แนะนำบริษัท

Raumaster เป็นบริษัทอุตสาหกรรมสัญชาติฟินแลนด์ที่จัดหาระบบขนถ่ายวัสดุขั้นสูง โดยเฉพาะอย่างยิ่งในอุตสาหกรรมพลังงานและป่าไม้ บริษัทก่อตั้งขึ้นในปี 1984 มีพนักงานมืออาชีพหลายร้อยคนในฟินแลนด์และสวีเดน และการดำเนินงานของบริษัทสร้างขึ้นบนพื้นฐานของความเชี่ยวชาญทางเทคนิคที่แข็งแกร่งและการพัฒนาในระยะยาว นอกเหนือจาก Raumaster Oy แล้ว กลุ่มบริษัท Raumaster ยังประกอบด้วยบริษัทย่อย Raumaster Paper Oy และ Raumaster AB รวมถึงบริษัทในเครือ Ketjurauma Oy และ AS Rauameister ด้วย

เนื่องจาก Raumaster เติบโตขึ้นเรื่อย ๆ ตลอดหลายปีที่ผ่านมา ความต้องการด้านการจัดการข้อมูลจึงขยายตัวและหลากหลายมากขึ้น เพื่อสนับสนุนทั้งการเติบโตและการดำเนินงานทั่วโลก บริษัทจึงได้เลือกใช้ M-Files เป็นแพลตฟอร์มการจัดการข้อมูลอัจฉริยะมานานถึง 17 ปีแล้ว

ในสภาพแวดล้อมการทำงานที่กว้างขวางและหลากหลายสาขาของ Raumaster การจัดการข้อมูลที่มีประสิทธิภาพเป็นสิ่งสำคัญยิ่ง M-Files ได้กลายเป็นเครื่องมือที่ได้รับการยอมรับและขาดไม่ได้สำหรับพนักงานเกือบทุกคน “คุณอาจพูดได้ว่าพนักงานในสำนักงานของเราเกือบ 100% ใช้ M-Files เราใช้มันสำหรับเกือบทุกอย่างที่เกี่ยวข้องกับการจัดการเอกสาร” Hanna Juntto วิศวกรโซลูชันธุรกิจของ Raumaster กล่าว

M-Files เป็นหัวใจหลักของการจัดการข้อมูลของ Raumaster มาตั้งแต่ปี 2008 และความร่วมมือก็แน่นแฟ้นขึ้นทุกปี “มันเป็นระบบที่จำเป็นอย่างยิ่งสำหรับเรา M-Files มีส่วนเกี่ยวข้องในเกือบทุกส่วนของกระบวนการไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง” Hanna กล่าวเสริม

ประเด็นสำคัญก่อนนำ M-Files มาใช้

ก่อนที่จะนำ M-Files มาใช้ Raumaster ใช้ไดรฟ์เครือข่ายแบบดั้งเดิมในการจัดการเอกสาร แต่เมื่อองค์กรขยายตัว วิธีการนี้ก็ดูแลรักษายากขึ้นเรื่อย ๆ การควบคุมเวอร์ชันมีข้อจำกัด เอกสารหาได้ยาก และทีมต่าง ๆ อาจทำงานกับไฟล์เวอร์ชันที่แตกต่างกันได้ง่าย

“เห็นได้ชัดว่ามีปัญหาเกี่ยวกับไดรฟ์เครือข่าย และการควบคุมเวอร์ชันก็ไม่เพียงพอ ตัวอย่างเช่น การควบคุมเวอร์ชันเป็นหนึ่งในเหตุผลหลักที่ทำให้มีการนำ M-Files มาใช้” Hanna กล่าว

ในขั้นต้น M-Files ถูกซื้อมาเพื่อทดแทนฟังก์ชันการจัดการข้อมูลของซอฟต์แวร์จัดเก็บเอกสารเก่าของ Raumaster ซึ่งใช้ในการจัดการแบบร่างทางเทคนิค “ก่อนหน้านี้เรามีซอฟต์แวร์จัดเก็บแบบร่างของเราเอง ซึ่งได้ปรับปรุงให้ทันสมัยขึ้นด้วย M-Files ในทางปฏิบัติ เราสร้างระบบของเราเองที่ใช้ M-Files เป็นที่จัดเก็บไฟล์” Hanna อธิบาย

การเปลี่ยนผ่านเป็นไปอย่างราบรื่นจนพนักงานหลายคนไม่รู้ตัวด้วยซ้ำว่ากำลังใช้ M-Files อยู่ “พนักงานใช้ M-Files ในช่วงสองสามปีแรกโดยไม่รู้ตัวด้วยซ้ำว่ากำลังใช้อยู่ ซึ่งแสดงให้เห็นว่า M-Files ถูกผสานรวมเข้ากับส่วนติดต่อผู้ใช้ของซอฟต์แวร์ของเราได้ดีเพียงใด” Hanna อธิบาย

「เราได้เปรียบเทียบระบบหลายระบบ แต่ M-Files โดดเด่นกว่าระบบอื่น ๆ อินเทอร์เฟซของระบบดีมากและช่วยให้สามารถบูรณาการได้อย่างหลากหลาย นอกจากนี้ M-Files ยังติดตั้งง่ายกว่าคู่แข่งอีกด้วย」

Hanna Juntto, Business Solutions Engineer, บริษัท Raumaster

โซลูชัน M-Files

เลือกใช้ M-Files เพราะแพลตฟอร์มนี้มีอินเทอร์เฟซที่หลากหลาย ความสามารถในการผสานรวมที่แข็งแกร่ง และการใช้งานที่ไม่ซับซ้อน “เราเปรียบเทียบระบบหลายระบบ แต่ M-Files โดดเด่นกว่าระบบอื่น ๆ อินเทอร์เฟซของระบบดีมากและช่วยให้สามารถผสานรวมได้อย่างหลากหลาย นอกจากนี้ M-Files ยังใช้งานง่ายกว่าคู่แข่ง” Hanna อธิบาย

ตลอดหลายปีที่ผ่านมา M-Files ได้เติบโตจากคลังเก็บแบบร่างไปสู่แพลตฟอร์มการจัดการข้อมูลระดับกลุ่มบริษัท แต่ละบริษัทในห้าบริษัทของกลุ่ม Raumaster ต่างก็มีคลังเอกสารของตนเอง และ M-Files ก็สนับสนุนการทำงานหลัก ๆ เกือบทั้งหมดของ Raumaster

หนึ่งในโซลูชันที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดคือการผสานรวม M-Files เข้ากับระบบ ERP ของ Raumaster การผสานรวมนี้จะช่วยให้เอกสารมีเมตาเดตาที่ถูกต้องโดยอัตโนมัติ และช่วยให้การถ่ายโอนข้อมูลระหว่างระบบเป็นไปอย่างราบรื่น “มีการนำเข้าข้อมูลจำนวนมากจากระบบ ERP และใช้ในเมตาเดตาของเอกสาร นอกจากนี้ ERP ยังช่วยให้เข้าถึงเอกสารที่เกี่ยวข้องกับรายการที่ต้องการได้โดยตรง” Hanna กล่าว

M-Files ยังผสานรวมกับ Visma Sign ทำให้การลงนามในสัญญาเป็นไปอย่างรวดเร็วและเป็นระบบดิจิทัลอย่างสมบูรณ์ “ก่อนหน้านี้ สัญญาจะถูกส่งทางอีเมล, พิมพ์ และสแกน ตอนนี้กระบวนการลงนามเร็วขึ้นมากและไม่ต้องใช้กระดาษเลย” Hanna กล่าว

กระบวนการสรรหาบุคลากรก็ได้รับการทำให้เป็นระบบอัตโนมัติเช่นกัน ใบสมัครที่ส่งผ่านเว็บไซต์ของบริษัทจะถูกโอนไปยังคลังข้อมูล HR ของ M-Files โดยอัตโนมัติ “M-Files ยังส่งอีเมลไปยังผู้สมัครโดยอัตโนมัติ โซลูชันนี้ใช้งานได้ดีมากสำหรับเรา” Hanna กล่าว

การผสานรวมกับ Microsoft 365 ก็มีบทบาทสำคัญเช่นกัน “Microsoft Teams ถูกใช้งานอย่างแพร่หลายในทีมโครงการ และการเชื่อมต่อกับ Microsoft Outlook กำลังได้รับการอัปเดตเป็นเวอร์ชันใหม่กว่า” Hanna อธิบาย

นอกจากนี้ Raumaster เพิ่งนำพอร์ทัล M-Files Hubshare มาใช้เพื่อรับเอกสารคุณภาพจากผู้รับเหมาช่วง “ก่อนหน้านี้ เอกสารจะถูกส่งทางอีเมลไปยังที่อยู่เฉพาะ แต่ตอนนี้เอกสารส่งตรงมาที่ M-Files แล้ว” Hanna กล่าว

ในปี 2025 Raumaster ได้ทำการวิเคราะห์ธุรกิจ M-Files เพื่อประเมินสถานะปัจจุบันของระบบและระบุความต้องการในการพัฒนา เนื่องจากความต้องการด้านธุรกิจและการจัดการข้อมูลของบริษัทได้เปลี่ยนแปลงไปตลอดระยะเวลาการใช้งานที่ยาวนาน “นี่เป็นงานที่ละเอียดถี่ถ้วนและมีประโยชน์มาก การได้เห็นว่าโครงสร้างและกระบวนการข้อมูลเมต้าใดที่ตอบสนองความต้องการของเราอย่างแท้จริง และสิ่งใดที่สามารถตัดทิ้งหรือปรับปรุงได้นั้นมีความสำคัญมาก” Hanna กล่าว

การประเมินนี้ดำเนินการร่วมกับผู้เชี่ยวชาญจาก M-Files โดยใช้ข้อมูลการใช้งานจริง การสัมภาษณ์ และการตรวจสอบสถาปัตยกรรมระบบ “การได้รับมุมมองจากภายนอกเป็นสิ่งที่ดี—คนที่มีวิสัยทัศน์กว้างไกลและสังเกตเห็นสิ่งที่เราเองอาจมองข้ามไปหลังจากใช้งานมาเป็นเวลานาน” Hanna อธิบาย

นอกเหนือจากผลการวิเคราะห์ทางเทคนิคแล้ว การวิเคราะห์ยังให้ข้อมูลเชิงลึกที่มีค่าแก่ Raumaster เกี่ยวกับวิธีการจัดการการพัฒนา M-Files และการสนับสนุนผู้ใช้ให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น เพื่อสนับสนุนการเติบโตของบริษัท

การประเมินชี้ให้เห็นถึงโอกาสในการเสริมสร้างความร่วมมือด้านการพัฒนา ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารและแนวทางการเป็นเจ้าของมีการพัฒนาไปพร้อมกับธุรกิจ และเพิ่มความโปร่งใสเกี่ยวกับวิธีการพัฒนาระบบต่อไป การวิเคราะห์ยังยืนยันว่าฐานผู้ใช้ที่กว้างขวางและความเชี่ยวชาญภายในที่แข็งแกร่งของ Raumaster เป็นรากฐานที่ยอดเยี่ยมสำหรับการใช้งานระบบในระยะยาว การประสานแนวทางการฝึกอบรมและการปรับปรุงการเข้าถึงสื่อการเรียนรู้ได้รับการระบุว่าเป็นวิธีที่จะสนับสนุนผู้ใช้ได้ดียิ่งขึ้นในขณะที่ M-Files ยังคงขยายและพัฒนาต่อไป

การวิเคราะห์นี้ทำให้ Raumaster เห็นภาพที่ชัดเจนขึ้นว่าส่วนใดของระบบที่ใช้งานได้อย่างมีประสิทธิภาพ และส่วนใดที่ควรได้รับการปรับปรุง “เรามีกรณีการใช้งานมากมาย ดังนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญที่จะต้องหยุดและพิจารณาว่าอะไรที่ถูกใช้งานจริงและอะไรที่ถูกทิ้งไว้เบื้องหลัง” Hanna อธิบาย

ผลลัพธ์ที่ได้คือรายการโอกาสในการพัฒนาที่เป็นรูปธรรม “ข้อค้นพบที่สำคัญอย่างหนึ่งคือ รูปแบบการควบคุมการเข้าถึงและสิทธิ์ของผู้ใช้สามารถลดลงให้ง่ายขึ้นได้” Hanna กล่าวต่อ “อีกสิ่งสำคัญคือการระบุส่วนประกอบทางเทคนิคเก่า ๆ ที่ใช้งานอยู่ ซึ่งควรถูกแทนที่ด้วยโซลูชันที่ทันสมัยกว่า”

การประเมินผลยังให้ข้อมูลที่มีค่าเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ “นี่เป็นพื้นฐานที่ดีสำหรับเราในการจัดลำดับความสำคัญของพื้นที่ที่จะพัฒนาต่อไป เรามีโครงการของเราเองมากมาย ดังนั้นการได้รับมุมมองจากภายนอกเกี่ยวกับสิ่งที่จะสร้างคุณค่าสูงสุดจึงเป็นประโยชน์” Hanna กล่าว

Hanna สรุปว่า “ฉันคิดว่าสิ่งสำคัญที่ควรทราบคือ แม้ว่าเราจะรู้จักระบบ M-Files เป็นอย่างดี แต่การใช้งานนั้นแพร่หลายมากจนไม่มีใครสามารถเห็นทุกอย่างได้ การวิเคราะห์นี้ช่วยให้เราเข้าใจการใช้งานของเราเองได้ดียิ่งขึ้น”

บทสรุป

M-Files ได้กลายเป็นหนึ่งในเสาหลักของธุรกิจของ Raumaster “กระบวนการจัดการเอกสารหลักของธุรกิจ Raumaster นั้นดำเนินการผ่าน M-Files” Hanna กล่าว “การที่ทุกคนสามารถเข้าถึงเอกสารที่ทันสมัยชุดเดียวกันได้นั้นมีความสำคัญอย่างยิ่งสำหรับบริษัท”

การจัดการเวอร์ชันที่ดีขึ้นเป็นหนึ่งในข้อดีที่สำคัญที่สุด “M-Files มีเวอร์ชันที่ถูกต้องเพียงเวอร์ชันเดียวเสมอ ดังนั้นเราจึงมั่นใจได้ว่าข้อมูลที่เราใช้เป็นข้อมูลล่าสุดอยู่เสมอ ซึ่งช่วยให้การทำงานร่วมกันง่ายขึ้นและลดข้อผิดพลาด” Hanna กล่าว

การค้นหาข้อมูลก็ได้รับการปรับปรุงอย่างมากเช่นกัน “สิ่งที่ฉันชอบที่สุดเกี่ยวกับ M-Files คือวิธีการที่ใช้ข้อมูลเมต้าและฟังก์ชันการค้นหา—ฉันสามารถค้นหาข้อมูลที่ต้องการได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย” Hanna กล่าว “นอกจากนี้ ความจริงที่ว่าระบบสามารถปรับแต่งให้เหมาะกับการใช้งานที่หลากหลาย ทำให้มันเป็นเครื่องมืออเนกประสงค์อย่างแท้จริงสำหรับเรา”

「M-Files เป็นเครื่องมือที่สำคัญอย่างยิ่งสำหรับเรา ระบบนี้สนับสนุนธุรกิจของเราในทุกระดับและพัฒนาไปพร้อมกับเราอย่างต่อเนื่อง」

Hanna Juntto, Business Solutions Engineer, บริษัท Raumaster

Raumaster ใช้ M-Files ไม่เพียงแต่สำหรับการจัดการข้อมูลเท่านั้น แต่ยังใช้เป็นแพลตฟอร์มสำหรับการพัฒนาอย่างต่อเนื่องอีกด้วย “เราพยายามทำทุกอย่างด้วยตัวเองให้มากที่สุดเท่าที่จะทำได้ แต่เมื่อจำเป็น เราก็จะติดต่อที่ปรึกษา M-Files ของเราเอง ซึ่งก็ได้ผลดี” Hanna กล่าว

ความร่วมมืออันยาวนานของบริษัทกับ M-Files ได้ช่วยให้เกิดการเปลี่ยนแปลงและยกระดับการจัดการข้อมูลสู่ระบบดิจิทัลอย่างมีนัยสำคัญ Raumaster ได้เปลี่ยนจากระบบจัดเก็บข้อมูลแบบเครือข่ายที่กระจัดกระจาย มาเป็นระบบที่ครบวงจรและชาญฉลาด ซึ่งสนับสนุนทั้งการทำงานประจำวันและการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์