แนะนำบริษัท

BonsenReuling เป็นบริษัทด้านบัญชีและที่ปรึกษาที่มีพนักงานมากกว่า 230 คน และสำนักงาน 8 แห่งทั่วภาคตะวันออกของประเทศเนเธอร์แลนด์ ก่อตั้งขึ้นในปี 1923 บริษัทให้การสนับสนุนองค์กรต่าง ๆ ตั้งแต่กิจการเจ้าของคนเดียวไปจนถึงองค์กรขนาดใหญ่ที่ต้องได้รับการตรวจสอบบัญชี

ในฐานะที่ปรึกษาที่ได้รับความไว้วางใจจากลูกค้า BonsenReuling ให้ความสำคัญอย่างยิ่งต่อความแม่นยำ, โครงสร้าง และประสิทธิภาพ ทั้งภายนอกและภายใน การจัดการเอกสารและบันทึกข้อมูลลูกค้าอย่างมีประสิทธิภาพเป็นส่วนสำคัญในการสนับสนุนพนักงานและส่งมอบบริการลูกค้าคุณภาพสูง

เนื่องจากองค์กรยังคงดำเนินการปรับปรุงระบบไอทีให้ทันสมัยอย่างต่อเนื่อง การปรับปรุงการจัดการเอกสารและการเข้าถึงข้อมูลจึงกลายเป็นสิ่งสำคัญลำดับต้น ๆ

ประเด็นสำคัญก่อนนำ M-Files มาใช้

ก่อนที่จะนำ M-Files มาใช้ BonsenReuling ใช้ระบบจัดการเอกสารแบบติดตั้งในองค์กรซึ่งสร้างขึ้นจากโครงสร้างโฟลเดอร์แบบดั้งเดิม แม้ว่าจะมีข้อมูลเมต้าอยู่แล้ว แต่การติดแท็กที่ไม่สม่ำเสมอและการจัดประเภทเอกสารที่ไม่ถูกต้องทำให้การค้นหาข้อมูลทำได้ยาก พนักงานมักติดต่อฝ่ายไอทีเพื่อขอความช่วยเหลือในการค้นหาเอกสารหรือบันทึกของลูกค้าที่หายไป

“พนักงานส่งคำขอความช่วยเหลือเป็นประจำ โดยบอกว่า ‘ฉันหาเอกสารไม่เจอ ช่วยค้นหาให้หน่อยได้ไหม'” Maarten van der Veer ผู้จัดการฝ่าย ICT ของ BonsenReuling กล่าว

เหตุการณ์นี้สร้างความไม่พอใจให้กับพนักงานและลดประสิทธิภาพการทำงานทั่วทั้งองค์กร

ในขณะนั้น BonsenReuling ยังคงดำเนินงานในสภาพแวดล้อมที่ใช้ RDS ซึ่งพนักงานทำงานผ่านเซิร์ฟเวอร์ส่วนกลางแทนที่จะใช้เวิร์กสเตชันแบบท้องถิ่นที่ทันสมัยกว่า

เนื่องจากเคยใช้สภาพแวดล้อม Microsoft Cloud ที่ผสานรวมอย่างสมบูรณ์มาก่อน Maarten จึงมองเห็นความจำเป็นในการปรับปรุงโครงสร้างพื้นฐานและการจัดการเอกสารให้ทันสมัยขึ้นทันที องค์กรต้องการเปลี่ยนไปใช้สภาพแวดล้อมแบบ SaaS อย่างเต็มรูปแบบ ซึ่งสามารถขยายขนาดได้ตามการเติบโตของธุรกิจและรองรับวิธีการทำงานที่ยืดหยุ่นมากขึ้น

ระบบเดิมพึ่งพาโครงสร้างโฟลเดอร์เป็นอย่างมาก ในขณะที่คุณภาพของข้อมูลเมต้ามีความแตกต่างกันอย่างมาก บางครั้งเอกสารถูกเชื่อมโยงกับลูกค้าผิดราย หรือติดแท็กไม่สอดคล้องกัน ทำให้ยากหรือไม่สามารถเรียกค้นได้ นอกจากนี้ นโยบายการเก็บรักษาเอกสารยังยากที่จะบังคับใช้ได้อย่างสม่ำเสมอทั่วทั้งองค์กร

โซลูชัน M-Files

BonsenReuling ได้ประเมินโซลูชันการจัดการเอกสารเจ็ดรายการก่อนที่จะเลือกใช้ M-Files ผ่านทาง GeONE ซึ่งเป็นพันธมิตรในการดำเนินการ

การตัดสินใจครั้งนี้มีพื้นฐานมาจากปรัชญาเบื้องหลัง M-Files ซึ่งเน้นที่เนื้อหาของเอกสารมากกว่าสถานที่จัดเก็บ

“ปัจจัยสำคัญที่ตัดสินใจคือปรัชญาเบื้องหลัง M-Files: ไม่ใช่ว่าเอกสารถูกจัดเก็บไว้ที่ไหน แต่เอกสารนั้นคืออะไร” Maarten อธิบาย

M-Files นำเสนอแนวทางที่เน้นบริบทเป็นหลักในการจัดการข้อมูล โดยเอกสารจะถูกจัดระเบียบและเข้าถึงตามข้อมูลเมต้า เช่น ลูกค้า, กระบวนการ หรือประเภทเอกสาร แทนที่จะเป็นตำแหน่งที่ตั้งในโฟลเดอร์

สิ่งนี้ช่วยปรับปรุงวิธีการจัดโครงสร้าง, ค้นหา และจัดการข้อมูลทั่วทั้งองค์กรได้อย่างมีนัยสำคัญ

「หากคุณมีเอกสารจำนวนมากและต้องการค้นหาเอกสารเหล่านั้นอย่างรวดเร็วและง่ายดาย M-Files คือคำตอบที่ดีที่สุด」

Maarten van der Veer ผู้จัดการด้าน ICT, บริษัท BonsenReuling

BonsenReuling ตั้งใจที่จะดำเนินการติดตั้งระบบนี้ในฐานะโครงการทางธุรกิจมากกว่าโครงการด้านไอที ผู้ใช้งานหลักจากทั่วทั้งองค์กรได้เข้าร่วมในขั้นตอนการทดสอบแนวคิด (proof-of-concept) ทดสอบขั้นตอนการทำงาน และช่วยกำหนดรูปแบบของโซลูชันสุดท้าย นอกจากนี้ องค์กรยังได้ดึงผู้ใช้งานที่สำคัญเข้ามามีส่วนร่วมตั้งแต่ช่วงเริ่มต้นของกระบวนการ เพื่อส่งเสริมการใช้งานและรวบรวมข้อเสนอแนะที่เป็นประโยชน์

“เราตั้งใจรวมคนที่ตั้งคำถามอย่างเปิดเผยว่าทำไมถึงต้องเปลี่ยนแปลงครั้งนี้ เมื่อคุณโน้มน้าวคนเหล่านั้นได้แล้ว ทุกอย่างก็จะดำเนินไปเองโดยธรรมชาติ” Maarten กล่าว

GeONE สนับสนุนกระบวนการนี้โดยการแบ่งปันแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดและช่วยชี้นำการสนทนา พร้อมทั้งรับประกันว่าการตัดสินใจขั้นสุดท้ายยังคงอยู่กับทีมธุรกิจที่ใช้ระบบ

การเปลี่ยนจากการใช้โฟลเดอร์มาเป็นการใช้ข้อมูลเมต้า ทำให้พนักงานต้องปรับเปลี่ยนวิธีคิดเกี่ยวกับการจัดการข้อมูล เพื่อให้การเปลี่ยนผ่านง่ายขึ้น BonsenReuling จึงสร้างโครงสร้างโฟลเดอร์ที่คุ้นเคยขึ้นมาใหม่ภายใน M-Files พร้อมกับค่อย ๆ นำเวิร์กโฟลว์ที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเมต้ามาใช้

พนักงานทุกคนเข้าร่วมการฝึกอบรมภาคบังคับโดยใช้สภาพแวดล้อมทดสอบที่ประกอบด้วยเอกสารและข้อมูลลูกค้าจริง นอกจากนี้ ยังมีการจัดอบรมสนับสนุนเพิ่มเติมผ่าน Microsoft Teams ซึ่งเปิดโอกาสให้พนักงานได้ถามคำถามและเสริมสร้างความเข้าใจในการใช้งานหลังจากการเปิดใช้งานระบบ

“คนที่แสดงความคิดเห็นอย่างแข็งขันที่สุดในตอนแรก ตอนนี้กลับเป็นคนที่สนุกกับการทำงานกับ M-Files มากที่สุด” Maarten กล่าว

หลังจากเปิดใช้งานได้ไม่นาน BonsenReuling ก็ได้ควบรวมกิจการกับบริษัทบัญชีอีกแห่งหนึ่งซึ่งใช้ระบบจัดการเอกสาร (DMS) และระบบแชร์ไฟล์ที่แตกต่างกัน โดยใช้เครื่องมือการย้ายข้อมูลที่ GeONE จัดหาให้ องค์กรสามารถย้ายผู้ใช้และข้อมูลทั้งหมดไปยังสภาพแวดล้อม M-Files เดิมได้อย่างราบรื่นโดยมีการหยุดชะงักน้อยที่สุด ปัจจุบันเครื่องมือเดียวกันนี้ยังใช้สำหรับการจัดเก็บเอกสารจำนวนมากและกระบวนการจัดหมวดหมู่เอกสารขนาดใหญ่ด้วย

บทสรุป

ขณะนี้พนักงานสามารถค้นหาเอกสารได้อย่างรวดเร็วและเชื่อถือได้โดยใช้การค้นหาที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเมต้า แทนการค้นหาตามโครงสร้างโฟลเดอร์

“หากคุณมีเอกสารจำนวนมากและต้องการค้นหาเอกสารเหล่านั้นอย่างรวดเร็วและง่ายดาย ไม่มีอะไรดีไปกว่า M-Files อีกแล้ว” Maarten กล่าว

การลดลงของปัญหาที่เกี่ยวข้องกับการค้นหา ส่งผลให้ประสิทธิภาพการทำงานในแต่ละวันดีขึ้นอย่างมาก และลดการพึ่งพาฝ่ายสนับสนุนด้าน IT ลง

การผสมผสานระหว่างการฝึกอบรมภาคปฏิบัติ, การมีส่วนร่วมของฝ่ายธุรกิจ และแนวทางการนำไปใช้ที่เป็นรูปธรรม ส่งผลให้มีการนำไปใช้อย่างแพร่หลายทั่วทั้งบริษัท

พนักงานที่ตอนแรกไม่ค่อยเชื่อมั่นในการเปลี่ยนแปลงนี้ ตอนนี้กลับกลายเป็นผู้ใช้งาน M-Files ที่ใช้งานมากที่สุดกลุ่มหนึ่ง

「ผู้คนต่างแสดงความคิดเห็นในเชิงบวกอย่างแท้จริงเกี่ยวกับความสะดวกในการจัดเก็บและเรียกดูเอกสาร นั่นคือความสำเร็จที่ยิ่งใหญ่ที่สุดที่เราทำได้」

Maarten van der Veer, ผู้จัดการฝ่าย IT, บริษัท BonsenReuling

M-Files สนับสนุนการเปลี่ยนแปลงครั้งใหญ่ของ BonsenReuling ไปสู่สภาพแวดล้อม IT ที่เน้นระบบคลาวด์เป็นหลัก บริษัทได้ย้ายออกจากโครงสร้างพื้นฐานภายในองค์กรและเซิร์ฟเวอร์ในสถานที่ ทำให้เกิดรูปแบบการดำเนินงานที่ปรับขนาดได้และยืดหยุ่นมากขึ้น

BonsenReuling ติดตามความร่วมมือเชิงกลยุทธ์ระหว่าง M-Files และ Microsoft อย่างใกล้ชิด และมองเห็นศักยภาพที่แข็งแกร่งในการผสานรวม M-Files กับ Microsoft 365 Copilot และความสามารถด้าน AI อื่น ๆ องค์กรเชื่อว่าข้อมูลเมต้าที่มีโครงสร้าง, การกำกับดูแล และการควบคุมการเข้าถึง เป็นสิ่งจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับการนำ AI มาใช้ให้ประสบความสำเร็จ

“รากฐานต้องถูกต้องเสียก่อน เมื่อวางรากฐานได้แล้ว คุณก็จะสามารถก้าวไปข้างหน้าได้อย่างรวดเร็วและปลดล็อกศักยภาพของเครื่องมือ AI ได้อย่างแท้จริง” Maarten อธิบาย

BonsenReuling ยังคงสำรวจโอกาสใหม่ ๆ อย่างต่อเนื่องเกี่ยวกับ AI การบูรณาการ Microsoft 365 และการจัดการข้อมูลที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเมต้า ด้วยรากฐานข้อมูลที่มีโครงสร้างและเน้นบริบทเป็นหลักที่วางไว้แล้ว องค์กรจึงอยู่ในตำแหน่งที่ดีที่จะปรับปรุงประสิทธิภาพ, การทำงานร่วมกัน และการบริการลูกค้าให้ดียิ่งขึ้นผ่านระบบอัตโนมัติและนวัตกรรม AI