แนะนำบริษัท

P38, Inc. เป็นองค์กรที่มีฐานการดำเนินงานอยู่ในประเทศแคนาดา โดยบริหารจัดการกลุ่มธุรกิจด้านการผลิต, วิศวกรรม และพลังงาน ซึ่งรวมถึงบริษัท SLEEGERS Engineered Products และ EDPRO Energy Group บริษัทเหล่านี้ดำเนินธุรกิจในหลากหลายสาขา อาทิ การผลิตถังรับแรงดัน (pressure vessels), ระบบก๊าซโพรเพน, บริการด้านวิศวกรรม และการจัดจำหน่ายก๊าซโพรเพนในปริมาณมาก เพื่อรองรับความต้องการของลูกค้าทั่วภูมิภาคอเมริกาเหนือ

ในฐานะองค์กรที่กำลังเติบโตและมีหน่วยธุรกิจรวมถึงระบบการทำงานที่หลากหลาย P38 ต้องบริหารจัดการเอกสารจำนวนมากและหลายประเภท ไม่ว่าจะเป็นแบบทางวิศวกรรม, ข้อมูลการดำเนินงาน หรือเอกสารที่ใช้ติดต่อกับลูกค้า ดังนั้น การสร้างระบบระเบียบและการควบคุมดูแลข้อมูลที่มีลักษณะกระจัดกระจายและซับซ้อนขึ้นเรื่อย ๆ นี้ จึงกลายเป็นภารกิจสำคัญอันดับต้น ๆ ของบริษัท

ประเด็นสำคัญก่อนนำ M-Files มาใช้

ก่อนที่จะนำ M-Files มาใช้งาน ข้อมูลของ P38 กระจัดกระจายอยู่ตามแหล่งจัดเก็บหลายแห่ง ซึ่งรวมถึงระบบจัดการเอกสารเดิม, ไฟล์เซิร์ฟเวอร์, ไซต์ Microsoft SharePoint, Microsoft OneDrive และพื้นที่จัดเก็บข้อมูลภายในเครื่อง

สิ่งนี้ก่อให้เกิดปัญหาข้อมูลซ้ำซ้อน, ข้อมูลไม่สอดคล้องกัน และขาดระบบการจัดเก็บข้อมูลที่ชัดเจน การค้นหาเอกสารที่ต้องการจึงทำได้ยาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อพนักงานต่างจัดเก็บข้อมูลไว้ในสถานที่ที่แตกต่างกัน

ดังที่ Ryan Bryson ผู้อำนวยการฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศของ P38 ได้อธิบายไว้ สภาพแวดล้อมการทำงานในขณะนั้นเต็มไปด้วยความกระจัดกระจายและไร้ระเบียบ จนไม่มีวิธีที่ชัดเจนในการระบุว่าเวอร์ชันใดของเอกสารเป็นเวอร์ชันล่าสุด

กระบวนการทางธุรกิจจำนวนมากต้องพึ่งพาขั้นตอนการทำงานแบบใช้แรงคน ซึ่งรวมถึงการขออนุมัติผ่านอีเมลและการลงนามในเอกสารจริง ส่งผลให้การดำเนินงานเป็นไปอย่างล่าช้าและเอกสารอาจสูญหายหรือตกค้างอยู่ในกล่องข้อความได้ง่าย อีกทั้งการขาดความโปร่งใสในขั้นตอนการทำงานยังทำให้ยากต่อการติดตามความคืบหน้าหรือการควบคุมให้งานเสร็จสิ้นตามกำหนดเวลา

การจัดการด้านความปลอดภัยเป็นแบบทำด้วยตนเอง ซึ่งมักอิงตามโครงสร้างของโฟลเดอร์มากกว่ากฎเกณฑ์ที่มีรูปแบบชัดเจน การกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงมักกว้างเกินไปหรือขาดความสม่ำเสมอ ส่งผลให้มีความเสี่ยงต่อการเกิดข้อผิดพลาดสูงขึ้น ในบางกรณีมีการจัดเก็บเอกสารไว้ในโฟลเดอร์เฉพาะเพียงเพื่อควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงเท่านั้น แทนที่จะจัดเก็บตามหลักการจัดระเบียบข้อมูลที่สมเหตุสมผล

มีการบูรณาการเพียงเล็กน้อยระหว่างระบบต่าง ๆ เช่น ERP, ระบบจัดการเอกสาร และเครื่องมือสำหรับการทำงานร่วมกัน ข้อมูลกำกับ (Metadata) ขาดความสม่ำเสมอหรือไม่มีโครงสร้างที่ชัดเจน ทำให้ยากต่อการรักษาคุณภาพของข้อมูล แม้จะมีนโยบายการจัดเก็บข้อมูลอยู่แล้ว แต่กลับไม่มีการนำไปปฏิบัติจริง ส่งผลให้มีการจัดเก็บเอกสารไว้โดยไม่มีกำหนดและปราศจากการกำกับดูแลที่เหมาะสม

โซลูชัน M-Files

P38 เลือกใช้ M-Files เพื่อจัดระเบียบข้อมูลที่กระจัดกระจายอยู่ให้เป็นระบบ โดยนำแนวทางที่ให้ความสำคัญกับบริบทมาใช้ในการจัดหมวดหมู่เนื้อหาตามลักษณะการใช้งานจริงภายในองค์กร

แทนที่จะพึ่งพาโครงสร้างโฟลเดอร์ เอกสารจะถูกจัดประเภทโดยใช้ข้อมูลกำกับ (metadata) เช่น ข้อมูลลูกค้า, โครงการ หรือประเภทของเอกสาร ซึ่งช่วยให้สามารถค้นหา, จัดการ และควบคุมข้อมูลทั่วทั้งองค์กรได้ง่ายยิ่งขึ้น

M-Files นำเสนอโซลูชันสมัยใหม่ในรูปแบบ SaaS ซึ่งสอดคล้องกับเป้าหมายของ P38 ในการลดภาระด้านโครงสร้างพื้นฐานและลดความซับซ้อนในการบริหารจัดการระบบ

「M-Files เป็นระบบจัดการเนื้อหาที่ทันสมัยและรองรับการขยายตัวได้ดี อีกทั้งยังเปี่ยมด้วยประสิทธิภาพ มีความเสถียรและสมบูรณ์พร้อมด้วยการสนับสนุนที่ดีเยี่ยม ผมมองว่าการผสานการทำงานร่วมกับแพลตฟอร์มของ Microsoft ได้อย่างแนบเนียนและเป็นธรรมชาติถือเป็นจุดเด่นที่แตกต่างอย่างชัดเจน เพราะช่วยขจัดอุปสรรคต่าง ๆ ที่มักทำให้ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม (SMB) พลาดโอกาสในการใช้งานระบบที่มีมาตรฐานและศักยภาพสูงระดับองค์กรเช่นนี้」

Ryan Bryson ผู้อำนวยการฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ บริษัท P38, Inc.

แพลตฟอร์มนี้สามารถทำงานร่วมกับเทคโนโลยีของ Microsoft ได้อย่างราบรื่น รวมถึง Azure Entra ID ซึ่งช่วยให้สามารถจัดเตรียมบัญชีผู้ใช้และดำเนินการยืนยันตัวตนได้โดยอัตโนมัติ

M-Files ช่วยให้ P38 สามารถปรับกระบวนการทำงานหลักให้เป็นระบบอัตโนมัติได้ ซึ่งรวมถึงขั้นตอนการอนุมัติเอกสารและกระบวนการขอการรับรองงานจากลูกค้า

ปัจจุบัน แบบทางวิศวกรรมจะผ่านขั้นตอนการอนุมัติที่มีโครงสร้างชัดเจน ทำให้สามารถตรวจสอบสถานะและผู้รับผิดชอบงานได้อย่างโปร่งใส นอกจากนี้ยังมีการผสานระบบอนุมัติจากภายนอกผ่าน DocuSign ซึ่งช่วยลดความจำเป็นในการใช้กระบวนการแยกต่างหาก และช่วยให้การอนุมัติรวดเร็วยิ่งขึ้นอย่างมาก

M-Files รองรับการทำงานร่วมกันทั้งภายในและภายนอกองค์กรผ่านกระบวนการทำงานที่มีโครงสร้างชัดเจนและเครื่องมือต่าง ๆ เช่น M-Files Hubshare

กระบวนการที่เกี่ยวข้องกับลูกค้า เช่น การต่ออายุแผนการบริหารจัดการความเสี่ยงและความปลอดภัย ปัจจุบันได้รับการบริหารจัดการผ่านระบบที่มีมาตรฐานและมีความปลอดภัยสูง ซึ่งช่วยเพิ่มความโปร่งใสในการติดตามสถานะงานและลดความเสี่ยงจากการแบ่งปันข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง

ความสามารถในการแก้ไขเอกสารร่วมกัน ได้ช่วยปรับปรุงรูปแบบการทำงานร่วมกันของทีมบนเอกสารให้ดียิ่งขึ้น จากเดิมที่ผู้ใช้มักต้องทำงานนอกระบบเดิมเพื่อประสานงานด้านเนื้อหาใน SharePoint หรือ OneDrive แต่ด้วยการผสานการทำงานร่วมกับ Microsoft 365 โดยตรง M-Files จึงนำฟีเจอร์การแก้ไขเอกสารร่วมกันเข้ามาไว้ในแพลตฟอร์ม ช่วยให้สามารถทำงานร่วมกันได้แบบเรียลไทม์ พร้อมทั้งยังคงรักษาความเป็นระเบียบของเนื้อหา รวมถึงมาตรฐานการกำกับดูแลและความปลอดภัยเอาไว้ได้

ปัจจุบันระบบรักษาความปลอดภัยและการควบคุมการเข้าถึงขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเมตา ทำให้มั่นใจได้ว่าผู้ใช้ที่ถูกต้องจะสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้องได้ สิทธิ์การเข้าถึงจะถูกกำหนดโดยอัตโนมัติโดยพิจารณาจากปัจจัยต่าง ๆ เช่น แผนก, ลูกค้า และการจำแนกประเภทเอกสาร การผสานรวมกับ Active Directory ช่วยให้การเข้าถึงได้รับการอัปเดตแบบไดนามิกเมื่อบทบาทเปลี่ยนแปลง การจำแนกประเภทข้อมูลที่จำเป็นยังช่วยระบุข้อมูลที่ละเอียดอ่อนและสนับสนุนข้อกำหนดด้านการปฏิบัติตามกฎระเบียบ

บทสรุป

M-Files ได้เข้ามาแทนที่ระบบต่าง ๆ ที่แยกส่วนกันทำงานด้วยแพลตฟอร์มแบบรวมศูนย์เพียงแพลตฟอร์มเดียวสำหรับการบริหารจัดการเนื้อหา ทำให้ทีมงานทราบแหล่งข้อมูลที่ชัดเจนและมั่นใจได้ว่ากำลังทำงานกับข้อมูลเวอร์ชันที่ถูกต้อง ซึ่งช่วยลดความซ้ำซ้อนและยกระดับคุณภาพของข้อมูลโดยรวมให้ดียิ่งขึ้น

ปัจจุบันพนักงานใช้เวลาในการค้นหาเอกสารน้อยลงและมีเวลาจดจ่อกับงานหลักมากขึ้น โดยระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติช่วยให้มั่นใจได้ว่ากระบวนการต่าง ๆ จะเสร็จสมบูรณ์อย่างถูกต้องและตรงตามกำหนดเวลา

ส่งผลให้ P38 สามารถลดข้อผิดพลาด, ลดการทำงานซ้ำ และเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงานโดยรวมได้ดียิ่งขึ้น

การนำ M-Files มาใช้งานยังช่วยปรับปรุงกระบวนการทางธุรกิจที่เป็นรากฐานสำคัญให้ดียิ่งขึ้น การเชื่อมต่อระบบเข้ากับ ERP ส่งผลให้ข้อมูลมีความถูกต้องเป็นระเบียบและสอดคล้องกันมากขึ้น โดยเฉพาะอย่างยิ่งข้อมูลเกี่ยวกับลูกค้า ซัพพลายเออร์ และโครงการต่าง ๆ “การเชื่อมต่อกับ M-Files เปรียบเสมือนการเติมชีวิตชีวาใหม่ให้กับระบบ ERP ของเรา” Ryan กล่าว

มาตรฐานการตั้งชื่อและระบบการจัดหมวดหมู่ที่กำหนดไว้อย่างเป็นระบบช่วยเพิ่มความสอดคล้องเป็นอันหนึ่งอันเดียวกันทั่วทั้งองค์กรให้ดียิ่งขึ้น

ปัจจุบันนโยบายการเก็บรักษาเอกสารได้รับการบังคับใช้โดยอัตโนมัติ ทำให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลจะได้รับการจัดการตามกฎที่กำหนดไว้ ความปลอดภัยมีความสม่ำเสมอมากขึ้นและพึ่งพาการกำหนดค่าด้วยตนเองน้อยลง, ช่วยลดความเสี่ยงและภาระงานด้านการบริหารจัดการ

ด้วยการมีข้อมูลเมตาที่มีโครงสร้างชัดเจนและระบบจัดเก็บเนื้อหาแบบรวมศูนย์ ทำให้ P38 มีความพร้อมอย่างยิ่งในการนำ AI และระบบวิเคราะห์ข้อมูลขั้นสูงมาประยุกต์ใช้

การเริ่มใช้งาน Microsoft 365 Copilot ควบคู่ไปกับ M-Files ได้พิสูจน์ให้เห็นถึงประโยชน์ในการช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการค้นหาข้อมูลและการสกัดข้อมูลเชิงลึกจากเอกสารต่าง ๆ

「การผสานรวมเข้ากับแพลตฟอร์มของ Microsoft อย่างลงตัวเป็นจุดเด่นที่แตกต่างอย่างชัดเจน ซึ่งช่วยขจัดอุปสรรคในการใช้งานที่อาจทำให้องค์กรอย่างเราไม่สามารถบรรลุระดับการผสานรวมเช่นนี้ได้」

Ryan Bryson ผู้อำนวยการฝ่ายเทคโนโลยีสารสนเทศ บริษัท P38, Inc.

P38 มีแผนที่จะขยายการใช้งาน M-Files ไปยังแผนกอื่น ๆ เพิ่มเติม และดำเนินการบูรณาการระบบเข้ากับระบบทางธุรกิจอย่างต่อเนื่อง

แผนการในอนาคตประกอบด้วย:

• การเชื่อมต่อระบบ ERP เพิ่มเติม
• การขยายระบบอัตโนมัติให้ครอบคลุมกระบวนการต่าง ๆ มากขึ้น
• การสำรวจขีดความสามารถด้านการบริหารจัดการคุณภาพโดยเฉพาะ
• การส่งเสริมการใช้งาน AI และ Microsoft 365 Copilot

ด้วยรากฐานข้อมูลที่มั่นคงและมีโครงสร้างชัดเจน P38 จึงมีความพร้อมอย่างยิ่งที่จะขยายขอบเขตการดำเนินงานและยกระดับประสิทธิภาพอย่างต่อเนื่อง ผ่านการนำระบบอัตโนมัติและนวัตกรรมมาประยุกต์ใช้