แนะนำบริษัท

Berggren ก่อตั้งขึ้นในปี 1936 เป็นสำนักงานกฎหมายด้านทรัพย์สินทางปัญญาระดับสากลที่ให้บริการแบบครบวงจรครอบคลุมทุกขั้นตอนของวงจรชีวิตทรัพย์สินทางปัญญา บริษัทช่วยให้องค์กรต่าง ๆ สามารถปกป้อง, บริหารจัดการ, สร้างมูลค่าเชิงพาณิชย์ และปกป้องสิทธิในสิทธิบัตร, เครื่องหมายการค้า, การออกแบบผลิตภัณฑ์ และทรัพย์สินทางปัญญาอื่น ๆ

ปัจจุบัน Berggren มีบุคลากรผู้เชี่ยวชาญประมาณ 150 คน และให้บริการลูกค้ากว่า 4,000 รายทั่วโลกผ่านสำนักงานในประเทศฟินแลนด์, เยอรมนี, สเปน และจีน บริษัทบริหารจัดการงานด้านทรัพย์สินทางปัญญาหลายพันรายการในแต่ละปี โดยให้การสนับสนุนลูกค้าที่หลากหลาย ตั้งแต่ธุรกิจสตาร์ทอัพและองค์กรวิจัย ไปจนถึงแบรนด์ระดับโลกและบริษัทจดทะเบียนในตลาดหลักทรัพย์

งานด้านทรัพย์สินทางปัญญาต้องอาศัยข้อมูลเป็นสำคัญ ไม่ว่าจะเป็นการยื่นจดสิทธิบัตร, การติดต่อสื่อสารทางกฎหมาย, เอกสารทางเทคนิค, การสื่อสารกับลูกค้า หรือข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ ข้อมูลเหล่านี้จำเป็นต้องสามารถเข้าถึงและตรวจสอบย้อนกลับได้ อีกทั้งยังต้องเชื่อมโยงกับบริบททางธุรกิจที่เหมาะสม ในขณะที่ปริมาณข้อมูลเพิ่มสูงขึ้นอย่างต่อเนื่อง Berggren จึงจำเป็นต้องมีแนวทางในการบริหารจัดการความซับซ้อนที่เพิ่มขึ้น พร้อมทั้งรองรับระบบอัตโนมัติ, การทำงานของบุคลากรผู้เชี่ยวชาญ และโครงการด้าน AI ในอนาคต

ประเด็นสำคัญก่อนนำ M-Files มาใช้

เส้นทางการปรับเปลี่ยนสู่ระบบดิจิทัลของ Berggren เริ่มต้นขึ้นในปี 2008 ด้วยความท้าทายครั้งสำคัญ นั่นคือการเปลี่ยนเอกสารที่จัดเก็บในรูปแบบกระดาษซึ่งกินพื้นที่ชั้นวางยาวรวมประมาณ 400 เมตร ให้กลายเป็นระบบบริหารจัดการข้อมูลดิจิทัลที่ทันสมัย

แม้ว่าเอกสารจำนวนมากจะถูกแปลงเป็นรูปแบบดิจิทัลไปแล้ว แต่ข้อมูลส่วนใหญ่ของบริษัทยังคงกระจัดกระจายอยู่ตามแหล่งเก็บข้อมูลต่าง ๆ ทั้งในระบบจัดเก็บเอกสาร, ไดรฟ์เครือข่าย รวมถึงโฟลเดอร์และโฟลเดอร์ย่อย, การค้นหาเอกสารที่ต้องการ หรือแม้แต่การหาเอกสารฉบับล่าสุด มักต้องอาศัยการดำเนินการด้วยตนเองและความรู้เฉพาะถิ่นเกี่ยวกับระบบจัดเก็บข้อมูลนั้น ๆ

ในขณะที่ปริมาณและความสำคัญเชิงกลยุทธ์ของข้อมูลทรัพย์สินทางปัญญาเพิ่มสูงขึ้นอย่างต่อเนื่อง Berggren จึงจำเป็นต้องมีแนวทางที่สามารถรองรับการขยายตัวได้ดียิ่งขึ้นและมีความเป็นระบบระเบียบมากขึ้น

โดยธรรมชาติแล้ว การบริหารจัดการทรัพย์สินทางปัญญาเป็นงานที่ต้องอาศัยเอกสารจำนวนมาก ไม่ว่าจะเป็นคำขอจดสิทธิบัตร, การยื่นจดเครื่องหมายการค้า, เอกสารติดต่อสื่อสารทางกฎหมาย, เอกสารทางเทคนิค หรือข้อมูลของลูกค้า ซึ่งทั้งหมดนี้ก่อให้เกิดข้อมูลปริมาณมหาศาลที่จำเป็นต้องสามารถเข้าถึงและตรวจสอบย้อนหลังได้ตลอดระยะเวลาอันยาวนาน บริษัทจึงต้องการโซลูชันที่สามารถรองรับกระบวนการทำงานที่มีความซับซ้อนยิ่งขึ้น พร้อมทั้งช่วยให้ผู้เชี่ยวชาญสามารถค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำเชื่อถือได้

ในระหว่างการประเมินโซลูชันสำหรับการจัดการเอกสาร Berggren ตระหนักว่าวิธีการจัดเก็บแบบใช้โฟลเดอร์ตามรูปแบบเดิมนั้นไม่สามารถรองรับการขยายตัวของปริมาณข้อมูลที่เพิ่มขึ้นได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่กลับมองเห็นคุณค่าในระยะยาวที่มากกว่าจากการบริหารจัดการข้อมูลโดยใช้ข้อมูลกำกับ (Metadata)

「เรามีวิสัยทัศน์ร่วมกันกับ M-Files มาตั้งแต่ต้น โดยมองว่าการบริหารจัดการข้อมูลที่ขับเคลื่อนด้วย Metadata คืออนาคตและเป็นแนวทางที่ดีที่สุดในการรับมือกับปริมาณและความซับซ้อนของระบบจัดการเอกสารของเรา」

Mikko Pippuri, Digital Ninja, Berggren

ในช่วงหลายปีที่ผ่านมา เมื่อ Berggren ขยายการนำระบบอัตโนมัติและ AI มาใช้ ความสำคัญของข้อมูลที่มีโครงสร้างชัดเจนก็ยิ่งเห็นได้ชัดเจนมากยิ่งขึ้น

บริษัทตระหนักดีว่า AI จะสามารถสร้างผลลัพธ์ที่มีความหมายได้ก็ต่อเมื่อข้อมูลได้รับการจัดระเบียบ, จำแนกประเภท และเชื่อมโยงเข้ากับบริบททางธุรกิจที่เหมาะสมอย่างถูกต้องเท่านั้น ดังนั้น Metadata จึงมีความสำคัญเพิ่มมากขึ้นเรื่อย ๆ ไม่เพียงแต่สำหรับการค้นหาข้อมูลเท่านั้น แต่ยังรวมถึงการช่วยให้ AI สามารถสร้างผลลัพธ์ที่แม่นยำได้อีกด้วย

โซลูชัน M-Files

Berggren เลือกใช้ M-Files ในปี 2008 และใช้งานระบบดังกล่าวเป็นแพลตฟอร์มหลักในการบริหารจัดการเนื้อหามาโดยตลอดนับตั้งแต่นั้นมา

ตลอดระยะเวลาเกือบสองทศวรรษ บริษัทได้เปลี่ยน M-Files ให้กลายเป็นแพลตฟอร์มที่สำคัญต่อธุรกิจ ซึ่งสนับสนุนการจัดการเอกสาร, การทำงานอัตโนมัติของเวิร์กโฟลว์, การกำกับดูแลข้อมูล และการทำงานด้านความรู้ของผู้เชี่ยวชาญ

แทนที่จะจัดระเบียบข้อมูลด้วยโครงสร้างแบบโฟลเดอร์ Berggren เลือกจัดการข้อมูลผ่านระบบ metadata โดยมีการเชื่อมโยงเอกสารเข้ากับข้อมูลต่าง ๆ เช่น ลูกค้า, คดีความ, กำหนดเวลา, สิทธิ์ในทรัพย์สินทางปัญญา, ประเทศ และกระบวนการทางธุรกิจ ซึ่งช่วยให้สามารถค้นหาและนำข้อมูลไปใช้งานได้ง่ายยิ่งขึ้น ปัจจุบัน Berggren ได้สร้างสภาพแวดล้อมข้อมูลที่มีโครงสร้างชัดเจนและเป็นระบบ ทำให้สามารถดึงข้อมูลออกมา, ประมวลผล และวิเคราะห์ภายใต้บริบททางธุรกิจที่เหมาะสมได้

ปัจจุบัน กระบวนการหลักด้านทรัพย์สินทางปัญญาทั้งหมดของ Berggren ได้รับการบริหารจัดการผ่านระบบ M-Files ซึ่งแพลตฟอร์มนี้ไม่เพียงแต่ช่วยแนะนำขั้นตอนการทำงานที่ถูกต้องให้กับพนักงานเท่านั้น แต่ยังช่วยจัดการงานประจำให้เป็นระบบอัตโนมัติ, ลดภาระงานที่ต้องทำด้วยมือ และช่วยลดโอกาสในการเกิดข้อผิดพลาดอีกด้วย

Metadata และกระบวนการทำงาน (workflows) ทำงานร่วมกันเพื่อให้มั่นใจว่าข้อมูลจะไหลเวียนภายในองค์กรได้อย่างมีประสิทธิภาพ โดยยังคงอยู่ภายใต้การกำกับดูแลและสามารถตรวจสอบย้อนกลับได้ การผสานรวมข้อมูลที่มีโครงสร้างชัดเจนเข้ากับระบบอัตโนมัติในกระบวนการทำงานนี้ ช่วยให้ Berggren สามารถขยายขอบเขตการดำเนินงานได้ ในขณะเดียวกันก็ยังรักษามาตรฐานความสม่ำเสมอในการให้บริการลูกค้าจำนวนหลายพันราย

Berggren นำ M-Files AI มาใช้เพื่อรองรับกระบวนการทำงานด้านทรัพย์สินทางปัญญาที่หลากหลายและมีจำนวนเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง บริษัทได้รับเอกสารจากลูกค้า, หน่วยงานราชการ และพันธมิตรทั่วโลกซึ่งมีเนื้อหาเป็นภาษาต่าง ๆ มากมาย โดย M-Files AI จะช่วยให้บุคลากรสามารถสรุปใจความสำคัญของเอกสาร, แปลเนื้อหา, ระบุวันครบกำหนด, ดึงข้อมูลสิ่งที่ต้องดำเนินการ และกรอกข้อมูลกำกับ (metadata) ได้โดยอัตโนมัติ

ยกตัวอย่างเช่น M-Files AI สามารถระบุวันครบกำหนดในการยื่นเอกสารจากเอกสารโต้ตอบเรื่องสิทธิบัตรที่มีเนื้อหายาวเหยียด วิเคราะห์ว่าเอกสารนั้นจำเป็นต้องมีการดำเนินการใด ๆ หรือไม่ และจัดทำสรุปข้อมูลในรูปแบบที่มีโครงสร้างชัดเจนเพื่อนำไปใช้ในกระบวนการทำงาน (workflow) ต่อได้ ทั้งนี้ การเพิ่มข้อมูลกำกับ (Metadata enrichment) ได้กลายเป็นหนึ่งในกรณีการใช้งานที่มีประโยชน์สูงสุด โดยในหลายสถานการณ์ M-Files AI สามารถระบุหมายเลขคดีและนำข้อมูลดังกล่าวไปใช้ในการเติมค่า Metadata เพิ่มเติมอีกหลายรายการได้โดยอัตโนมัติ ซึ่งช่วยลดภาระงานที่ต้องทำด้วยมือและเพิ่มความสม่ำเสมอของข้อมูลไปพร้อมกัน

「ข้อมูลกำกับ (metadata) ที่มีคุณภาพมีความสำคัญยิ่งขึ้นในยุค AI เพราะช่วยให้เราสามารถกำหนดบริบทที่เหมาะสม, ปรับปรุงคุณภาพของคำตอบ และหลีกเลี่ยงการประมวลผลข้อมูลที่ไม่จำเป็นได้」

Mikko Pippuri, Digital Ninja, Berggren

Berggren มองว่าข้อมูลกำกับ (metadata) คือรากฐานสำคัญที่ทำให้ AI สามารถนำไปใช้งานจริงในระดับวงกว้างได้ การคัดสรรเฉพาะข้อมูลที่เกี่ยวข้องสำหรับแต่ละงานช่วยให้บริษัทสามารถเพิ่มความแม่นยำของ AI, ลดต้นทุนในการประมวลผล และส่งมอบผลลัพธ์ที่เชื่อถือได้มากยิ่งขึ้นให้แก่ผู้เชี่ยวชาญ

นอกเหนือจากระบบอัจฉริยะด้านเอกสารแล้ว Berggren ยังได้พัฒนาโซลูชันที่ขับเคลื่อนด้วย AI อีกหลายรายการ ซึ่งใช้ประโยชน์จากข้อมูลที่บริหารจัดการผ่านระบบ M-Files โดยบริษัทนำ AI มาช่วยในการตรวจสอบความขัดแย้งทางผลประโยชน์เพื่อระบุความขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้นในประเด็นด้านทรัพย์สินทางปัญญา อีกทั้งยังมีการนำ AI มาใช้ในการวิเคราะห์ข้อมูลทรัพย์สินทางปัญญาและการประมวลผลใบแจ้งหนี้แบบอัตโนมัติอีกด้วย

กรณีการใช้งานที่ถือเป็นนวัตกรรมที่โดดเด่นประการหนึ่งคือการตรวจจับสินค้าปลอมแปลง ด้วยการเชื่อมต่อระบบเข้ากับแพลตฟอร์มซื้อขายออนไลน์รายใหญ่ AI สามารถระบุสินค้าที่เข้าข่ายเป็นของปลอม ตรวจจับพฤติกรรมการขายที่น่าสงสัย และช่วยเชื่อมโยงผู้ขายที่เกี่ยวข้องเข้าด้วยกันเป็นเครือข่ายที่ใหญ่ขึ้น สิ่งนี้ช่วยให้ Berggren และลูกค้าสามารถระบุความเสี่ยงได้อย่างมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น พร้อมทั้งสนับสนุนการบังคับใช้มาตรการต่าง ๆ ด้วยหลักฐานที่เกี่ยวข้อง

เพื่อรองรับการเติบโตและนวัตกรรมในอนาคต ขณะนี้ Berggren กำลังดำเนินการย้ายระบบ M-Files เดิมไปสู่ ​​M-Files Cloud ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของโครงการปรับเปลี่ยนระบบสู่คลาวด์ (Cloud Transformation) บนแพลตฟอร์ม Azure ในภาพรวม การย้ายระบบมายัง M-Files Cloud นี้ช่วยเพิ่มเสถียรภาพ, ยกระดับความปลอดภัย และเพิ่มขีดความสามารถในการขยายระบบ พร้อมทั้งลดภาระในการบริหารจัดการโครงสร้างพื้นฐาน นอกจากนี้ยังช่วยให้สามารถทำงานร่วมกันได้อย่างทันสมัย ​​เช่น การแก้ไขเอกสารร่วมกัน (Co-authoring) และยังช่วยสนับสนุนการดำเนินงานด้านความมั่นคงปลอดภัยของข้อมูลตามมาตรฐาน ISO 27001 ที่บริษัทดำเนินการอยู่อย่างต่อเนื่องอีกด้วย

บทสรุป

ปัจจุบัน Berggren บริหารจัดการเอกสารกว่า 7 ล้านฉบับภายในระบบจัดการข้อมูลแบบรวมศูนย์ที่รองรับผู้ใช้งานถึง 150 คนทั่วทั้งองค์กร สิ่งที่เริ่มต้นจากการเป็นเพียงโครงการแปลงเอกสารกระดาษให้เป็นรูปแบบดิจิทัลได้พัฒนาไปสู่แพลตฟอร์มที่มีความสำคัญต่อธุรกิจ โดยทำหน้าที่สนับสนุนทั้งการจัดการเอกสาร ระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ การนำ AI มาประยุกต์ใช้ และกระบวนการด้านทรัพย์สินทางปัญญาขององค์กร

การเปลี่ยนจากการเก็บข้อมูลแบบแยกส่วน มาใช้แนวทางที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลกำกับเนื้อหา (metadata) ช่วยให้ Berggren สามารถปรับปรุงความสามารถในการค้นหาและเข้าถึงข้อมูลได้อย่างมีนัยสำคัญ

ผู้เชี่ยวชาญสามารถค้นหาข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องพึ่งโครงสร้างโฟลเดอร์หรือการค้นหาด้วยตนเอง กระบวนการทำงานอัตโนมัติช่วยลดงานธุรการที่ซ้ำซากจำเจ พร้อมทั้งช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลจะไหลเวียนอย่างมีประสิทธิภาพในกระบวนการทางธุรกิจ

สิ่งนี้ช่วยให้ผู้เชี่ยวชาญด้านทรัพย์สินทางปัญญาสามารถทุ่มเทเวลาให้กับงานให้คำปรึกษาและงานด้านกฎหมายที่มีมูลค่าสูงได้มากขึ้น ในขณะที่ใช้เวลาน้อยลงในการจัดการข้อมูลด้วยวิธีแบบแมนนวล

การที่ Berggren ให้ความสำคัญกับการลงทุนด้านข้อมูลกำกับ (metadata) มาอย่างต่อเนื่องนั้นได้ทวีความสำคัญและสร้างมูลค่าเพิ่มขึ้นเรื่อย ๆ ควบคู่ไปกับพัฒนาการของเทคโนโลยี AI ด้วยความที่ข้อมูลต่าง ๆ มีโครงสร้างชัดเจน มีการเชื่อมโยงถึงกัน และมีการบริหารจัดการอย่างเป็นระบบ AI จึงสามารถทำงานโดยอาศัยบริบททางธุรกิจที่จำเป็น เพื่อส่งมอบผลลัพธ์ที่แม่นยำและตรงประเด็นยิ่งขึ้น แทนที่จะต้องประมวลผลข้อมูลจำนวนมหาศาลที่ไม่มีความเกี่ยวข้องกัน AI สามารถมุ่งเน้นไปที่ข้อมูลที่มีความสำคัญและเกี่ยวข้องกับงานเฉพาะด้านนั้น ๆ ได้โดยตรง

สิ่งนี้ช่วยปรับปรุงคุณภาพของการตอบสนอง, รองรับข้อกำหนดด้านธรรมาภิบาล และช่วยควบคุมต้นทุนในการประมวลผลด้วย AI

การเปลี่ยนมาใช้ M-Files Cloud ถือเป็นก้าวสำคัญในเส้นทางการบริหารจัดการข้อมูลของ Berggren ด้วยการผสานรวมการบริหารจัดการข้อมูลที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลกำกับ (metadata) ระบบเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ ขีดความสามารถด้าน AI และความสามารถในการขยายระบบบนคลาวด์ Berggren จึงได้สร้างแพลตฟอร์มที่เชื่อมโยงข้อมูล, ความเชี่ยวชาญ และกระบวนการทำงานต่าง ๆ เข้าด้วยกันตลอดทั้งวงจรชีวิตของทรัพย์สินทางปัญญา

「M-Files เป็นหัวใจสำคัญที่ช่วยสนับสนุนการดำเนินธุรกิจของเรา ด้วยศักยภาพด้าน Metadata ที่แข็งแกร่ง ระบบอัตโนมัติ AI และเทคโนโลยีคลาวด์ ทำให้เราสามารถส่งมอบบริการที่ดียิ่งขึ้น พร้อมทั้งบริหารจัดการสภาพแวดล้อมด้านข้อมูลที่มีความซับซ้อนเพิ่มมากขึ้นได้เป็นอย่างดี」

Mikko Pippuri, Digital Ninja, Berggren

หลังจากผ่านการพัฒนาอย่างต่อเนื่องมาเกือบสองทศวรรษ M-Files ยังคงเป็นหัวใจสำคัญในกระบวนการบริหารจัดการข้อมูล, การสนับสนุนผู้เชี่ยวชาญ และการเตรียมความพร้อมสำหรับอนาคตของบริการด้านทรัพย์สินทางปัญญาของ Berggren