แนะนำบริษัท

Alphamega เป็นหนึ่งในเครือข่ายซูเปอร์มาร์เก็ตที่ใหญ่ที่สุดในไซปรัส โดยมีสาขาอยู่ในสี่เมืองใหญ่ และกำลังวางแผนขยายไปยังเมืองที่ห้า บริษัทดำเนินงานร้านค้า 21 แห่ง, คลังสินค้ากลาง 2 แห่ง และร้านค้าออนไลน์ นอกจากนี้ เครือร้านกาแฟ Bean Bar ซึ่งมีสาขามากกว่า 20 แห่ง ก็เป็นส่วนหนึ่งของกลุ่ม Alphamega ด้วย

เมื่อธุรกิจขยายตัว Alphamega จึงต้องการวิธีการที่ปรับขนาดได้เพื่อจัดการปริมาณเอกสาร, ธุรกรรมทางการเงิน และกระบวนการข้ามแผนกที่เพิ่มขึ้น ในขณะเดียวกันก็ต้องมั่นใจว่าข้อมูลยังคงเชื่อมโยงและเข้าถึงได้ทั่วทั้งองค์กร

ประเด็นสำคัญก่อนนำ M-Files มาใช้

ก่อนที่จะนำ M-Files มาใช้ Alphamega พึ่งพาขั้นตอนการทำงานที่ใช้กระดาษเป็นหลักและระบบที่ไม่เชื่อมโยงกัน ใบแจ้งหนี้การซื้อถูกสแกนโดย Iron Mountain ซึ่งเป็นพันธมิตรของ M-Files และเข้าถึงแยกต่างหาก ในขณะที่บันทึกพนักงานและข้อตกลงกับซัพพลายเออร์ถูกจัดเก็บไว้ในสถานที่ต่าง ๆ โดยไม่มีโครงสร้างที่เป็นหนึ่งเดียว

เนื่องจากเอกสารไม่ได้เชื่อมโยงกับกระบวนการหรือหน่วยงานธุรกิจที่เกี่ยวข้อง การดึงข้อมูลและการจัดการข้อมูลจึงใช้เวลานานและไม่มีประสิทธิภาพ

ทีมการเงินและการจัดซื้อขาดข้อมูลที่ชัดเจนและทันท่วงทีเกี่ยวกับข้อตกลงกับซัพพลายเออร์, โปรโมชัน และรายได้ที่คาดการณ์ไว้ กระบวนการสำคัญ เช่น ส่วนลด, การวางแผนกิจกรรม และสัญญาซัพพลายเออร์ ติดตามได้ยากในภาพรวม

หากปราศจากข้อมูลที่เชื่อมโยงกัน การจะเข้าใจว่ารายได้ที่คาดหวังเป็นเท่าใด ข้อตกลงต่าง ๆ ได้รับการปฏิบัติตามหรือไม่ และภาระผูกพันทางการเงินสอดคล้องกับกิจกรรมทางธุรกิจอย่างไร จึงเป็นเรื่องยาก

「แทนที่จะค้นหาในไฟล์และโฟลเดอร์ ตอนนี้เราเริ่มต้นโดยตรงจากพนักงานหรือกระบวนการ และดูทุกอย่างที่เกี่ยวข้องได้ในที่เดียว เราจึงมีแหล่งข้อมูลที่ถูกต้องเพียงแหล่งเดียว!」

Athena Neophytou ผู้ช่วยผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคล, บริษัท Alphamega

Alphamega บริหารจัดการธุรกรรมที่เกี่ยวข้องกับซัพพลายเออร์มูลค่าหลายล้านดอลลาร์ต่อปี โดยเฉพาะอย่างยิ่งในส่วนของโปรโมชันและข้อตกลงต่าง ๆ กระบวนการเหล่านี้เกี่ยวข้องกับหลายขั้นตอน, การอนุมัติ และผู้มีส่วนได้ส่วนเสียหลายฝ่าย ทำให้ยากต่อการจัดการหากไม่มีเวิร์กโฟลว์ที่เป็นระบบและข้อมูลที่เชื่อมโยงกัน

การติดตามข้อตกลง, การตรวจสอบการดำเนินการตามข้อตกลง และการกระทบยอดผลลัพธ์ทางการเงิน จำเป็นต้องใช้ความพยายามและการประสานงานด้วยตนเองอย่างมาก

กระบวนการหลัก เช่น การนำเข้า, การส่งมอบสินค้าจากซัพพลายเออร์ และการดำเนินงานด้านการเงิน เกี่ยวข้องกับหลายแผนก ได้แก่ แผนกจัดซื้อ, แผนกคลังสินค้า, แผนกควบคุมสต็อก, แผนกนำเข้า และแผนกการเงิน หากไม่มีระบบที่ใช้ร่วมกัน การประสานงานจึงต้องอาศัยอีเมลและการติดตามด้วยตนเอง ซึ่งเพิ่มความเสี่ยงต่อความล่าช้าและการสื่อสารที่ผิดพลาด

แม้ว่าระบบ ERP ของ Alphamega ยังคงมีความสำคัญต่อการจัดการทางการเงิน แต่ก็ไม่สามารถรองรับระดับการทำงานอัตโนมัติ, การบูรณาการ และการเชื่อมต่อข้อมูลที่จำเป็นได้ เอกสาร, ข้อมูล และขั้นตอนการทำงานยังคงแยกจากกัน ซึ่งจำกัดประสิทธิภาพและการมองเห็นภาพรวม

โซลูชัน M-Files

Alphamega เริ่มใช้ M-Files ในปี 2016 ในฐานะโซลูชันการสแกนและดูใบแจ้งหนี้การซื้อขาย เมื่อเวลาผ่านไป แพลตฟอร์มได้พัฒนาเป็นระบบที่เน้นบริบทเป็นหลัก โดยเชื่อมโยงเอกสารเข้ากับวัตถุทางธุรกิจ เช่น ซัพพลายเออร์, พนักงาน, ข้อตกลง และธุรกรรมต่าง ๆ

แทนที่จะต้องค้นหาผ่านโฟลเดอร์ต่าง ๆ ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดได้ผ่านบริบททางธุรกิจ ทำให้สามารถมองเห็นเอกสาร, ข้อมูล และขั้นตอนการทำงานได้อย่างชัดเจนและเป็นหนึ่งเดียว

หนึ่งในการขยายตัวครั้งสำคัญแรก ๆ คือในแผนกทรัพยากรบุคคล ซึ่ง Alphamega ได้แปลงข้อมูลพนักงานทั้งหมดให้เป็นระบบดิจิทัล และผสานรวม M-Files เข้ากับระบบทรัพยากรบุคคลที่มีอยู่เดิม สิ่งนี้ทำให้สามารถสร้างโซลูชันด้านทรัพยากรบุคคลแบบครบวงจร ซึ่งครอบคลุมตั้งแต่ขั้นตอนการทำงานของผู้สมัคร, การสรรหา และการจ้างงาน

ข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับพนักงานทั้งหมดได้รับการเชื่อมโยงและเข้าถึงได้ภายในบริบทเดียวกัน ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและความสม่ำเสมอ

「การเปลี่ยนมาใช้ระบบอัตโนมัติในกระบวนการทำงานช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ, ปรับปรุงเวลาในการประมวลผล และเพิ่มความสม่ำเสมอในการอนุมัติ การลดการแทรกแซงด้วยตนเองช่วยลดข้อผิดพลาดและทำให้ทีมงานของเราสามารถมุ่งเน้นไปที่โครงการเชิงกลยุทธ์ได้มากขึ้น」

Andreas Demetriou, CIO, บริษัท Alphamega

ฝ่ายการเงินเป็นแรงผลักดันสำคัญในการนำ M-Files มาใช้ โดยขยายการใช้งานอย่างต่อเนื่องในกระบวนการต่าง ๆ M-Files บริหารจัดการวงจรชีวิตของใบแจ้งหนี้ค่าใช้จ่ายทั้งหมด ตั้งแต่การจับภาพข้อมูลด้วย OCR และ AI ไปจนถึงการอนุมัติและการบันทึกข้อมูลในระบบ ERP ผ่านการบูรณาการ

นอกจากนี้ยังรองรับการออกใบแจ้งหนี้, การจัดการบัตรของขวัญ และกระบวนการชำระเงินที่เป็นมาตรฐาน การชำระเงินจะถูกผสานรวมผ่าน Jinius Business ซึ่งเป็นแพลตฟอร์มดิจิทัลของ Bank of Cyprus ที่ช่วยให้สามารถทำธุรกรรมอัตโนมัติและอัปเดตสถานะแบบเรียลไทม์ได้

กระบวนการบริหารจัดการเงินสดเพิ่มเติมช่วยให้มองเห็นภาพรวมการดำเนินงานด้านเงินสดในระดับสาขาได้ชัดเจนยิ่งขึ้น ทำให้ฝ่ายการเงินสามารถตรวจสอบพนักงานเก็บเงินและหัวหน้างานผ่านการตรวจสอบรายวันได้ มีการจัดทำรายงานทุกวันเพื่อให้เห็นภาพรวมของธุรกรรมที่ค้างอยู่และสถานะทางการเงินได้อย่างชัดเจน

M-Files มีบทบาทสำคัญในแผนกจัดซื้อ โดยจัดการข้อตกลงกับซัพพลายเออร์ และกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับซัพพลายเออร์ทั้งหมด เช่น ส่วนลด, โปรโมชัน และข้อตกลงต่าง ๆ โซลูชันนี้จะจัดระเบียบข้อมูลโปรโมชัน สร้างข้อตกลงโดยอัตโนมัติโดยใช้ VAF และส่งต่อไปยังผู้ที่เกี่ยวข้องเพื่อขออนุมัติและลงนามผ่าน Docusign

มีการนำโซลูชันเพิ่มเติมมาใช้สำหรับการจองพื้นที่โฆษณาบนแพลตฟอร์มอีคอมเมิร์ซ, การวางแผนกิจกรรมส่งเสริมการขาย และการจัดการส่วนลด กระบวนการเหล่านี้เชื่อมโยงกัน ทำให้ฝ่ายการเงินและการจัดซื้อสามารถมองเห็นรายได้ที่คาดการณ์ไว้ได้อย่างชัดเจน และช่วยให้พวกเขาสามารถติดตามการดำเนินงานให้เป็นไปตามข้อตกลงได้

Alphamega ใช้ M-Files ในการจัดการการนำเข้า โดยสร้างใบสั่งซื้อและติดตามตู้คอนเทนเนอร์ภายในระบบ และด้วยการผสานรวมกับ CARGOES Flow ของ DP World ข้อมูลการจัดส่ง เช่น เวลาที่คาดว่าจะมาถึง จะได้รับการอัปเดตโดยอัตโนมัติ

โซลูชันนี้เชื่อมโยงหลายแผนกเข้าด้วยกัน รวมถึงการนำเข้า, คลังสินค้า, การควบคุมสต็อก, การจัดซื้อ และการเงิน ช่วยให้เกิดขั้นตอนการทำงานที่ประสานงานกันในการรับสินค้า, การคำนวณต้นทุน และการประมวลผลการชำระเงิน

มีการใช้แนวทางที่คล้ายกันนี้สำหรับการจัดส่งสินค้าจากซัพพลายเออร์ในท้องถิ่นไปยังคลังสินค้ากลาง ซึ่งช่วยปรับปรุงการวางแผน, การประสานงาน และประสิทธิภาพการดำเนินงาน

บทสรุป

M-Files ได้พลิกโฉมวิธีการจัดการข้อมูลของ Alphamega โดยเชื่อมโยงเอกสาร, ข้อมูล และขั้นตอนการทำงานเข้ากับบริบททางธุรกิจ แทนที่จะค้นหาข้อมูลในระบบต่าง ๆ ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเกี่ยวกับซัพพลายเออร์, ข้อตกลง, การจัดส่ง หรือธุรกรรมได้ในที่เดียว

“แทนที่จะค้นหาในไฟล์และโฟลเดอร์ ตอนนี้เราเริ่มต้นโดยตรงจากพนักงานหรือกระบวนการทำงาน และเห็นทุกอย่างที่เกี่ยวข้องในที่เดียว เราสามารถสร้างแหล่งข้อมูลที่ถูกต้องเพียงแหล่งเดียวได้แล้ว!” Athena Neophytou ผู้ช่วยผู้จัดการฝ่ายทรัพยากรบุคคลของ Alphamega กล่าว

ปัจจุบัน ฝ่ายการเงินและการจัดซื้อสามารถมองเห็นภาพรวมของข้อตกลงกับซัพพลายเออร์, โปรโมชัน, ส่วนลด และรายได้ที่คาดการณ์ไว้ได้อย่างชัดเจนและแบบเรียลไทม์ ความโปร่งใสนี้ช่วยให้พวกเขาสามารถติดตามข้อผูกพัน, ตรวจสอบการดำเนินงาน และปรับปรุงความแม่นยำในการคาดการณ์ได้

「ขณะนี้เราทราบข้อมูลที่ชัดเจนเกี่ยวกับรายได้ที่คาดว่าจะได้รับ และสามารถตรวจสอบได้ว่าข้อตกลงทั้งหมดได้รับการปฏิบัติตามหรือไม่」

Christos Panteli, CFO,, บริษัท Alphamega

การจัดการธุรกรรมมูลค่าหลายล้านปอนด์ต่อปีนั้นคล่องตัวยิ่งขึ้นแล้วด้วยเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติที่เชื่อมต่อกัน กระบวนการที่เคยต้องอาศัยการประสานงานด้วยตนเองได้รับการจัดการภายในเวิร์กโฟลว์ที่มีโครงสร้าง ช่วยลดเวลาในการประมวลผลและเพิ่มความสม่ำเสมอ

“การเปลี่ยนมาใช้ระบบอัตโนมัติในการทำงานช่วยเพิ่มประสิทธิภาพ, ปรับปรุงเวลาในการประมวลผล และเพิ่มความสม่ำเสมอในการอนุมัติ ด้วยการลดการแทรกแซงด้วยตนเอง เราจึงลดข้อผิดพลาดและทำให้ทีมของเราสามารถมุ่งเน้นไปที่โครงการเชิงกลยุทธ์ได้มากขึ้น” Andreas Demetriou, CIO ของ Alphamega กล่าว

ด้วยการเชื่อมโยงกระบวนการต่าง ๆ ข้ามแผนก M-Files ได้ปรับปรุงการประสานงานระหว่างทีมที่เกี่ยวข้องกับการเงิน, การนำเข้า, คลังสินค้า และการจัดซื้อ ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละฝ่ายสามารถเข้าถึงข้อมูลล่าสุดเดียวกันได้ภายในบริบทของกระบวนการ ซึ่งช่วยลดความล่าช้าและการสื่อสารที่ผิดพลาด

“M-Files ช่วยปรับปรุงการสื่อสารระหว่างแผนกต่าง ๆ โดยทำให้ทุกคนทำงานโดยใช้ข้อมูลเดียวกัน” Silia Soteriou หัวหน้าฝ่ายแอปพลิเคชันระดับองค์กรของ Alphamega กล่าว

ขั้นตอนการทำงานที่เป็นมาตรฐานและการตรวจสอบย้อนกลับได้อย่างครบถ้วน ช่วยลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาด, การอนุมัติที่ไม่ครบถ้วน และธุรกรรมที่ไม่ได้รับการติดตาม กระบวนการทางการเงินจึงมีความควบคุม, ตรวจสอบได้ และน่าเชื่อถือมากขึ้น

M-Files ได้กลายเป็นแพลตฟอร์มหลักที่เสริมระบบ ERP เดิมของ Alphamega ทำให้สามารถพัฒนาขั้นตอนการทำงานอย่างต่อเนื่องในทุกแผนก เมื่อมีความต้องการใหม่เกิดขึ้น แพลตฟอร์มนี้สามารถขยายเพื่อรองรับกรณีการใช้งานเพิ่มเติมได้ ในขณะที่ยังคงรักษาความสอดคล้องและเชื่อมโยงของสภาพแวดล้อมข้อมูลไว้

Silia สรุปว่า “M-Files มีบทบาทสำคัญในการจัดการกระบวนการที่ซับซ้อนในระดับใหญ่ พร้อมทั้งให้การควบคุมและการมองเห็นที่เราต้องการ”