้ในการปฏิบัติงานประจำวันด้วยเครื่องมือต่าง ๆ เช่น M-Files Aino และ Microsoft Copilot

「หากจำเป็นต้องตรวจสอบรายการในภายหลัง ข้อมูลทั้งหมดสามารถพบได้ใน M-Files」

Topias Katajamäki ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายดิจิทัล Vaasan Sähkö

บทสรุป

การนำ M-Files มาใช้ช่วยปรับปรุงการจัดการข้อมูลและความน่าเชื่อถือในการดำเนินงานของ Vaasan Sähkö อย่างมีนัยสำคัญ เอกสารที่เคยมีการแยกส่วน ตั้งแต่รายงานการตรวจสอบไปจนถึงแบบร่างทางเทคนิค ปัจจุบันถูกรวมศูนย์, จัดโครงสร้าง และเข้าถึงได้ง่าย วิธีนี้ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานประจำวันและทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลที่ทันสมัยจะพร้อมใช้งานอยู่เสมอเมื่อต้องการ

การดำเนินงานด้านการบำรุงรักษาได้รับการปรับปรุงอย่างมีนัยสำคัญด้วยการนำ M-Files มาใช้ เอกสารทางเทคนิค, บันทึกการตรวจสอบ และข้อมูลระดับส่วนประกอบถูกแปลงเป็นดิจิทัลและเชื่อมโยงกับข้อมูลโครงสร้างที่เกี่ยวข้อง ทำให้ทั้งทีมภายในและพันธมิตรภายนอกเข้าถึงได้ง่าย

ซึ่งช่วยให้สามารถแก้ไขปัญหาได้เร็วขึ้นและวางแผนการบำรุงรักษาโดยใช้ข้อมูลได้อย่างแม่นยำยิ่งขึ้น รายงาน Power BI ที่สร้างจากข้อมูล M-Files ช่วยให้มองเห็นผลลัพธ์การตรวจสอบและการตรวจสอบสภาพได้อย่างชัดเจน ขณะที่การแจ้งเตือนตลอดอายุการใช้งานช่วยให้มั่นใจได้ว่าระบบจะดำเนินการได้ทันท่วงทีเมื่อเข้าใกล้เกณฑ์วิกฤต

หน่วยขายไฟฟ้ายังได้ปรับปรุงกระบวนการกำหนดราคาให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นโดยใช้เวิร์กโฟลว์ที่ปรับแต่งได้ใน M-Files การตั้งค่านี้ช่วยให้สามารถสร้างงานและเอกสารโดยอัตโนมัติตามข้อมูลเมตา มั่นใจได้ถึงความสอดคล้องและการตรวจสอบย้อนกลับได้อย่างสมบูรณ์สำหรับการตรวจสอบ

ภายในเดือนเมษายน 2025 พนักงานเกือบครึ่งหนึ่งได้ใช้เครื่องมือ AI ในการทำงานประจำวันอย่างแข็งขัน Aino ผู้ช่วย AI ของ M-Files รองรับการปฐมนิเทศและการนำทางระบบภายใน ช่วยให้ผู้ใช้ค้นหาและทำความเข้าใจเอกสารที่เกี่ยวข้องได้ง่ายขึ้น Copilot ถูกใช้งานอย่างแพร่หลายในเครื่องมือต่าง ๆ เช่น Microsoft Teams และ Microsoft Outlook บริษัทยังคงพัฒนาความสามารถด้าน AI อย่างต่อเนื่องผ่านการประชุมรับฟังความคิดเห็นรายสัปดาห์และการทดลองปฏิบัติจริง

“ทุกอย่างเริ่มต้นจากภาพวาดบนกระดาษที่เหลือง ปัจจุบัน เรามีข้อมูลคุณภาพสูงขึ้น และ AI กลายมาเป็นเพื่อนทำงานประจำวันของใครหลายคน” Topias กล่าวสรุป

กลยุทธ์ของ Vaasan Sähkö มองไปข้างหน้าถึงปี 2030 โดยมุ่งเน้นบทบาทที่เพิ่มมากขึ้นของข้อมูลและ AI แม้ว่าบริษัทจะมีความก้าวหน้าอย่างมาก แต่ก็ยอมรับว่างานยังไม่เสร็จสิ้น คุณภาพของข้อมูลกำลังดีขึ้น แต่ยังไม่ถึงระดับที่ต้องการ

เนื่องจาก AI ได้กลายเป็นส่วนสำคัญในการทำงานประจำวันของพนักงานหลายคนที่ Vaasan Sähkö อยู่แล้ว จึงกำลังพัฒนารูปแบบการกำกับดูแลเพื่อให้มั่นใจว่า AI จะถูกนำไปใช้อย่างมีจริยธรรมและมีประสิทธิภาพ Topias ระบุว่า บทบาทของระบบแต่ละระบบคาดว่าจะลดน้อยลง เนื่องจาก AI agent และระบบอัตโนมัติระดับแพลตฟอร์มมีบทบาทมากขึ้น บริษัทตระหนักดีว่าการพัฒนา AI อย่างรวดเร็วอาจจำเป็นต้องมีการปรับปรุงกลยุทธ์ดิจิทัลไปพร้อม ๆ กัน แต่ทิศทางยังคงชัดเจน นั่นคือการเดินทางยังคงดำเนินต่อไป