LVI-Pitkälä~M-Files ช่วยปรับปรุงการจัดการโครงการและเอกสาร~
- LVI-Pitkälä -
แนะนำบริษัท
LVI-Pitkälä Group คือกลุ่มผู้ให้บริการด้านอาคารที่มีฐานอยู่ในเมือง Oulu ซึ่งมุ่งมั่นที่จะมอบบริการด้าน HVAC ที่ดีที่สุดและมีคุณภาพสูงสุดในภูมิภาค โดยดำเนินการในพื้นที่เศรษฐกิจของเมือง Oulu, Lapland, Pirkanmaa และภูมิภาคเมืองหลวง โดยให้บริการด้านความร้อน, น้ำ, การระบายอากาศ และสิ่งแวดล้อมทุกประเภท มูลค่าการซื้อขายของกลุ่มเพิ่มขึ้นมากกว่า 24 ล้านยูโรในปี 2023 และบริษัทมีพนักงานผู้เชี่ยวชาญด้าน HVAC มากกว่า 120 คน
M-Files ปรับปรุงการจัดการข้อมูลและเอกสารในโครงการของลูกค้าของ LVI-Pitkälä และทำให้มีเวลาเหลือสำหรับการจัดการโครงการมากขึ้น
ความท้าทาย
ภาคการก่อสร้างกำลังเผชิญกับการเปลี่ยนแปลงโครงสร้างครั้งใหญ่ ในสถานการณ์ตลาดปัจจุบัน ความสำคัญอันดับแรกคือการปรับปรุงระบบดิจิทัล, การบริการลูกค้า และความคุ้มทุน ซึ่งกรณีนี้ก็เกิดขึ้นกับกลุ่ม LVI-Pitkälä เช่นกัน
การเปลี่ยนแปลงในสภาพแวดล้อมการทำงานและจำนวนลูกค้าที่เพิ่มขึ้นทำให้กลุ่มบริษัทจำเป็นต้องปรับกระบวนการจัดทำเอกสารที่เกี่ยวข้องกับโครงการของลูกค้าให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น LVI-Pitkälä กำลังมองหาพันธมิตรที่เชื่อถือได้ซึ่งสามารถให้บริการจัดการเอกสารของลูกค้า, โครงการ และบริษัทสำหรับบริษัทระดับภูมิภาคทั้ง 6 แห่งของกลุ่มบริษัทได้ ในเวลาเดียวกัน ระบบการจัดการเอกสารควรรองรับการตรวจสอบคู่มือโครงการเฉพาะไซต์ในลักษณะที่ปลอดภัยและมีคุณภาพสูง รวมถึงด้านอื่น ๆ ด้วย
Veikko Laitila ประธานเจ้าหน้าที่บริหารของ LVI-Pitkälä Group ได้รับกำลังใจจากประสบการณ์เชิงบวกในอดีต จึงตัดสินใจติดต่อ M-Files หลังจากการเจรจา ความร่วมมือจึงเริ่มต้นในช่วงปลายปี 2023
“ที่ LVI-Pitkälä เราเติบโตและขยายกิจการไปยังสถานที่ใหม่ ๆ ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ท่ามกลางชีวิตประจำวันที่เร่งรีบ ความจำเป็นในการบริหารจัดการข้อมูลสัญญาและลูกค้าอย่างชาญฉลาดมากขึ้นทั่วทั้งกลุ่ม LVI-Pitkälä จึงเกิดขึ้น ในการทำสัญญาบริการอาคาร ข้อมูลจะต้องไหลเวียนอย่างราบรื่น ปลอดภัย และแบบเรียลไทม์ตั้งแต่ต้นจนจบ” Veikko Laitila ประธานเจ้าหน้าที่บริหารของ LVI-Pitkälä กล่าว
「ที่ LVI-Pitkälä เราเติบโตและขยายกิจการไปยังสถานที่ใหม่ ๆ ในช่วงไม่กี่ปีที่ผ่านมา ท่ามกลางชีวิตประจำวันที่วุ่นวาย ความจำเป็นในการบริหารจัดการข้อมูลสัญญาและลูกค้าอย่างชาญฉลาดมากขึ้นทั่วทั้งกลุ่ม LVI-Pitkälä เกิดขึ้น ในการทำสัญญาบริการอาคาร, การไหลของข้อมูลระหว่างลูกค้า, ผู้รับเหมาช่วง และผู้ซื้อจะต้องราบรื่น, ปลอดภัย และเรียลไทม์ตั้งแต่ต้นจนจบ」
Veikko Laitila, Chief Executive Officer, LVI-Pitkälä
โซลูชัน M-Files
เมื่อความร่วมมือเริ่มขึ้น พบว่าระบบที่ใช้ใน LVI-Pitkälä ไม่เสนอโซลูชันที่ยืดหยุ่นเพียงพอที่จะรองรับความต้องการในการจัดการเอกสารของทั้งกลุ่ม จึงเกิดสถานการณ์ที่ยากต่อการรับรองว่าเอกสารทั้งหมดที่จำเป็นสำหรับโครงการของลูกค้าจะเสร็จสมบูรณ์ตรงเวลาและถูกต้อง
นอกจากนี้ ยังมีความต้องการที่จะทำให้ข้อมูลสามารถเข้าถึงได้มากขึ้น โดยหวังว่าจะสะดวกยิ่งขึ้นในการแบ่งปันข้อเสนอ, แผนผัง, ภาพวาด และข้อกำหนดต่าง ๆ กับผู้รับเหมาช่วงและซัพพลายเออร์ นอกจากนี้ยังมีความต้องการที่จะยกเลิกการประกอบและจัดส่งเอกสารขั้นสุดท้ายด้วยตนเอง โดยเน้นที่ความจำเป็นในการขยายขนาดโดยใช้ระบบอัตโนมัติ
“LVI-Pitkälä นำเสนอระบบการจัดการเอกสาร เช่น ข้อมูลพื้นฐานสำหรับสัญญาฉบับใหม่จะพร้อมใช้งานทันที, ติดตามไซต์งานได้ง่าย และลูกค้าได้รับใบเสนอราคาฉบับใหม่โดยตรงใน M-Files ระบบนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่ามีการสำรองข้อมูลที่สำคัญและพร้อมให้ผู้ที่เกี่ยวข้องเข้าถึงได้เสมอ เราเชื่อว่าผลิตภัณฑ์ของเราช่วยปรับปรุงความพึงพอใจของลูกค้าและภาพลักษณ์ของแบรนด์โดยทำให้มั่นใจได้ว่าโครงการและภาระผูกพันตามสัญญาจะได้รับการจัดการอย่างมีสไตล์และตรงเวลา” ผู้บริหารฝ่ายขายอาวุโสของ M-Files กล่าว
「การทำงานร่วมกันจะช่วยลดความเสี่ยงโดยให้แน่ใจว่าผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้องเดียวกันได้ ไม่มีปัญหาเรื่องการจัดเวอร์ชันหรือความสับสนว่าใครทำอะไร นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้บริหารมีเวลามากขึ้นในการมุ่งเน้นที่การดำเนินธุรกิจในแต่ละวัน」
Veikko Laitila, Chief Executive Officer, LVI-Pitkälä
บทสรุป
ความร่วมมือระหว่าง M-Files และ LVI-Pitkälä ครอบคลุมข้อมูลโครงการ, การจัดการสัญญา และบริการสนับสนุนการจัดการ รวมถึง M-Files Hubshare M-Files Hubshare รับประกันการแบ่งปันข้อมูลที่ปลอดภัยและการรับเอกสารกับลูกค้าและพันธมิตรภายนอก
“การทำงานร่วมกันจะช่วยลดความเสี่ยงโดยให้แน่ใจว่าผู้ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ถูกต้องชุดเดียวกันได้ ไม่มีปัญหาเรื่องการจัดการเวอร์ชันหรือความสับสนว่าใครทำอะไร นอกจากนี้ยังช่วยให้ผู้บริหารมีเวลามากขึ้นเพื่อมุ่งเน้นที่การดำเนินธุรกิจในแต่ละวัน” Laitila กล่าว
“การค้นพบที่สำคัญอีกประการหนึ่งคือการนำเสนอการขายที่ซ่อนอยู่ ซึ่งปรากฏขึ้นเมื่อเราพบว่าการขาดการติดตามสัญญาทำให้สูญเสียยอดขาย สัญญาบำรุงรักษาประจำปีหลังการรับประกันและการต่อสัญญาถูกละเลยโดยไม่จำเป็น ขณะนี้กระบวนการดังกล่าวได้ดำเนินการแล้ว และโอกาสสำหรับการเติบโตของธุรกิจก็ดีขึ้น การรับข้อเสนอ, การติดตามสัญญา, การประมาณตารางเวลา และเอกสารขั้นสุดท้ายทั้งหมดได้รับการจัดการในที่เดียวที่ชัดเจน นี่คือจุดที่ดีที่จะดำเนินการต่อ”
「การค้นพบที่สำคัญอีกอย่างหนึ่งคือการนำเสนอการขายที่ซ่อนอยู่ ซึ่งปรากฏขึ้นเมื่อเราพบว่าการขาดการติดตามสัญญาทำให้สูญเสียยอดขาย สัญญาบำรุงรักษาประจำปีหลังการรับประกันและการต่ออายุสัญญาถูกละเลยโดยไม่จำเป็น ขณะนี้กระบวนการดังกล่าวได้ดำเนินการแล้ว และโอกาสสำหรับการเติบโตของธุรกิจก็ดีขึ้น การรับข้อเสนอ, การติดตามสัญญา, การประมาณตารางเวลา และเอกสารขั้นสุดท้ายทั้งหมดได้รับการจัดการในที่เดียวที่ชัดเจน ซึ่งเป็นจุดที่ดีที่จะดำเนินการต่อ」
Veikko Laitila, Chief Executive Officer, LVI-Pitkälä
ความร่วมมือและการค้นหาที่ขับเคลื่อนด้วยข้อมูลเมตาช่วยเพิ่มประสิทธิภาพทางธุรกิจเนื่องจากใช้เวลาในการค้นหาข้อมูลน้อยลง
การจัดการเอกสารแบบเรียลไทม์ช่วยเพิ่มความเร็วในการเสร็จสิ้นของโครงการและติดตามข้อมูลให้เป็นปัจจุบันอยู่เสมอ
กระบวนการของโครงการได้รับการทำให้เป็นมาตรฐานทั่วทั้งบริษัทในภูมิภาค ทำให้ลดความไม่สอดคล้องและข้อผิดพลาด
การจัดการและการติดตามสัญญาอย่างแข็งขันเปิดโอกาสให้กับการเติบโตทางธุรกิจเพิ่มเติม
ความเสี่ยงจะลดลงเมื่อทุกฝ่ายสามารถเข้าถึงข้อมูลชุดเดียวกัน
ความพึงพอใจของลูกค้าและภาพลักษณ์ของแบรนด์จะดีขึ้นเมื่อโครงการและข้อผูกพันตามสัญญาได้รับการจัดการอย่างราบรื่นและตรงตามกำหนดเวลา
ความปลอดภัยของข้อมูลจะดีขึ้นเมื่อมีการสำรองข้อมูลและพร้อมใช้งานได้อย่างต่อเนื่อง