แนะนำบริษัท

Backyard Discovery ออกแบบ, ผลิต และจัดจำหน่ายผลิตภัณฑ์เพื่อการพักผ่อนและไลฟ์สไตล์กลางแจ้ง ที่เปลี่ยนพื้นที่สวนหลังบ้านให้กลายเป็นสถานที่ที่ครอบครัวมารวมตัว, เล่น และพักผ่อน บริษัทเริ่มต้นด้วยชุดสนามเด็กเล่นไม้ และได้ขยายพอร์ตโฟลิโออย่างรวดเร็วไปสู่ศาลาพักผ่อน, ซุ้มไม้เลื้อย, ห้องซาวน่า, ครัวกลางแจ้ง และอุปกรณ์ย่างบาร์บีคิวระดับพรีเมียม

เมื่อกลุ่มผลิตภัณฑ์ของบริษัทเติบโตขึ้น Backyard Discovery ก็ได้ขยายฐานการผลิตไปทั่วโลก โดยทำงานอย่างใกล้ชิดกับพันธมิตรในต่างประเทศ เช่น จีนและอินเดีย การเติบโตนี้ทำให้ความต้องการด้านเอกสารทางวิศวกรรม, การทำงานร่วมกัน และความสามารถในการจัดการการเปลี่ยนแปลงผลิตภัณฑ์อย่างรวดเร็วและแม่นยำข้ามพรมแดนเพิ่มมากขึ้น

ประเด็นสำคัญก่อนนำ M-Files มาใช้

ก่อนที่จะนำ M-Files มาใช้ Backyard Discovery อาศัยเว็บไซต์ FTP และต่อมาใช้ระบบแชร์ไฟล์บน Citrix ในการจัดการเอกสารทางวิศวกรรม ระบบที่ใช้โฟลเดอร์เหล่านี้ก่อให้เกิดปัญหาอย่างมาก โดยเฉพาะอย่างยิ่งสำหรับทีมงานทั่วโลก

สำหรับพันธมิตรผู้ผลิตในต่างประเทศ การเข้าถึงเอกสารทางวิศวกรรมเป็นไปอย่างช้าและไม่น่าเชื่อถือ, การดาวน์โหลดแบบร่าง, รายการวัสดุ หรือคำแนะนำในการประกอบมักใช้เวลาหลายสิบนาทีต่อไฟล์ ทำให้การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์เป็นไปได้ยากและจำกัดประสิทธิภาพการทำงานของทีมวิศวกรรมและการผลิต

“การสื่อสารผ่านเว็บไซต์ FTP ช้ามาก ๆ มันเป็นเหมือนหายนะเลย” Tim Goodwin ผู้จัดการฝ่าย CADD ของ Backyard Discovery กล่าว

การขาดระบบควบคุมเวอร์ชันที่เป็นระบบทำให้เอกสารหลายฉบับที่มีชื่อเดียวกันมักอยู่ในตำแหน่งเดียวกัน ทีมงานจึงประสบปัญหาในการตรวจสอบว่าแบบร่างหรือรายการวัสดุใดได้รับการอนุมัติและเป็นปัจจุบันสำหรับการผลิต

การติดตามคำสั่งเปลี่ยนแปลงทางวิศวกรรมนั้นยากเป็นพิเศษ การเปลี่ยนแปลงต่าง ๆ ถูกจัดการด้วยตนเอง และการตอบกลับจากพันธมิตรผู้ผลิตอาจใช้เวลาหนึ่งถึงสองสัปดาห์ หรืออาจไม่ได้รับการตอบกลับเลย การยืนยันว่าการเปลี่ยนแปลงได้รับการดำเนินการเมื่อใดมักต้องค้นหาผ่านอีเมลและช่องทางการสื่อสารที่ไม่เชื่อมต่อกัน

Tim กล่าวว่า “การติดตามคำสั่งเปลี่ยนแปลงทางวิศวกรรมของเราเป็นเรื่องที่ยุ่งยากมาก เราไม่รู้ว่าการเปลี่ยนแปลงเริ่มต้นจากใบสั่งซื้อใด หรือวันที่ดำเนินการที่แน่นอนคือวันใด สำหรับการตรวจสอบแล้ว มันเป็นเรื่องที่ลำบากมาก”

「สิ่งที่โดดเด่นสำหรับผมจริง ๆ คือความสามารถในการขยายขนาด เราต้องการบางอย่างที่สามารถเติบโตไปพร้อมกับบริษัท ผสานรวมกับโปรแกรมอื่น ๆ ของเรา และใช้งานได้ข้ามประเทศ」

Tim Goodwin ผู้จัดการฝ่าย CADD ของ Backyard Discovery

เมื่อ Backyard Discovery ขยายตัวอย่างรวดเร็ว ระบบเดิมของพวกเขาก็ไม่สามารถรองรับได้ทัน การอนุญาตเข้าถึงตามโฟลเดอร์บางครั้งทำให้ข้อมูลรั่วไหลไปยังผู้ใช้ที่ไม่ได้รับอนุญาต, เพิ่มความเสี่ยง ในขณะที่การเข้าถึงที่ช้าข้ามภูมิภาคยิ่งทำให้เกิดความล่าช้ามากขึ้น

บริษัทตระหนักว่าการขยายโครงสร้างพื้นฐานนี้ต่อไปจะยิ่งทำให้ปัญหาเหล่านี้ทวีความรุนแรงขึ้น Backyard Discovery จึงต้องการโซลูชันที่เข้าถึงได้ทั่วโลก ซึ่งสามารถรองรับการจัดการการเปลี่ยนแปลงทางวิศวกรรม, ปรับปรุงความเร็ว และให้การตรวจสอบย้อนกลับที่ชัดเจน

โซลูชัน M-Files

หลังจากประเมินโซลูชันการจัดการเอกสารหลายระบบแล้ว Backyard Discovery ได้เลือกใช้ M-Files ซึ่งเป็นระบบจัดการเอกสารแบบเน้นบริบทเป็นหลัก M-Files โดดเด่นในด้านความสามารถในการขยายขนาดไปทั่วโลก ผสานรวมกับระบบที่มีอยู่ และจัดระเบียบข้อมูลตามบริบทมากกว่าการใช้โฟลเดอร์

“สิ่งที่โดดเด่นสำหรับผมจริง ๆ คือความสามารถในการขยายขนาด เราต้องการบางอย่างที่สามารถเติบโตไปพร้อมกับบริษัท ผสานรวมกับโปรแกรมอื่น ๆ ของเรา และใช้งานได้ข้ามประเทศ” Tim อธิบาย

แทนที่จะพึ่งพาเส้นทางโฟลเดอร์ M-Files จัดระเบียบแบบร่างทางวิศวกรรม, รายการวัสดุ, เอกสารการทดสอบ และคำสั่งเปลี่ยนแปลงโดยใช้ข้อมูลเมต้าที่เชื่อมโยงข้อมูลที่เกี่ยวข้องโดยอัตโนมัติ สิ่งนี้ทำให้เนื้อหาสามารถค้นหา, นำกลับมาใช้ใหม่ และเชื่อถือได้ง่าย ในขณะเดียวกันก็ช่วยให้การตัดสินใจรวดเร็วและน่าเชื่อถือยิ่งขึ้นตลอดวงจรชีวิตของผลิตภัณฑ์

M-Files กลายเป็นแหล่งข้อมูลหลักเพียงแหล่งเดียวสำหรับเอกสารทางวิศวกรรมและการจัดการการเปลี่ยนแปลงของ Backyard Discovery แทนที่การจัดเก็บไฟล์ที่กระจัดกระจายและการส่งต่อข้อมูลด้วยตนเอง คำสั่งเปลี่ยนแปลงทางวิศวกรรมได้รับการจัดการผ่านเวิร์กโฟลว์ที่มีโครงสร้าง ซึ่งจะแจ้งให้ผู้เกี่ยวข้องทั้งหมดทราบ รวบรวมข้อเสนอแนะจากพันธมิตรในต่างประเทศ และบันทึกวันที่ดำเนินการอย่างชัดเจน

“ตอนนี้เมื่อเราส่งคำสั่งเปลี่ยนแปลงออกไป มันจะผ่านขั้นตอนการทำงาน ทุกคนรับทราบ, ทุกคนได้รับการแจ้งเตือน และเราจะได้รับข้อมูลย้อนกลับเกี่ยวกับเวลาที่การเปลี่ยนแปลงนั้นถูกนำไปใช้” Tim กล่าว ความโปร่งใสนี้ช่วยให้ทีมวิศวกรรมสามารถตัดสินใจได้ดีขึ้น เช่น การรวมการเปลี่ยนแปลง หรือการกำหนดเวลาการอัปเดตให้สอดคล้องกับคำสั่งซื้อในอนาคต

「เราใช้บริการผู้เชี่ยวชาญของ M-Files มาได้สองสามสัปดาห์แล้ว และมันก็คุ้มค่าแล้ว เราสามารถเรียกดูข้อมูลและเห็นได้ทันทีว่าผลิตภัณฑ์ใดบ้างที่ต้องตรวจสอบอย่างละเอียดจากมุมมองด้านต้นทุน」

Tim Goodwin ผู้จัดการฝ่าย CADD ของ Backyard Discovery

Backyard Discovery ใช้ M-Files เป็นระบบหลักสำหรับข้อมูลด้านวิศวกรรม ในขณะที่อนุญาตให้แผนกอื่น ๆ ยังคงทำงานกับเครื่องมือที่ตนเองชื่นชอบได้ ข้อมูลที่จัดเก็บใน M-Files จะถูกส่งต่อไปยังระบบปลายทางผ่านการผสานรวมกับ Azure Blob Storage

การผสานรวมเหล่านี้เชื่อมต่อ M-Files กับระบบ ERP เครื่องมือการจัดการวงจรชีวิตผลิตภัณฑ์, พอร์ทัลบริการลูกค้า และเอกสารที่ลูกค้าเข้าถึงได้บนเว็บไซต์ของบริษัท

“ถึงแม้บางทีมจะใช้ซอฟต์แวร์ของตนเอง แต่พวกเขาก็ยังคงใช้ M-Files อยู่ พวกเขาใช้ข้อมูลใน M-Files เพื่อป้อนข้อมูลเข้าสู่ระบบของตนเอง ดังนั้นเราจึงไม่มีเอกสารที่ขัดแย้งกัน” Tim กล่าว

Backyard Discovery ทำงานอย่างใกล้ชิดกับ M-Files Expert Services เพื่อปรับปรุงขั้นตอนการทำงาน, ขยายการใช้งานข้อมูลเมต้า และรองรับความต้องการด้านการรายงานขั้นสูง

ตัวอย่างหนึ่งคือ การดึงข้อมูลปริมาตรไม้เป็นลูกบาศก์เมตรโดยตรงจากรายการวัสดุลงในข้อมูลเมต้า ทำให้สามารถสร้างรายงานได้ทันทีสำหรับการพยากรณ์, การกำหนดราคา และการวิเคราะห์ต้นทุน

“เราใช้มาได้สองสามสัปดาห์แล้ว และมันก็คุ้มค่าแล้ว” Tim กล่าว “เราสามารถเรียกดูข้อมูลและเห็นได้ทันทีว่าผลิตภัณฑ์ใดบ้างที่ต้องตรวจสอบอย่างละเอียดจากมุมมองด้านต้นทุน”

บทสรุป

ด้วยการขจัดอุปสรรคในการดำเนินงานที่เกิดจากการเข้าถึงที่ช้า ความสับสนเกี่ยวกับเวอร์ชัน และการติดตามการเปลี่ยนแปลงด้วยตนเอง M-Files ช่วยให้ Backyard Discovery สามารถเร่งความเร็วในการดำเนินงานด้านวิศวกรรมได้อย่างมีนัยสำคัญ

การเปลี่ยนแปลงคำสั่งทางวิศวกรรมที่เคยใช้เวลาหนึ่งถึงสองสัปดาห์ ตอนนี้เสร็จสิ้นภายในเวลาประมาณ 3 วัน

ปัจจุบันทีมงานทั่วโลกสามารถเข้าถึงแบบร่างชิ้นส่วน, คำแนะนำในการประกอบ และรายการวัสดุได้ในเวลาเพียงไม่กี่วินาที แทนที่จะเป็นหลายนาที สำหรับพันธมิตรผู้ผลิตในประเทศจีน นี่หมายถึงการลดเวลาที่ต้องรอข้อมูลทางวิศวกรรมลงอย่างมาก

ก่อนที่จะมี M-Files การเข้าถึงเอกสารสำคัญผ่านระบบแชร์ไฟล์แบบเดิมมักใช้เวลา 10 ถึง 45 นาทีต่อไฟล์ แต่ด้วย M-Files เอกสารเหล่านั้นสามารถเข้าถึงได้เกือบจะในทันที ช่วยลดเวลาในการเข้าถึงเอกสารได้มากกว่า 95 เปอร์เซ็นต์

สำหรับผลิตภัณฑ์ที่มีชิ้นส่วนหลายร้อยชิ้น ความล่าช้าเหล่านี้ก่อนหน้านี้กินเวลาทำงานส่วนใหญ่ของวิศวกรหรือผู้วางแผนการผลิตไป ด้วยการกำจัดเวลาการรอคอยและการพยายามดาวน์โหลดซ้ำ ๆ M-Files จึงช่วยคืนประสิทธิภาพการทำงานหนึ่งวันเต็มต่อรอบการผลิตให้กับทีมงานในต่างประเทศได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ผลลัพธ์ที่ได้คือ การแก้ไขปัญหาที่รวดเร็วขึ้น, การตอบสนองที่ดีขึ้น และการทำงานร่วมกันที่ราบรื่นยิ่งขึ้นในการดำเนินงานทั่วโลก

“ตอนนี้คุณสามารถเรียกดูแบบร่างชิ้นส่วนจากต่างประเทศได้ภายในไม่กี่วินาที แค่นั้นก็ช่วยให้เราได้เวลาทำงานเพิ่มขึ้นอีกหนึ่งวันหรือมากกว่านั้นแล้ว” Tim อธิบาย

「เราไม่ใช่คอขวดอีกต่อไปแล้ว จริง ๆ แล้วเราสามารถทำงานได้เร็วกว่าที่แผนกอื่น ๆ จะตัดสินใจได้เสียอีก」

Tim Goodwin ผู้จัดการฝ่าย CADD ของ Backyard Discovery

ด้วยระบบควบคุมเวอร์ชันที่แข็งแกร่งและการค้นหาที่ใช้งานง่าย พนักงานในทุกแผนกสามารถค้นหาเอกสารที่ถูกต้องและเป็นปัจจุบันได้อย่างมั่นใจโดยไม่ต้องพึ่งพาฝ่ายวิศวกรรมเพื่อขอความช่วยเหลือ Tim กล่าวว่า “ตอนนี้ไม่มีใครส่งอีเมลมาขอเอกสารจากผมอีกแล้ว พวกเขาสามารถค้นหาสิ่งที่ต้องการได้ และพวกเขารู้ว่ามันเป็นเวอร์ชันที่ถูกต้อง”

การเข้าถึงแบบบริการตนเองนี้ช่วยให้ทีมวิศวกรรมสามารถมุ่งเน้นไปที่งานที่มีมูลค่าสูงกว่า ในขณะเดียวกันก็มั่นใจได้ว่าทุกคนทำงานโดยใช้ข้อมูลที่เชื่อถือได้

ในขณะที่ Backyard Discovery เติบโตขึ้นเรื่อย ๆ M-Files มอบความยืดหยุ่นในการเพิ่มผู้ใช้, ขยายเวิร์กโฟลว์ และนำความสามารถใหม่ ๆ มาใช้ เช่น ระบบช่วยเหลือที่ขับเคลื่อนด้วย AI และการทำงานร่วมกันที่ดียิ่งขึ้น โดยไม่ต้องเปลี่ยนแพลตฟอร์มหรือเปลี่ยนแปลงวิธีการทำงานของทีม

“สิ่งที่เคยได้ผลเมื่อสามปีก่อนอาจไม่ได้ผลในวันนี้ ด้วย M-Files เราสามารถปรับแต่ง, เพิ่มเติม และทำให้มันเหมาะสมกับความต้องการของเราในขณะที่เราเติบโต” Tim กล่าวสรุป