แนะนำบริษัท

Holmes Murphy เป็นหนึ่งในบริษัทนายหน้าประกันภัยเอกชนที่มีขนาดใหญ่ที่สุดในสหรัฐอเมริกา โดยให้บริการลูกค้าครอบคลุมทั้ง 50 รัฐ บริษัทมีสำนักงานตั้งอยู่ทั่วภูมิภาคตะวันตกตอนกลาง และพื้นที่อื่น ๆ พร้อมทั้งให้บริการด้านประกันภัยทรัพย์สินและวินาศภัย, สวัสดิการพนักงาน และบริการอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องผ่านกลุ่มบริษัทในเครือ

ด้วยการดำเนินงานในสภาพแวดล้อมที่ต้องจัดการกับข้อมูลและเอกสารจำนวนมหาศาล Holmes Murphy จึงต้องบริหารจัดการข้อมูลลูกค้าปริมาณมากตลอดทั้งวงจรชีวิตของการประกันภัย โดยมีเป้าหมายที่ไม่ใช่เพียงแค่การปรับปรุงระบบจัดการเอกสารเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการพลิกโฉมรูปแบบการทำงานของพนักงานและวิธีการให้บริการลูกค้าใหม่อย่างแท้จริง

“เราต้องการพลิกโฉมและยกระดับแนวคิดของนายหน้าในการดูแลลูกค้าอย่างแท้จริง” Dave Ashton ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายสารสนเทศของ Holmes Murphy กล่าว

ประเด็นสำคัญก่อนนำ M-Files มาใช้

ก่อนที่จะนำ M-Files มาใช้งาน การจัดการเอกสารของ Holmes Murphy กระจายอยู่ตามระบบต่าง ๆ มากมาย ไม่ว่าจะเป็นระบบเดิม, พื้นที่จัดเก็บไฟล์ร่วม, อีเมล และ Microsoft SharePoint ทำให้ไม่มีระบบหลักที่เป็นศูนย์กลางในการจัดเก็บข้อมูล ส่งผลให้เกิดปัญหาเอกสารซ้ำซ้อน, การจัดเก็บที่ไม่เป็นมาตรฐานเดียวกัน และความยากลำบากในการค้นหาเอกสาร

ความกระจัดกระจายของข้อมูลนี้ทำให้พนักงานยากที่จะเชื่อถือข้อมูลที่ใช้งานอยู่ และส่งผลให้การดำเนินงานประจำวันล่าช้าลง การค้นหาเอกสารที่ต้องการมักต้องไล่ค้นหาจากหลายระบบ ซึ่งไม่เพียงแต่ทำให้เสียเวลา แต่ยังสร้างความหงุดหงิดใจอีกด้วย

พนักงานมักต้องสลับการทำงานไปมาระหว่างระบบต่าง ๆ เพื่อให้งานเพียงชิ้นเดียวเสร็จสมบูรณ์ ในบางกรณี พวกเขาต้องทำงานโดยใช้แพลตฟอร์มที่แตกต่างกันมากถึง 9 แพลตฟอร์ม

ประสบการณ์การทำงานที่ขาดความต่อเนื่องนี้ส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานลดลงและขัดจังหวะกระบวนการทำงาน แทนที่จะได้มุ่งเน้นไปที่ความต้องการของลูกค้า พนักงานกลับต้องเสียเวลาไปกับการใช้งานระบบต่าง ๆ และจัดการข้อมูลด้วยวิธีการแบบทำมือ

ในฐานะองค์กรที่อยู่ภายใต้การกำกับดูแล Holmes Murphy จำเป็นต้องปฏิบัติตามกฎระเบียบด้านการดูแลสุขภาพ, การเงิน และความเป็นส่วนตัวของข้อมูล ซึ่งรวมถึง HIPAA, GLBA และ CCPA การขาดระบบจัดการเอกสารแบบรวมศูนย์ทำให้การควบคุมการเข้าถึง, การจัดเก็บรักษา และความปลอดภัยของข้อมูลกลายเป็นเรื่องยากขึ้นเรื่อย ๆ

Dave กล่าวว่า “ปัจจัยสำคัญที่ผลักดันให้เกิดการเปลี่ยนแปลงนี้คือความต้องการสร้างความมั่นใจให้กับเจ้าหน้าที่ฝ่ายกฎหมายและฝ่ายดูแลความเป็นส่วนตัวของเรา ว่าเราสามารถบริหารจัดการเอกสาร รวมถึงการจัดเก็บรักษาและการเข้าถึงข้อมูลได้อย่างมีประสิทธิภาพ”

ในขณะเดียวกัน ระบบจัดการเอกสารเดิมก็เริ่มล้าสมัยและขาดความยืดหยุ่นที่จำเป็นต่อการปรับปรุงระบบให้ทันสมัย

โซลูชัน M-Files

มีการนำ M-Files มาใช้งานโดยเป็นส่วนหนึ่งของโครงการ Holmes Base ของ Holmes Murphy ซึ่งเป็นโครงการที่มุ่งบูรณาการระบบจัดการเอกสาร, เวิร์กโฟลว์, การวิเคราะห์ข้อมูล และวงจรชีวิตของกรมธรรม์ให้รวมอยู่ในระบบนิเวศเดียวกันที่เชื่อมโยงถึงกัน

Holmes Murphy ได้เริ่มใช้งานระบบ M-Files สำหรับธุรกิจประกันวินาศภัย ซึ่งเป็นกลุ่มธุรกิจที่ใหญ่ที่สุดของบริษัท ไปเมื่อไม่กี่สัปดาห์ก่อนการนำเสนอนี้ แม้จะเป็นช่วงเริ่มต้นของการนำระบบมาใช้ แต่ก็เริ่มเห็นผลลัพธ์ที่ชัดเจนในด้านวิธีการที่พนักงานเข้าถึงและบริหารจัดการข้อมูล

หัวใจสำคัญของโซลูชันนี้คือ Salesforce ซึ่ง Holmes Murphy ใช้เป็นแพลตฟอร์มหลักในการให้บริการ โดย M-Files ได้รับการผนวกรวมเข้ากับ Salesforce อย่างสมบูรณ์ ทำให้พนักงานสามารถเข้าถึงและจัดการเอกสารต่าง ๆ ได้โดยไม่ต้องออกจากพื้นที่การทำงานหลักของตน

「เป็นประสบการณ์แบบครบวงจรที่ใช้ระบบ Single Sign-on เพียงครั้งเดียว ช่วยให้ใช้งานได้ในจุดเดียวโดยไม่ต้องสลับไปมาระหว่างระบบต่าง ๆ」

Dave Ashton ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายสารสนเทศ Holmes Murphy

M-Files นำเสนอแนวทางการจัดการเอกสารที่ให้ความสำคัญกับ “บริบท” ป็นอันดับแรก โดยข้อมูลจะถูกจัดระเบียบตามลักษณะของข้อมูลและความเกี่ยวข้องที่มีต่อธุรกิจ แทนที่จะพึ่งพาโครงสร้างโฟลเดอร์ที่ขาดมาตรฐานและไม่สอดคล้องกัน เอกสารต่าง ๆ จะถูกจำแนกประเภทตามบริบท เช่น ลูกค้า, นโยบาย หรือกระบวนการทำงาน

ผลลัพธ์ที่ได้คือการที่ข้อมูลสามารถค้นหาได้ง่ายขึ้น มีความสอดคล้องเป็นมาตรฐานเดียวกัน และได้รับการควบคุมดูแลอย่างมีประสิทธิภาพทั่วทั้งองค์กร อีกทั้งยังช่วยเสริมสร้างธรรมาภิบาลและลดความเสี่ยงในการเกิดข้อผิดพลาดอีกด้วย

เมื่อตระหนักถึงขนาดของการเปลี่ยนแปลง Holmes Murphy จึงลงทุนอย่างมากในการเริ่มต้นใช้งานและการฝึกอบรม บริษัทให้ความสำคัญกับความพร้อมของผู้ใช้โดยทุ่มเทเวลาเพิ่มเติมก่อนเริ่มใช้งานจริงเพื่อรองรับการเปิดตัวที่ราบรื่นและประสบความสำเร็จ

การฝึกอบรมประกอบด้วยการลงมือปฏิบัติจริง, การเรียนรู้ตามบทบาท และการใช้แชมเปี้ยนในแต่ละแผนก รากฐานที่แข็งแกร่งนี้ช่วยให้ผู้ใช้ปรับตัวได้อย่างรวดเร็ว ในขณะที่การสนับสนุนอย่างต่อเนื่องยังคงส่งเสริมการนำไปใช้และมูลค่าในระยะยาว

บทสรุป

การผสานรวม M-Files เข้ากับ Salesforce ช่วยให้ Holmes Murphy สร้างรูปแบบการทำงานที่เป็นหนึ่งเดียว พนักงานสามารถเข้าถึงเอกสาร, ข้อมูล และกระบวนการทำงานได้ภายในระบบเดียว โดยไม่จำเป็นต้องสลับไปมาระหว่างระบบต่าง ๆ

เพียงแค่ในช่วงไม่กี่สัปดาห์แรก แนวทางนี้ก็ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและลดความซับซ้อนในการทำงานประจำวันของทีมต่าง ๆ ลงได้

M-Files ช่วยให้สามารถควบคุมการจัดเก็บ, การเข้าถึง และการเก็บรักษาเอกสารได้จากศูนย์กลาง ซึ่งช่วยให้ Holmes Murphy บริหารจัดการข้อมูลสำคัญของลูกค้าได้ดียิ่งขึ้น และปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบต่าง ๆ ได้อย่างมั่นใจมากยิ่งขึ้น

ปัจจุบัน องค์กรสามารถมองเห็นภาพรวมของตำแหน่งที่จัดเก็บข้อมูลและผู้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูลได้อย่างชัดเจน ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงและเสริมสร้างความมั่นใจในการปฏิบัติตามกฎระเบียบให้แข็งแกร่งยิ่งขึ้น

ด้วยการเข้าถึงข้อมูลที่รวดเร็วยิ่งขึ้นและขั้นตอนการทำงานแบบทำมือที่ลดลง พนักงานจึงใช้เวลาในการค้นหาเอกสารน้อยลง และมีเวลามากขึ้นในการมุ่งเน้นการส่งมอบคุณค่าให้กับลูกค้า

「นี่เป็นการใช้เงินที่คุ้มค่ากว่ามาก เรากำลังทำงานร่วมกับแพลตฟอร์มที่ทันสมัยและสามารถเชื่อมต่อระบบเข้าด้วยกันได้ ซึ่งช่วยให้เราเข้าถึงข้อมูลและรองรับการขยายตัวของระบบได้」

Dave Ashton ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายสารสนเทศ Holmes Murphy

การเปลี่ยนแปลงนี้ช่วยยกระดับทั้งประสิทธิภาพการทำงานและประสบการณ์โดยรวมของลูกค้า

ประสบการณ์การใช้งานที่ได้รับการปรับปรุงได้สร้างความเปลี่ยนแปลงที่เห็นได้ชัดเจน พนักงานสามารถค้นหาเอกสารได้ง่ายขึ้น ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น และตอบสนองต่อความต้องการของลูกค้าได้รวดเร็วยิ่งขึ้น

ผลตอบรับเบื้องต้นชี้ให้เห็นถึงความง่ายในการใช้งาน, ประสิทธิภาพการค้นหาที่ดียิ่งขึ้น และข้อดีของการมีทุกอย่างรวมไว้ในที่เดียว

ด้วยการจัดระบบและรวมศูนย์ข้อมูลไว้เป็นที่เรียบร้อยแล้ว Holmes Murphy จึงมีความพร้อมอย่างยิ่งที่จะใช้ประโยชน์จาก AI และระบบอัตโนมัติ โดยขณะนี้บริษัทกำลังศึกษาการนำ Microsoft Copilot และระบบวิเคราะห์ข้อมูลขั้นสูงมาใช้ เพื่อยกระดับการใช้ประโยชน์จากข้อมูลให้ดียิ่งขึ้น

“นับเป็นจุดเปลี่ยนสำคัญที่จะเปิดโอกาสใหม่ ๆ อีกมากมาย” Dave กล่าว

ซึ่ง M-Files คือรากฐานสำคัญสำหรับการก้าวไปสู่ขั้นตอนถัดไปเหล่านี้

Holmes Murphy มีแผนที่จะขยายการใช้งาน M-Files ให้ครอบคลุมทั่วทั้งองค์กร เพื่อสร้างระบบจัดเก็บและจัดการข้อมูลที่เป็นศูนย์กลางสำหรับเอกสารทั้งหมด นอกจากนี้ องค์กรยังมุ่งเน้นไปที่การเสริมสร้างธรรมาภิบาลข้อมูล การเพิ่มประสิทธิภาพในการเชื่อมต่อระบบต่าง ๆ และการยกระดับการนำเทคโนโลยี AI มาประยุกต์ใช้

ด้วยผลลัพธ์เชิงบวกที่ปรากฏให้เห็นเพียงไม่กี่สัปดาห์หลังจากเริ่มใช้งานจริง Holmes Murphy จึงมีความพร้อมอย่างยิ่งที่จะเดินหน้าปรับปรุงกระบวนการทำงานให้ทันสมัย ​​พร้อมทั้งส่งมอบประสบการณ์แก่ลูกค้าที่เชื่อมโยงถึงกัน มีประสิทธิภาพ และก้าวล้ำสู่อนาคตมากยิ่งขึ้น