แนะนำบริษัท

Newsec เป็นหนึ่งในบริษัทชั้นนำด้านการบริหารจัดการอสังหาริมทรัพย์และให้คำปรึกษาด้านอสังหาริมทรัพย์ในกลุ่มประเทศนอร์ดิกและบอลติก บริษัทให้บริการที่ครอบคลุมแก่เจ้าของอสังหาริมทรัพย์, นักลงทุน และผู้เช่า โดยดำเนินงานใน 7 ประเทศและมีพนักงานรวมประมาณ 2,700 คน โดยประมาณ 700 คนอยู่ในฟินแลนด์ Newsec บริหารจัดการพอร์ตโฟลิโออสังหาริมทรัพย์, สินทรัพย์ที่อยู่อาศัย และการลงทุนมากมายทั่วประเทศ ตั้งแต่เฮลซิงกิไปจนถึงโรวาเนียมิ

ธุรกิจของ Newsec แบ่งออกเป็นสองส่วนหลัก ได้แก่ Newsec Property & Asset Management ซึ่งรับผิดชอบด้านการบริหารจัดการอสังหาริมทรัพย์และการเพิ่มมูลค่าสินทรัพย์ และ Newsec Advisory ซึ่งให้บริการคำปรึกษาจากผู้เชี่ยวชาญแก่นักลงทุน, เจ้าของ และผู้เช่า

ด้วยหน่วยงานด้านดิจิทัลของ Newsec บริษัทได้นำการจัดการข้อมูลเข้าสู่ยุคใหม่โดยใช้ M-Files เป็นระบบหลักมาเกือบสองทศวรรษ

ประเด็นสำคัญก่อนนำ M-Files มาใช้

ก่อนที่จะนำ M-Files มาใช้ ข้อมูลของ Newsec กระจัดกระจายอยู่หลายที่ รวมถึงเซิร์ฟเวอร์ไฟล์, อีเมล และระบบต่าง ๆ การค้นหาข้อมูลที่ต้องการทำได้ช้า และการควบคุมเวอร์ชันก็ทำได้ยาก

งานประจำวันส่วนใหญ่ของบริษัทใช้กระบวนการทำงานแบบกระดาษ ซึ่งทำให้การติดตามงานและความรับผิดชอบเป็นเรื่องยุ่งยาก การจัดทำรายงานต้องรวบรวมเอกสารแยกย่อยจำนวนมากด้วยมือ ทำให้เสียเวลาในการสร้างภาพรวมที่สมบูรณ์

การดูแลรักษาเซิร์ฟเวอร์ภายในองค์กรต้องใช้ทรัพยากรด้านไอทีจำนวนมาก, การอัปเดต, การแก้ไขช่องโหว่ด้านความปลอดภัย และการบำรุงรักษาระบบต้องใช้ความพยายามอย่างต่อเนื่อง การหยุดทำงานและการเชื่อมต่อเครือข่ายที่ช้าส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพการทำงาน และการติดตามต้นทุนก็เป็นเรื่องยาก ในขณะเดียวกัน ความคาดหวังของลูกค้าก็เพิ่มสูงขึ้น โดยข้อมูลจำเป็นต้องพร้อมใช้งานแบบเรียลไทม์และเข้าถึงได้อย่างปลอดภัยทั้งภายในและภายนอกองค์กร

「เรามีข้อมูลจำนวนมหาศาลที่กระจัดกระจายอยู่ตามระบบต่าง ๆ เราต้องการรวบรวมทุกอย่างไว้ในที่เดียว และทำให้มั่นใจว่าข้อมูลนั้นเป็นประโยชน์ต่อธุรกิจ ไม่ใช่ในทางกลับกัน」

Leo Keituri ผู้จัดการฝ่ายดิจิทัลและการจัดการโซลูชัน, หัวหน้าทีม บริษัท Newsec

โซลูชัน M-Files

Newsec เลือกใช้ M-Files ในปี 2007 เพื่อทดแทนระบบจัดการเอกสารที่กระจัดกระจายของตน หัวใจสำคัญของโซลูชันนี้คือการจัดการข้อมูลที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเมต้า ซึ่งข้อมูลไม่ได้ผูกติดอยู่กับตำแหน่งที่จัดเก็บอีกต่อไป แต่ผูกติดอยู่กับสิ่งที่ข้อมูลนั้นแสดงถึง แนวทางนี้ทำให้การค้นหาข้อมูลรวดเร็ว, แม่นยำ และเชื่อมต่อระบบต่าง ๆ ได้อย่างราบรื่น

การดำเนินการติดตั้งระบบนั้นทำร่วมกับผู้เชี่ยวชาญของ M-Files อย่างใกล้ชิด โครงสร้างของระบบได้รับการปรับแต่งให้เข้ากับกระบวนการทำงานที่มีอยู่ของ Newsec เพื่อให้มั่นใจได้ว่าการใช้งานจะเป็นไปอย่างราบรื่นทั่วทั้งองค์กร มีการจัดอบรมอย่างครอบคลุมสำหรับพนักงานทุกคน และ M-Files กลายเป็นส่วนสำคัญของโปรแกรมการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ของบริษัท

ตลอดหลายปีที่ผ่านมา M-Files ได้กลายเป็นหัวใจสำคัญของการดำเนินงานด้านดิจิทัลของ Newsec และเป็นส่วนสำคัญของธุรกิจประจำวัน ด้วย M-Files Newsec สามารถจัดการวงจรชีวิตของสัญญาเช่าได้อย่างครบวงจร ตั้งแต่การร่างและการลงนาม ไปจนถึงการจัดเก็บเอกสาร แพลตฟอร์มนี้ยังทำหน้าที่เป็นแหล่งเก็บข้อมูลหลักสำหรับเอกสารการตรวจสอบสถานะทรัพย์สิน (Due Diligence) เพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับทรัพย์สินมีความถูกต้องและเข้าถึงได้ง่ายอยู่เสมอ

M-Files ยังช่วยปรับปรุงกระบวนการบำรุงรักษาและการตรวจสอบให้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นด้วยเวิร์กโฟลว์อัจฉริยะที่ส่งการแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติสำหรับงานต่าง ๆ เช่น การบำรุงรักษาเครื่องดับเพลิงและการตรวจสอบตามข้อกำหนด ซึ่งช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อผูกพันตามกฎหมายทั้งหมดจะเสร็จสมบูรณ์ตรงเวลา นอกจากนี้ ระบบยังจัดการการออกตั๋วภายในผ่านเวิร์กโฟลว์ โดยระบบสามารถจัดการตั๋วภายในได้ประมาณ 15,000 รายการต่อปีโดยไม่ต้องใช้แพลตฟอร์มการออกตั๋วแยกต่างหาก ทำให้กระบวนการมีประสิทธิภาพและโปร่งใสมากขึ้นอย่างเห็นได้ชัด

ด้วยความยืดหยุ่นของ M-Files ทำให้สามารถสร้างเวิร์กโฟลว์ได้อย่างรวดเร็วและง่ายดายโดยไม่ต้องเขียนโปรแกรมที่ซับซ้อน ในขณะเดียวกันก็ยังรองรับการปรับแต่งได้อย่างเต็มที่เมื่อจำเป็น ความสามารถในการปรับตัวนี้ทำให้มั่นใจได้ว่าระบบจะพัฒนาไปพร้อมกับความต้องการทางธุรกิจที่เปลี่ยนแปลงไปของ Newsec

Newsec ใช้ M-Files ในสภาพแวดล้อมภายในองค์กรมาหลายปี แต่เมื่อการเปลี่ยนแปลงสู่ระบบดิจิทัลเกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว ความจำเป็นในการใช้โซลูชันบนคลาวด์ก็ชัดเจนขึ้น เป้าหมายคือการปรับปรุงประสิทธิภาพ ลดภาระงานด้านไอที และสร้างความมั่นใจในความปลอดภัยและความน่าเชื่อถือในอนาคต

“ระบบ On-premises เป็นโซลูชันที่ดีในยุคนั้น แต่การดูแลรักษากลายเป็นเรื่องที่ยุ่งยาก เราต้องจัดการเซิร์ฟเวอร์จำนวนมาก, การอัปเดตใช้เวลานาน และการติดตามต้นทุนก็ซับซ้อน เราต้องการโซลูชันที่คล่องตัวและเชื่อถือได้มากกว่า” Leo กล่าว

「ระบบคลาวด์นำมาซึ่งความชัดเจนและความอุ่นใจ ระบบอัปเดตอัตโนมัติ และเรารู้สถานะที่แน่นอนของสภาพแวดล้อมของเราอยู่เสมอ ช่วยให้เรามีเวลามากขึ้นสำหรับการทำงานด้านการพัฒนา」

Leo Keituri ผู้จัดการฝ่ายดิจิทัลและการจัดการโซลูชัน, หัวหน้าทีม บริษัท Newsec

การย้ายระบบไปยัง M-Files Cloud เริ่มขึ้นในช่วงปลายปี 2024 และดำเนินการโดยความร่วมมืออย่างใกล้ชิดกับผู้เชี่ยวชาญของ M-Files โครงการนี้ดำเนินการเป็นระยะ โดยเริ่มจากสภาพแวดล้อมขนาดเล็กก่อนที่จะขยายขนาด เพื่อให้มั่นใจได้ว่าปัญหาที่อาจเกิดขึ้นจะได้รับการแก้ไขตั้งแต่เนิ่น ๆ, แผนโครงการที่ชัดเจน, ความรับผิดชอบที่กำหนดไว้ และการทดสอบอย่างละเอียดถี่ถ้วน รับประกันการเปลี่ยนผ่านที่ราบรื่นและควบคุมได้ ทีมไอทีภายในของ Newsec มีบทบาทอย่างแข็งขันในการติดตั้งและการฝึกอบรมผู้ใช้ ผลลัพธ์ที่ได้คือการย้ายระบบไปยัง M-Files Cloud ที่ราบรื่นและปลอดภัยโดยไม่มีการหยุดทำงานอย่างมีนัยสำคัญ

นับตั้งแต่การย้ายระบบ M-Files Cloud ได้ถูกนำมาใช้งานจริงอย่างเต็มรูปแบบที่ Newsec แล้ว ผลตอบรับจากผู้ใช้เป็นไปในเชิงบวกอย่างมาก: ระบบทำงานเร็วขึ้น, การค้นหามีประสิทธิภาพมากขึ้น และความเสถียรดีขึ้นอย่างเห็นได้ชัด

ภาระงานของทีมไอทีลดลงอย่างมาก เนื่องจากขณะนี้การบำรุงรักษาเซิร์ฟเวอร์, การอัปเดต และการแก้ไขช่องโหว่ด้านความปลอดภัยได้รับการจัดการโดยอัตโนมัติในสภาพแวดล้อมคลาวด์ที่บริหารจัดการโดย M-Files คำขอความช่วยเหลือที่เกี่ยวข้องกับคลาวด์โดยตรงมีน้อยมาก และคำถามส่วนใหญ่ในปัจจุบันมุ่งเน้นไปที่การพัฒนาธุรกิจมากกว่าปัญหาทางเทคนิค

สภาพแวดล้อมบนคลาวด์ยังช่วยให้คาดการณ์ต้นทุนได้ง่ายขึ้น M-Files Cloud ใช้โมเดลการกำหนดราคาที่โปร่งใส และติดตามค่าใช้จ่ายในการบำรุงรักษาได้ง่ายขึ้น โซลูชันนี้สร้างขึ้นบนแพลตฟอร์ม Microsoft Azure จึงตรงตามมาตรฐานความปลอดภัยสูงสุดและผสานรวมอย่างลึกซึ้งกับระบบนิเวศของ Microsoft 365 ซึ่งเป็นข้อได้เปรียบที่สำคัญสำหรับ Newsec เนื่องจากบริษัทจัดการพอร์ตโฟลิโออสังหาริมทรัพย์ขนาดใหญ่และข้อมูลลูกค้าที่ละเอียดอ่อน

“คลาวด์ทำให้เรามีความชัดเจนและสบายใจ, ระบบอัปเดตอัตโนมัติ และเรารู้สถานะที่แน่นอนของสภาพแวดล้อมของเราเสมอ ทำให้เรามีเวลามากขึ้นสำหรับการพัฒนา” Leo กล่าว

บทสรุป

M-Files ได้มอบแพลตฟอร์มแบบครบวงจรให้กับ Newsec ซึ่งรวบรวมข้อมูลที่กระจัดกระจายอยู่ก่อนหน้านี้เข้าไว้ด้วยกัน ด้วยการจัดระเบียบข้อมูลโดยใช้ข้อมูลเมต้า ข้อมูลทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับอสังหาริมทรัพย์, สัญญา และโครงการต่าง ๆ จึงค้นหาได้ง่ายและทันสมัยอยู่เสมอ เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติช่วยให้กระบวนการต่าง ๆ ถูกควบคุมและโปร่งใส ทำให้พนักงานสามารถติดตามความคืบหน้าและความรับผิดชอบได้อย่างชัดเจน

ด้วย M-Files Cloud ระบบจึงทำงานได้เร็วและเสถียรกว่าเดิม ผู้ใช้รายงานว่าการค้นหา, การเปิด และการบันทึกเอกสารราบรื่นขึ้นอย่างมาก อินเทอร์เฟซที่ใช้งานง่ายและโครงสร้างที่สม่ำเสมอช่วยเพิ่มการใช้งานทั่วทั้งบริษัท นอกจากนี้ M-Files ยังสนับสนุนการพัฒนาธุรกิจอย่างต่อเนื่อง – สามารถนำกระบวนการและระบบอัตโนมัติใหม่ ๆ มาใช้งานได้อย่างรวดเร็วโดยไม่จำเป็นต้องมีโครงการด้านไอทีขนาดใหญ่

「M-Files เป็นระบบที่แตกต่างจากโซลูชันอื่น ๆ ที่เราเคยพบมา และเป็นส่วนสำคัญอย่างยิ่งต่อธุรกิจของเรา」

Leo Keituri ผู้จัดการฝ่ายดิจิทัลและการจัดการโซลูชัน, หัวหน้าทีม บริษัท Newsec

นับตั้งแต่การย้ายระบบไปยังคลาวด์ M-Files สามารถทำงานได้อย่างต่อเนื่องเกือบ 100% การอัปเดตเกิดขึ้นโดยอัตโนมัติโดยไม่หยุดชะงัก และระบบสามารถปรับขนาดได้อย่างราบรื่นเพื่อตอบสนองความต้องการใหม่ ๆ

Newsec ใช้ประโยชน์จากทั้ง M-Files และชุดผลิตภัณฑ์ Microsoft 365 เป็นส่วนหนึ่งของกลยุทธ์การเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลอย่างครบวงจร M-Files ทำหน้าที่เป็นสะพานเชื่อมระหว่าง Microsoft Dynamics 365, Microsoft Power BI, Microsoft Power Apps และโซลูชันที่ใช้ AI ช่วยให้การจัดการข้อมูลชาญฉลาดและการตัดสินใจโดยใช้ข้อมูลเป็นพื้นฐาน

ในปี 2026 Newsec จะเปิดตัวโครงการนำร่อง M-Files Aino ซึ่งออกแบบมาเพื่อนำปัญญาประดิษฐ์มาใช้ในการจัดการข้อมูลในชีวิตประจำวันอย่างลึกซึ้งยิ่งขึ้น และทำให้กระบวนการที่ซ้ำซากจำเจเป็นไปโดยอัตโนมัติมากยิ่งขึ้น การพัฒนาอย่างต่อเนื่องนี้สะท้อนให้เห็นถึงความร่วมมืออันยาวนานและเป้าหมายร่วมกันระหว่าง Newsec และ M-Files ในการยกระดับการจัดการอสังหาริมทรัพย์ไปสู่ระดับดิจิทัลขั้นต่อไป