แนะนำบริษัท

Katoni คือบริษัทที่ปรึกษาด้านวิศวกรรมที่ได้รับรางวัล และเป็นพันธมิตรที่เชื่อถือได้ของผู้ประกอบการด้านพลังงานตลอดวงจรชีวิตของสินทรัพย์ บริษัทมีสำนักงานใหญ่ตั้งอยู่ที่เมืองอเบอร์ดีน ประเทศสกอตแลนด์ ให้บริการด้านวิศวกรรม การออกแบบ และการสนับสนุนโครงการแบบสหสาขาวิชาชีพแก่ภาคอุตสาหกรรมน้ำมันและก๊าซ ขณะเดียวกันก็ขยายไปสู่โครงการพลังงานคาร์บอนต่ำและพลังงานหมุนเวียน นับตั้งแต่ก่อตั้งในปี 2010 Katoni ได้เติบโตจากบริษัทที่มีพนักงานเพียงคนเดียว มาเป็นทีมงานที่มีพนักงานประจำมากกว่า 120 คน โดยส่งมอบงานวิศวกรรมและให้คำปรึกษาทางเทคนิคที่มีคุณภาพสูงแก่ลูกค้าในทะเลเหนือและพื้นที่อื่น ๆ

ด้วยทีมวิศวกรรมแปดสาขาภายในองค์กร รวมถึงกระบวนการผลิต, ท่อ, โครงสร้าง, ไฟฟ้า, ระบบควบคุมและเครื่องมือวัด และความปลอดภัย Katoni จึงสามารถส่งมอบโครงการที่ซับซ้อนซึ่งต้องอาศัยเอกสารทางวิศวกรรมที่ถูกต้อง, แม่นยำ, ตรงเวลา และตรวจสอบย้อนกลับได้อย่างครบถ้วน เมื่อปริมาณเอกสารเพิ่มขึ้นและโครงการมีความหลากหลายทางด้านสาขาวิชามากขึ้น จึงเห็นได้ชัดว่าระบบการจัดการเอกสารแบบเดิมที่ใช้โฟลเดอร์นั้นไม่เหมาะสมอีกต่อไป Katoni จึงต้องการแนวทางการจัดการเอกสารที่ทันสมัยและเน้นบริบทเป็นหลัก โดยที่ข้อมูลสามารถค้นหาและเข้าใจได้จากเนื้อหาของข้อมูล ไม่ใช่จากตำแหน่งที่จัดเก็บ ซึ่งจะช่วยให้การตรวจสอบย้อนกลับมีความแข็งแกร่งมากขึ้น กระบวนการทำงานน่าเชื่อถือมากขึ้น และการทำงานร่วมกันระหว่างทีมดีขึ้น

ประเด็นสำคัญก่อนนำ M-Files มาใช้

ก่อนที่จะเปลี่ยนมาใช้ M-Files บริษัท Katoni ใช้ไดรฟ์เครือข่ายที่ใช้ร่วมกัน ร่วมกับระบบโฟลเดอร์ที่มีโครงสร้าง และการตั้งชื่อไฟล์ด้วยตนเอง

วิธีการนี้ใช้ได้ผลดีเมื่อบริษัทมีขนาดเล็ก แต่เมื่อปริมาณเอกสารเพิ่มขึ้น การรักษาความเป็นระเบียบก็กลายเป็นเรื่องยาก วิศวกรบางครั้งประสบปัญหาในการค้นหาเอกสารเวอร์ชันที่ถูกต้อง และต้องตรวจสอบด้วยตนเองเพื่อยืนยันว่าพวกเขากำลังทำงานกับเอกสารเวอร์ชันล่าสุดหรือไม่

Kevin MacGillivray ผู้จัดการฝ่ายไอทีของ Katoni เล่าถึงช่วงเวลานี้อย่างชัดเจน:

“มันรวดเร็วอย่างไม่น่าเชื่อสำหรับผู้คนที่จะสูญเสียความลึกในระบบไฟล์ สิ่งต่าง ๆ มีความซับซ้อนและแม้แต่งานง่าย ๆ เช่นการเปิดไฟล์ที่ถูกต้องก็กลายเป็นเรื่องยาก”

วิธีการจัดเก็บเอกสารแบบใช้โฟลเดอร์ยังทำให้การตรวจสอบย้อนกลับเป็นเรื่องยาก บริษัท Katoni จำเป็นต้องแสดงให้เห็นว่าใครเป็นผู้สร้าง, ตรวจสอบ และอนุมัติเอกสารทางวิศวกรรม โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทำงานร่วมกับผู้รับเหมาและทีมงานสหสาขาวิชาชีพ หากไม่มีประวัติหรือการกำหนดเวอร์ชันอัตโนมัติ การตรวจสอบและการสืบสวนมักต้องใช้ความพยายามเพิ่มเติม Kevin อธิบายว่า “การที่ไม่สามารถค้นหาข้อมูลและดูว่าเราอยู่ที่ไหนนั้นเป็นเรื่องยาก ไม่มีการเชื่อมโยงที่ชัดเจนระหว่างเอกสารกับโครงการที่เกี่ยวข้อง”

เนื่องจากโครงการมากมายของ Katoni เกี่ยวข้องกับสาขาวิชาวิศวกรรมที่หลากหลาย การประสานงานที่เข้มแข็งและการควบคุมเอกสารจึงถือเป็นสิ่งสำคัญ ภายใต้ระบบเก่า ความสัมพันธ์ระหว่างเอกสาร, สิ่งที่ส่งมอบ และขั้นตอนของโครงการจะขึ้นอยู่กับโครงสร้างแบบแมนนวลเป็นส่วนใหญ่ เมื่อบริษัทเติบโตขึ้น แนวทางนี้จำกัดประสิทธิภาพและนำมาซึ่งความเสี่ยงที่ไม่จำเป็น

โซลูชัน M-Files

เมื่อ Katoni เริ่มมองหาโซลูชันการจัดการเอกสารที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น บริษัทได้ประเมินทางเลือกต่าง ๆ หลายอย่าง M-Files โดดเด่นในฐานะตัวเลือกที่สามารถรองรับวิธีการทำงานของ Katoni ได้ตั้งแต่เริ่มต้นและพัฒนาไปพร้อมกับการเติบโตของบริษัท ความยืดหยุ่นและความสามารถในการสะท้อนกระบวนการทำงานของ Katoni ทำให้การตัดสินใจเป็นไปอย่างชัดเจน ดังที่ Kevin กล่าวไว้ว่า “M-Files สามารถปรับตัวให้เข้ากับสิ่งที่เราต้องการทำได้ ไม่ใช่ในทางกลับกัน”

M-Files ใช้แนวทางที่เน้นบริบทเป็นหลักในการจัดระเบียบเอกสาร ซึ่งหมายความว่าข้อมูลจะถูกจัดประเภทและค้นหาตามเมตาเดตามากกว่าโฟลเดอร์ เมื่อรวมกับเวิร์กโฟลว์ที่ปรับแต่งได้และส่วนติดต่อผู้ใช้ที่ใช้งานง่าย สิ่งนี้สนับสนุนวิธีการทำงานของวิศวกร Katoni และทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลจะมีความสม่ำเสมอและเข้าถึงได้ง่ายทั่วทั้งองค์กร

ด้วย M-Files โครงการวิศวกรรมทุกโครงการจะถูกจัดตั้งด้วยขั้นตอน, โครงสร้างการแบ่งงาน และตัวยึดตำแหน่งเอกสารที่กำหนดไว้ล่วงหน้า วิศวกรเพียงแค่ลากไฟล์ของตนไปวางบนวัตถุที่ถูกต้อง และ M-Files จะกำหนดข้อมูลเมต้าที่เหมาะสมโดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยให้มั่นใจได้ถึงการตั้งชื่อที่ถูกต้อง การกำหนดหมายเลขเอกสารที่สม่ำเสมอ และการจัดระเบียบที่เหมาะสม จากนั้นเอกสารจะเคลื่อนผ่านเวิร์กโฟลว์การอนุมัติที่มีโครงสร้างซึ่งสะท้อนถึงข้อกำหนดทางวิศวกรรม เมื่อได้รับการอนุมัติแล้ว เอกสารจะถูกเผยแพร่และส่งให้ลูกค้า และวิศวกรสามารถดำเนินการแก้ไขใหม่ได้ตามต้องการ

「สิ่งหนึ่งที่ผมชอบเกี่ยวกับ M-Files มากก็คือทีมงานครับ ทีมติดตั้งและทีมบริการมีความรู้เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์เป็นอย่างดี เมื่อเราต้องจัดการเรื่องทางเทคนิค ทุกอย่างก็ราบรื่นดีครับ」

Kevin MacGillivray, ผู้จัดการฝ่าย IT, บริษัท Katoni Engineering

M-Files มอบประวัติเวอร์ชันที่สมบูรณ์และเส้นทางการตรวจสอบอย่างครบถ้วนสำหรับทุกการกระทำ ซึ่งช่วยเสริมสร้างการกำกับดูแลและเพิ่มความมั่นใจในระหว่างการตรวจสอบ Kevin เน้นย้ำถึงคุณค่าของความโปร่งใสนี้ว่า “การติดตามและการตรวจสอบย้อนกลับใน M-Files นั้นยอดเยี่ยมมาก ไม่มีข้อโต้แย้งใด ๆ” ทีมงานที่ทำงานเกี่ยวกับข้อเสนอและผลงานทางวิศวกรรมสามารถทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยได้รับการสนับสนุนจากกระบวนการที่สม่ำเสมอและการกำหนดความเป็นเจ้าของเอกสารที่ชัดเจน

ระบบของ Katoni ผสานรวมกับ Microsoft Dynamics 365 Business Central ผ่านตัวเชื่อมต่อที่ซิงโครไนซ์วัตถุสำคัญต่าง ๆ บริษัทกำลังสำรวจความสามารถด้าน AI ของ M-Files ด้วยเช่นกัน การทดสอบเบื้องต้นของ M-Files Aino เกี่ยวกับคำแนะนำด้านมูลค่าทรัพย์สินและการสรุปเอกสารนั้นได้ผลลัพธ์ที่น่าพอใจ Kevin กล่าวว่า “ผมได้รับข้อมูลเชิงลึกและเข้าใจถึงคุณค่าที่เป็นไปได้ในทันที แม้หลังจากทดสอบเพียง 15 นาที ผมก็เห็นแล้วว่า M-Files Aino สามารถทำอะไรได้บ้าง”

บทสรุป

ปัจจุบันวิศวกรสามารถค้นหาข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและเชื่อถือได้โดยไม่ต้องเสียเวลาไปกับการค้นหาในโครงสร้างโฟลเดอร์ที่ซับซ้อน M-Files ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานและลดการทำงานซ้ำที่สิ้นเปลืองค่าใช้จ่าย โดยการขจัดความเสี่ยงจากเอกสารที่วางผิดที่และการตั้งชื่อที่ไม่สอดคล้องกัน Kevin กล่าวว่า “เราอาจหลีกเลี่ยงปัญหาหลายอย่างที่เคยเกิดขึ้นได้ แม้แต่การประหยัดเวลาเล็กน้อยของวิศวกรก็รวมกันแล้วเป็นจำนวนมาก”

การควบคุมเวอร์ชันอัตโนมัติ, ประวัติการตรวจสอบ และความรับผิดชอบในขั้นตอนการทำงาน ทำให้การแสดงให้เห็นถึงการปฏิบัติตามกฎระเบียบทำได้ง่ายขึ้น ปัจจุบัน Katoni สามารถแสดงให้เห็นได้อย่างชัดเจนว่าใครอนุมัติอะไรและเมื่อใด แนวทางที่เป็นระบบนี้ยังช่วยให้มั่นใจได้ว่าบุคคลเดียวกันจะไม่ทำทุกขั้นตอนในขั้นตอนการทำงาน ซึ่งเป็นสิ่งที่จำเป็นเมื่อทีมมีขนาดเล็กกว่า

นอกจากนี้ Katoni ยังให้ความสำคัญกับความสัมพันธ์อันแข็งแกร่งที่สร้างขึ้นกับ M-Files Managed Services บริษัททำงานอย่างใกล้ชิดกับผู้เชี่ยวชาญของ M-Files ซึ่งเข้าใจสภาพแวดล้อมและขั้นตอนการทำงานด้านวิศวกรรมของพวกเขา Kevin กล่าวว่า “ที่ปรึกษาด้าน Managed Services ของเรายอดเยี่ยมมาก เขาตั้งค่าสภาพแวดล้อม, ช่วยเหลืองานด้านการพัฒนา และพร้อมให้ความช่วยเหลือเสมอเมื่อเราต้องการ”

Kevin ยังเน้นย้ำถึงคุณภาพและความต่อเนื่องของทีมงาน M-Files โดยรวมว่า “สิ่งหนึ่งที่ผมชอบเกี่ยวกับ M-Files มากก็คือบุคลากร ทีมติดตั้งและทีมบริการรู้จักผลิตภัณฑ์เป็นอย่างดี เมื่อเราต้องทำงานด้านเทคนิค ทุกอย่างก็ราบรื่นดี”

การสนับสนุนอย่างต่อเนื่องนี้ทำให้ Katoni มีความมั่นใจมากขึ้น ในขณะที่ทั้งธุรกิจของพวกเขาและแพลตฟอร์ม M-Files ก็ยังคงพัฒนาต่อไป

「เรารู้สึกยินดีเป็นอย่างยิ่งที่เลือกทำงานร่วมกับทีมงานของ M-Files การสนับสนุน, การพัฒนา และทิศทางของโซลูชันทั้งหมดล้วนยืนยันว่าเราตัดสินใจถูกต้องแล้ว ขณะนี้เรากำลังทดสอบความสามารถและการใช้งานของเครื่องมือ และยังคงประหลาดใจกับความยืดหยุ่นและการประยุกต์ใช้งานของมันอยู่เสมอ ผมตั้งตารอที่จะได้เห็นสิ่งที่จะเกิดขึ้นในอนาคต!」

James Bream, Chief Executive Officer, บริษัท Katoni Engineering

เมื่อบริษัท Katoni ขยายตัว ระบบ M-Files ก็รองรับปริมาณโครงการที่เพิ่มขึ้นและงานแบบสหสาขาวิชาชีพได้อย่างดี โดยไม่จำเป็นต้องใช้ทรัพยากรด้านการบริหารจัดการจำนวนมาก นอกจากนี้ M-Files ยังได้รับการยอมรับในเชิงบวกจากลูกค้าด้วย Kevin กล่าวว่า “มีลูกค้าหลายรายเข้ามาดูวิธีการจัดการเอกสารของเรา แล้วบอกว่าพวกเขาอยากใช้ระบบของเรามากกว่าระบบของตัวเอง”

ปัจจุบัน M-Files เป็นแพลตฟอร์มหลักสำหรับการสำรวจความเป็นไปได้ใหม่ ๆ ผ่านปัญญาประดิษฐ์ (AI) และระบบอัตโนมัติ โซลูชันที่มีโครงสร้างและเมตาเดต้าที่ครบครันนี้จะช่วยให้สามารถปรับปรุงการค้นหา, การวิเคราะห์ และการรายงานในอนาคตได้ เควินมองว่านี่เป็นทิศทางที่สำคัญ: “ผมคิดว่าทิศทางที่โลกกำลังมุ่งไปคือการค้นหาคำธรรมดา ๆ ทั่วทั้งระบบ M-Files กำลังก้าวไปในทิศทางนั้น และนั่นเป็นเรื่องที่น่าตื่นเต้นสำหรับเรา”